Phụ cấp lương là gì? Quy định mới nhất dành cho người lao động và doanh nghiệp

Phụ cấp lương là gì và vì sao yếu tố này lại có ý nghĩa quan trọng với người lao động? Đây là khoản tiền được doanh nghiệp chi trả thêm ngoài lương cơ bản, nhằm bù đắp điều kiện làm việc, ghi nhận vị trí hoặc chức vụ của mỗi cá nhân.

Việc hiểu rõ phụ cấp lương không chỉ giúp người lao động bảo vệ và tận dụng tốt quyền lợi của mình, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách trả lương minh bạch, đúng quy định pháp luật. Cùng Luật Tân Hoàng tìm hiểu chi tiết hơn về phụ cấp lương ngay sau đây!

Phụ cấp lương là gì?

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định cụ thể về phụ cấp lương trong bất kỳ văn bản quy phạm pháp luật nào.

Tuy nhiên, theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP, phụ cấp lương được hiểu là các khoản nhằm bù đắp cho người lao động về điều kiện làm việc, tính chất phức tạp của công việc, điều kiện sinh hoạt hay mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa phản ánh đầy đủ. Các khoản này được thỏa thuận trong hợp đồng lao động, không bao gồm những khoản phụ cấp biến động theo năng suất, thời gian làm việc hay chất lượng hoàn thành công việc.

Bên cạnh đó, phụ cấp lương còn có thể gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động.

Phụ cấp lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả thêm cho người lao động ngoài mức lương cơ bản, nhằm bù đắp những yếu tố mà tiền lương chính chưa phản ánh đầy đủ. Các yếu tố đó có thể bao gồm điều kiện làm việc, tính chất phức tạp của công việc, mức độ trách nhiệm, vị trí công tác, khu vực sinh sống hoặc khả năng thu hút lao động.

Dưới góc độ pháp lý, phụ cấp lương là một phần của thu nhập thỏa thuận trong hợp đồng lao động, được quy định linh hoạt tùy theo đặc thù công việc và chính sách nội bộ của doanh nghiệp. Hiện nay, pháp luật chưa ban hành văn bản riêng quy định chi tiết từng loại phụ cấp, nhưng có đề cập đến nguyên tắc chi trả và cách ghi nhận trong các văn bản như Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, và Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH.

Căn cứ pháp lý về phụ cấp lương hiện nay

Hiện nay, pháp luật lao động Việt Nam chưa có văn bản riêng quy định cụ thể về phụ cấp lương, mà các nội dung liên quan được quy định rải rác trong nhiều văn bản khác nhau. Một số căn cứ chính bao gồm:

• Bộ luật Lao động 2019 – quy định nguyên tắc về tiền lương, trong đó nêu rõ mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác phải được thể hiện trong hợp đồng lao động, trên cơ sở thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện làm việc và quan hệ lao động, trong đó có nội dung liên quan đến cấu trúc tiền lương và các khoản phụ cấp.
• Nghị định 158/2025/NĐ-CP (văn bản mới nhất) – quy định rõ hơn về các khoản phụ cấp lương nhằm bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất công việc, điều kiện sinh hoạt và mức độ thu hút lao động mà tiền lương cơ bản chưa phản ánh đầy đủ. Đồng thời, nghị định này cũng phân biệt rõ giữa phụ cấp lương cố định và khoản phụ cấp biến động theo năng suất hoặc chất lượng công việc.
• Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH – hướng dẫn chi tiết việc ghi nhận mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác trong hợp đồng lao động, giúp doanh nghiệp và người lao động có cơ sở thực hiện thống nhất.

Từ các quy định trên có thể hiểu rằng, phụ cấp lương là khoản thỏa thuận hợp pháp giữa người lao động và người sử dụng lao động, được ghi nhận rõ trong hợp đồng lao động. Tùy theo tính chất từng loại phụ cấp, khoản này có thể được tính hoặc không tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

3. Phân loại các khoản phụ cấp lương phổ biến

Phụ cấp lương là phần thu nhập bổ sung giúp người lao động được bù đắp cho những yếu tố đặc thù của công việc hoặc điều kiện làm việc mà lương cơ bản chưa phản ánh đầy đủ. Theo quy định hiện hành, phụ cấp được chia thành hai nhóm chính: phụ cấp tính đóng BHXH và phụ cấp không tính đóng BHXH.

3.1. Nhóm phụ cấp tính đóng BHXH

Đây là những khoản phụ cấp có tính ổn định, gắn trực tiếp với công việc hoặc chức danh của người lao động, được dùng làm căn cứ để tính mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Cụ thể gồm:

• Phụ cấp chức vụ, chức danh:Áp dụng cho người đảm nhận các vị trí lãnh đạo, quản lý hoặc chức vụ nhất định trong doanh nghiệp. Khoản phụ cấp này thể hiện trách nhiệm cao hơn của người lao động so với các vị trí thông thường.
• Phụ cấp trách nhiệm:Dành cho người vừa làm chuyên môn vừa kiêm thêm nhiệm vụ quản lý, giám sát hoặc chịu trách nhiệm về một phần công việc nhất định. Mức phụ cấp thường phản ánh khối lượng và tầm ảnh hưởng của trách nhiệm được giao.
• Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm:Hỗ trợ cho người lao động làm việc trong môi trường có yếu tố rủi ro, độc hại hoặc ảnh hưởng xấu đến sức khỏe. Khoản này được chi trả tương ứng với thời gian và điều kiện làm việc thực tế.
• Phụ cấp thâm niên, khu vực, lưu động, thu hút:
  • Phụ cấp thâm niên: ghi nhận sự gắn bó và kinh nghiệm lâu năm của người lao động trong nghề.
  • Phụ cấp khu vực: dành cho người làm việc tại vùng sâu, vùng xa hoặc có điều kiện tự nhiên khắc nghiệt.
  • Phụ cấp lưu động: áp dụng với công việc thường xuyên di chuyển, thay đổi nơi làm việc, sinh hoạt không ổn định.
  • Phụ cấp thu hút: khuyến khích người lao động đến công tác tại địa bàn kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn hoặc công việc ít người lựa chọn.

Những khoản phụ cấp này được chi trả ổn định hàng tháng, thể hiện rõ trong hợp đồng lao động, và là cơ sở để tính đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại Luật BHXH 2024 và Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH.

3.2. Nhóm phụ cấp không tính đóng BHXH

Đây là các khoản mang tính phúc lợi hoặc hỗ trợ đời sống, không gắn chặt với chức danh hay tính chất công việc nên không được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Bao gồm:

• Các khoản phúc lợi thường xuyên: Như tiền ăn giữa ca, hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, hỗ trợ giữ trẻ hoặc nuôi con nhỏ… Các khoản này nhằm giúp người lao động giảm bớt chi phí sinh hoạt và ổn định cuộc sống.
• Các khoản thưởng, hỗ trợ cá nhân: Gồm tiền thưởng hiệu quả công việc, thưởng sáng kiến, hỗ trợ khi sinh nhật, hiếu hỉ, khi có thân nhân qua đời hoặc gặp khó khăn do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp… Đây là các khoản thể hiện sự quan tâm và chính sách nhân sự của doanh nghiệp, không mang tính cố định.

Lưu ý:

Để tránh nhầm lẫn, khi ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần ghi rõ tên và tính chất từng loại phụ cấp.

• Những khoản gắn với công việc, chức danh hoặc điều kiện lao động → được coi là phụ cấp tính đóng BHXH.
• Những khoản mang tính hỗ trợ, phúc lợi, không ổn định hoặc chi theo sự kiện cá nhân → không tính đóng BHXH.

Việc xác định đúng giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định, hạch toán minh bạch và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Phụ cấp lương có phải là khoản bắt buộc không?

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, khi giao kết hợp đồng lao động, hai bên phải thỏa thuận đầy đủ các nội dung chủ yếu như: công việc, địa điểm làm việc, mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, cùng với phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Điều này cho thấy, phụ cấp lương là một phần của hệ thống tiền lương, nhưng pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải áp dụng cho tất cả người lao động.

Việc có hay không chi trả phụ cấp lương hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất công việc và sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động.

• Với những vị trí đòi hỏi điều kiện làm việc đặc thù, trách nhiệm cao hoặc phải di chuyển thường xuyên, doanh nghiệp có thể xây dựng các khoản phụ cấp phù hợp để bù đắp, khuyến khích người lao động.
• Ngược lại, với các vị trí thông thường, khi mức lương đã phản ánh đầy đủ giá trị công việc, doanh nghiệp không bắt buộc phải chi thêm phụ cấp.

Tuy nhiên, trên thực tế, việc quy định rõ ràng các khoản phụ cấp trong hợp đồng hoặc quy chế lương thưởng là vô cùng cần thiết. Điều này giúp:

• Doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tránh phát sinh tranh chấp về quyền lợi;
• Người lao động nắm rõ quyền được hưởng và cơ sở tính các chế độ bảo hiểm, thuế thu nhập.

Tóm lại, phụ cấp lương không phải là nghĩa vụ bắt buộc, nhưng là công cụ hữu hiệu để doanh nghiệp thu hút, giữ chân nhân sự và đảm bảo công bằng trong chính sách tiền lương.

Cách ghi phụ cấp lương trong hợp đồng lao động

Khi lập hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải thể hiện rõ các khoản phụ cấp lương cùng mức hưởng và điều kiện áp dụng. Mỗi loại phụ cấp nên được ghi cụ thể, ví dụ: phụ cấp trách nhiệm 500.000 đồng/tháng, hoặc phụ cấp khu vực 10% lương cơ bản.

Bảng lương nên thể hiện rõ cấu trúc:

Lương cơ bản + Phụ cấp lương + Các khoản bổ sung khác (thưởng, hỗ trợ, phúc lợi…).

Cách trình bày này giúp hợp đồng minh bạch, dễ kiểm tra và là căn cứ xác định khoản nào tính đóng BHXH.

Lưu ý: chỉ các phụ cấp trả thường xuyên, gắn với công việc hoặc chức danh (như phụ cấp trách nhiệm, khu vực, thâm niên, độc hại…) mới tính đóng BHXH.

Các khoản mang tính phúc lợi như ăn ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở, sinh nhật… không tính đóng BHXH.

Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ hợp đồng và bảng lương để đảm bảo đúng quy định, tránh rủi ro truy thu bảo hiểm.

Phụ cấp lương là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo sự công bằng, minh bạch trong chính sách trả lương của doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết về phụ cấp, tiền lương và các quy định BHXH mới nhất, bạn có thể liên hệ Luật Tân Hoàng – đơn vị đồng hành pháp lý đáng tin cậy cho doanh nghiệp và người lao động.