Thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự điều chỉnh nhân sự phụ trách đơn vị trực thuộc. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ và đăng ký kịp thời giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin quản lý, đồng thời thuận tiện hơn khi giao dịch với đối tác.

Trong bài viết dưới đây, Luật Tân Hoàng hướng dẫn các nội dung cần lưu ý về hồ sơ, cách nộp, thời gian giải quyết và lệ phí thực hiện.

Khi nào cần đăng ký thay đổi người đứng đầu?

Khi thay người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải đăng ký điều chỉnh nội dung đăng ký hoạt động của đơn vị đó.

Theo khoản 1 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thời hạn thực hiện là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Hồ sơ được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Doanh nghiệp nên xác định rõ ngày thay đổi nhân sự có hiệu lực, thống nhất thông tin trong hồ sơ đăng ký và tài liệu quản lý nội bộ. Việc chỉ ban hành quyết định bổ nhiệm mà chưa thực hiện thủ tục đăng ký có thể khiến thông tin thực tế và thông tin đăng ký không đồng nhất.

Hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Giấy đề nghị đăng ký thay đổi

Theo khoản 4 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp cần sử dụng biểu mẫu hiện hành, kê khai chính xác thông tin đơn vị trực thuộc và người đứng đầu mới. Không nên tiếp tục sử dụng mẫu thông báo cũ chỉ vì đã từng được chấp nhận trong các lần đăng ký trước.

Giấy tờ trong trường hợp ủy quyền

Nếu ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục, hồ sơ cần kèm văn bản ủy quyền. Văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực.

Trường hợp ủy quyền cho tổ chức, cần chuẩn bị bản sao hợp đồng ủy quyền cùng giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công người trực tiếp thực hiện. Việc xác thực điện tử và giấy tờ nhận diện trong trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử được thực hiện theo quy định áp dụng cho hồ sơ ủy quyền.

Phân biệt hồ sơ đăng ký với tài liệu nội bộ

Doanh nghiệp nên lưu riêng quyết định bổ nhiệm, văn bản xác định phạm vi ủy quyền và biên bản bàn giao công việc để phục vụ quản lý.

Các tài liệu này có mục đích khác với giấy đề nghị đăng ký thay đổi. Tương tự, không nên mặc định bản sao căn cước hoặc hộ chiếu của người đứng đầu mới luôn là thành phần bắt buộc như hướng dẫn trong bài viết năm 2024; cần đối chiếu thành phần hồ sơ hiện hành của đúng thủ tục.

Nộp hồ sơ thay đổi người đứng đầu ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Đây là địa điểm của đơn vị có thay đổi, không mặc nhiên là nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức nộp trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử theo quy trình đăng ký doanh nghiệp. Đối với hình thức trực tuyến, truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống.

Trước khi gửi hồ sơ, nên kiểm tra thông tin tiếp nhận do địa phương công bố để xác định đúng đầu mối và phương thức trả kết quả.

Trình tự thực hiện và thời gian giải quyết

Bước 1: Rà soát thông tin và chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp kiểm tra tên, mã số chi nhánh hoặc văn phòng đại diện; thông tin người đứng đầu mới; thời điểm thay đổi và người thực hiện thủ tục.

Nếu có nhiều nội dung thay đổi cùng lúc, cần kê khai thống nhất để tránh bỏ sót hoặc phát sinh yêu cầu sửa đổi.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người nộp gửi hồ sơ theo hình thức đã lựa chọn. Với hồ sơ trực tuyến, cần kê khai thông tin, tải tài liệu điện tử và hoàn tất việc ký, xác thực theo yêu cầu trên hệ thống.

Nên lưu mã hồ sơ và giấy tiếp nhận để thuận tiện theo dõi, tra cứu.

Bước 3: Theo dõi việc xử lý

Thời hạn xem xét hồ sơ hiện hành là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Mốc này được điều chỉnh từ 03 ngày xuống 02 ngày theo khoản 3 Điều 19 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 23/7/2026

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung và nêu rõ lý do. Thời gian doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ có thể làm kéo dài thời điểm hoàn tất thủ tục.

Bước 4: Nhận và kiểm tra kết quả

Khi nhận kết quả, doanh nghiệp nên kiểm tra ngay họ tên và thông tin nhận diện của người đứng đầu mới. Nếu phát hiện sai lệch, cần liên hệ cơ quan tiếp nhận để được hướng dẫn xử lý.

Lệ phí và kết quả thực hiện thủ tục

Lệ phí đăng ký thay đổi

Mức lệ phí đăng ký doanh nghiệp đang áp dụng trong thời gian từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026 như sau:

Mức 25.000 đồng tương ứng 50% mức thu tại Thông tư 47/2019/TT-BTC theo chính sách giảm lệ phí của Thông tư 64/2025/TT-BTC

Lệ phí nhà nước cần được phân biệt với cước bưu chính và phí dịch vụ nếu doanh nghiệp thuê đơn vị hỗ trợ. Khi thực hiện sau ngày 31/12/2026, cần kiểm tra lại chính sách lệ phí tại thời điểm nộp.

Kết quả giải quyết

Tùy nội dung đăng ký, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc Giấy xác nhận thay đổi theo quy định và nhu cầu của doanh nghiệp. Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung là kết quả xử lý hồ sơ chưa hợp lệ, chưa thể hiện thủ tục đã hoàn tất.

Lưu ý sau khi thay đổi người đứng đầu

Bên cạnh việc đăng ký, doanh nghiệp nên tổ chức bàn giao để người mới có đủ thông tin tiếp nhận công việc:

• Lập danh sách hợp đồng, hồ sơ và công việc đang xử lý.
• Kiểm kê tài sản, chứng từ và tài khoản phục vụ hoạt động.
• Rà soát phạm vi ký kết, giao dịch được ủy quyền.
• Điều chỉnh quyền truy cập hệ thống và thông tin liên hệ nội bộ.
• Kiểm tra yêu cầu cập nhật thông tin tại ngân hàng, đối tác hoặc giấy phép chuyên ngành nếu có liên quan.

Đây là các bước quản trị nên thực hiện theo tình hình thực tế, không phải mọi trường hợp đều phát sinh cùng một nghĩa vụ thông báo.

Tư vấn thủ tục tại Luật Tân Hoàng

Việc sử dụng biểu mẫu cũ hoặc nhầm lẫn giữa hồ sơ đăng ký và hồ sơ bổ nhiệm nội bộ có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian chỉnh sửa.

Để được tư vấn về thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp có thể liên hệ Luật Tân Hoàng, cung cấp thông tin đơn vị và nội dung dự kiến thay đổi để trao đổi phương án thực hiện.

Thông tin liên hệ:

• Điện thoại: 0865.770.588 – 0865.857.798 – 0963.882.941.
• Email: luatsu.htm@gmail.com.
• Website: luattanhoang.com.