Thủ tục thành lập chi nhánh công ty (HƯỚNG DẪN CỤ THỂ)

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của kinh tế, xã hội, rất nhiều công ty đã có những bước tiến mạnh mẽ để mở rộng quy mô kinh doanh của mình thông qua các chi nhánh. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ quy trình và thủ tục thành lập chi nhánh công ty thế nào? Trong bài viết sau đây, Luật Tân Hoàng Invest sẽ hướng dẫn bạn thủ tục thành lập chi nhánh công ty chi tiết và đúng quy định pháp luật.

1. Chi nhánh công ty là gì?

Theo Khoản 1, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo sự ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh công ty phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh mà công ty đang đăng ký hoạt động.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty

Vì là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nên để thành lập chi nhánh thì cần có giấy Chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Do đó không thể thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh cùng lúc với thủ tục thành lap cong ty.

Tên chi nhánh

Tên chi nhánh phải viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên chi nhánh cần bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.  Ngoài tên tiếng Việt, chi nhánh công ty có thể đăng ký bằng tên nước ngoài và tên viết tắt.

Địa chỉ chi nhánh

Địa chỉ của chi nhánh được xác định là địa chỉ liên lạc trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm thông tin địa chỉ cụ thể như số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, tên đường, thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; cùng với số điện thoại, số fax và địa chỉ email (nếu có). Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh ở trong và ngoài nước.

Ngành, nghề kinh doanh

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mẹ. Do đó, chi nhánh công ty chỉ được đăng ký kinh doanh các ngành nghề mà công ty đã đăng ký.

Người đứng đầu chi nhánh

Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền. Hiện tại pháp luật không có quy định cụ thể về người đứng đầu chi nhánh. Tuy nhiên, đây là cá nhân sẽ chịu trách nhiệm quản lý một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty, nên doanh nghiệp nên lựa chọn cá nhân có đầy đủ năng lực, kinh nghiệm chuyên môn.

Lựa chọn hình thức hoạt động của chi nhánh

Doanh nghiệp có thể chọn hình thức hạch toán chi nhánh độc lập hoặc phụ thuộc. Cả hai hình thức này chi nhánh đều không có tư cách pháp nhân nhưng vẫn có thể thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại, được sử dụng hóa đơn GTGT độc lập.  Ngoài ra, chi nhánh có nghĩa vụ đóng lệ phí môn bài hằng năm là 1.000.000đ/năm và hoạt động theo ủy quyền và phân công từ công ty.  Tuy nhiên, mỗi hình thức hoạt động sẽ có điểm khác biệt như sau:

Thành lập chi nhánh công ty hạch toán độc lập

• Về thuế: Có thể chủ động xác định chi phí thuế và thu nhập tính thuế
• Dễ dàng hạch toán sổ sách đầy đủ, cáo báo cáo tài chính
• Chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp không kể liên quan đến hiệu quả kinh doanh của công ty cũng như các chi nhánh khác.
• Bộ phận kế toán của chi nhánh hạch toán độc là đơn vị kế toán theo Luật kế toán.

Thành lập chi nhánh công ty hạch toán phụ thuộc

• Cần chuyển số liệu, chứng từ doanh thu, chi phí về công ty mẹ để hạch toán chung trong báo cáo tài chính cuối năm.
• Công ty kết hợp số liệu từ các chi nhánh khác cùng công ty và hoạt động của công ty hạch toán, thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Số liệu trong sổ sách là 1 phần của sổ sách công ty
• Đơn vị kế toán công ty sẽ gồm bộ phận kế toán các chi nhánh

Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Về cơ bản, thủ tục thành lập chi nhánh công ty sẽ gồm các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ liên quan

Trước khi tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh công ty, bạn cần chuẩn bị:

• Tên chi nhánh dự định thành lập (cách đặt tên cần đảm bảo các điều kiện như phần đã nêu trên).
• Địa chỉ dự định đặt chi nhánh
• Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh
• Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Tùy từng loại hình công ty mà bạn cần chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh tương ứng phù hợp. Cụ thể:

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần sẽ gồm:

• Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh.
• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện các thủ tục và bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH một thành viên

Với công ty TNHH một thành viên thì hồ sơ thành lập chi nhánh công ty sẽ gồm:

• Quyết định về việc thành lập chi nhánh của chủ sở hữu của công ty.
• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện các thủ tục và bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH hai thành viên trở lên

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH hai thành viên trở lên sẽ gồm các loại giấy tờ sau:

• Biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên công ty về việc thành lập chi nhánh.
• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện các thủ tục và bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).

Hồ sơ thành lập chi nhánh doanh nghiệp tư nhân

Với chi nhánh doanh nghiệp tư nhân, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:.

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy tờ ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện các thủ tục và bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền (nếu có).

Bước 3: Nộp hồ sơ

Khi đã chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ cần thiết để thành lập chi nhánh công ty, doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản kinh doanh và nộp hồ sơ trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4: Nhận kết quả đăng ký

Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo và trả kết quả hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.  Những công việc cần làm sau khi thành lập chi nhánh công ty Sau khi đăng ký thành lập chi nhánh công ty thành công, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

• Khắc con dấu chi nhánh (nếu có nhu cầu sử dụng): Doanh nghiệp tự quyết định về số lượng, hình thức, nội dung của con dấu chi nhánh và tự quản lý sử dụng con dấu của mình.

• Nộp tờ khai và nộp lệ lệ phí môn bài: Theo đó, mọi doanh nghiệp khi mới thành lập, kể cả chi nhánh công ty đều có nghĩa vụ phải kê khai và nộp lệ phí môn bài cho cơ quan thuế. Chi nhánh thực hiện nghĩa vụ này tại cơ quan thuế quản lý nơi chi nhánh đặt địa chỉ kinh doanh.

• Thông báo sử dụng hóa đơn: Nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử, Chi nhánh chọn nhà cung cấp phù hợp, sau đó đăng ký sử dụng hóa đơn trước khi sử dụng.

• Mở tài khoản ngân hàng: Chi nhánh trực tiếp thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh nên đăng ký mở tài khoản ngân hàng để thuận lợi trong các giao dịch thanh toán trong quá trình hoạt động.

Ưu nhược điểm khi thành lập chi nhánh

Việc thành lập chi nhánh giúp mang đến nhiều lợi ích cho công ty, phải kể đến như:

• Được hoạt động kinh doanh như công ty mẹ, có quyền đăng ký con dấu riêng và thực hiện ký các hợp đồng kinh tế
• Có thể khai và nộp thuế như một đơn vị độc lập khi đăng ký chi nhánh độc lập
• Mang đến sự thuận tiện cho khách hàng trong giao dịch, thay vì đến trụ sở chính thì có thể sử dụng dịch vụ tại chi nhánh công ty

Tuy nhiên, việc thành lập chi nhánh cũng tồn tại một số nhược điểm như:

• Phát sinh thêm nhiều thủ tục kê khai thuế độc lập cho chi nhánh
• Khó khăn trong việc quản lý của công ty đòi hỏi phải xây dựng được hệ thống quản lý và đội ngũ nhân sự phù hợp.

Các loại thuế chi nhánh công ty cần phải nộp

Chi nhánh công ty sau khi thành lập sẽ phải nộp các loại thuế, lệ phí sau:

Lệ phí môn bài

Chi nhánh thực hiện kê khai và nộp thuế môn bài tại cơ quan quản lý trực tiếp của chi nhánh. Lưu ý: Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, điều chỉnh và bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP, trường hợp thành lập chi nhánh cùng năm với việc thành lập công ty vào năm 2023, chi nhánh cũng được miễn thuế môn bài trong năm 2023.

Thuế Giá trị gia tăng

Việc kê khai và nộp thuế GTGT tại chi nhánh cần thỏa mãn 1 trong các điều kiện sau:

• Chi nhánh hoạt động dưới hình thức hạch toán độc lập hoặc nằm ở một tỉnh khác với trụ sở chính, thủ tục kê khai và nộp thuế GTGT sẽ được thực hiện tại nơi chi nhánh đặt địa chỉ.
• Nếu chi nhánh hạch toán phụ thuộc, không có hoạt động kinh doanh hoặc đặt tại cùng tỉnh với trụ sở chính, việc kê khai và nộp thuế GTGT sẽ được thực hiện tại trụ sở chính.

Trường hợp chi nhánh có đủ điều kiện sử dụng con dấu, tài khoản ngân hàng và trực tiếp bán hàng hóa, dịch vụ, việc kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra cần được thực hiện đầy đủ. Nếu có nhu cầu kê khai và nộp thuế riêng biệt, chi nhánh cần đăng ký và sử dụng hóa đơn riêng.

Thuế Thu nhập doanh nghiệp

• Trường hợp chi nhánh hoạt động dưới hình thức hạch toán độc lập, chi nhánh sẽ chịu trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh tại đơn vị trực thuộc cho cơ quan quản lý thuế.
• Đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc, việc nộp hồ sơ khai thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ không thuộc trách nhiệm của chi nhánh, mà sẽ do trụ sở chính chịu trách nhiệm nộp hồ sơ khai thuế cho toàn bộ phần thu nhập tại chi nhánh.

3. Một số câu hỏi liên quan đến thủ tục thành lập chi nhánh

Chi nhánh có bắt buộc phải khắc con dấu riêng không

Không. Tùy vào nhu cầu thực tế mà công ty lựa chọn khắc dấu cho chi nhánh hay không. Nếu chi nhánh trực tiếp tham gia giao dịch kinh doanh thì nên cân nhắc khắc con dấu riêng đảm bảo thuận lợi nhất trong quá trình giao dịch.

Lệ phí nhà nước khi thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh như thế nào?

Lệ phí khi thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh như sau:

• Lệ phí 100.000 đồng áp dụng khi nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh (thu lúc nộp hồ sơ).
• Miễn lệ phí đối với hồ sơ đăng ký qua hình thức mạng điện tử.

Hồ sơ thành lập chi nhánh có cần phải đóng dấu công ty không? 

Không, theo Điều 4, Khoản 5 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trên giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định hay biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Việc đóng dấu trên các tài liệu khác trong thủ tục mở doanh nghiệp sẽ tuân theo quy định của pháp luật liên quan.

Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty qua mạng có được không?

Có. Hiện nay, quy trình nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh trên toàn quốc đã được chuyển sang hình thức trực tuyến thông qua trang web https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Doanh nghiệp có thể thực hiện quá trình đăng ký thay đổi trực tuyến mà không cần phải gửi hồ sơ bản giấy đến phòng đăng ký kinh doanh. Trên đây là tổng hợp quy trình và thủ tục thành lập chi nhánh công ty chi tiết và đúng pháp luật nhất.

Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Nếu cần tư vấn thêm về quy trình thành lập chi nhánh công ty và các vấn đề luật pháp liên quan, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Luật Tân Hoàng Invest theo hotline 0865.770.588 – 0865.857.798 – 0963.882.941 hoặc email: luatsu.htm@gmail.com để được hỗ trợ nhanh chóng.