Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu theo quy định mới

Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu là vấn đề cần xác định trước khi đăng ký thành lập công ty. Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ được nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận, lựa chọn hình thức nộp phù hợp và kiểm tra thông tin kê khai giúp quá trình thực hiện thủ tục rõ ràng, hạn chế sai sót.

1. Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu theo quy định mới

Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được xác định theo nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Người thực hiện thủ tục cần phân biệt quy định đang áp dụng với hướng dẫn trước ngày 01/7/2025.

1.1. Nộp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

Căn cứ khoản 1 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ phải được tiếp nhận và giải quyết trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Như vậy, khi xác định nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu, người nộp cần căn cứ vào địa phương nơi đặt trụ sở chính để xác định cơ quan có thẩm quyền. Đối với địa chỉ và điểm tiếp nhận cụ thể, cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương để được hướng dẫn.

1.2. Phân biệt với Phòng Đăng ký kinh doanh trước đây

Trước ngày 01/7/2025, khoản 1 Điều 32 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định người nộp hồ sơ thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nghị định này đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

Từ mốc thời gian trên, việc xác định cơ quan tiếp nhận hồ sơ được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Khi tra cứu địa điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp cần kiểm tra thời điểm áp dụng của hướng dẫn để tránh sử dụng thông tin đã hết hiệu lực.

2. Các hình thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện đăng ký thông qua ba hình thức. Việc lựa chọn hình thức nộp cần gắn với hướng dẫn tiếp nhận tại địa phương.

2.1. Nộp hồ sơ trực tiếp

Người thực hiện thủ tục nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Theo khoản 1 Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Để xác định nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu bằng hình thức trực tiếp, người nộp cần xác nhận địa chỉ và điểm tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền trước khi đến làm thủ tục.

2.2. Nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính

Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính. Phương thức này được đề cập tại Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 31 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

Trước khi gửi, cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương để xác nhận địa chỉ tiếp nhận, cách gửi hồ sơ và hướng dẫn nhận kết quả.

2.3. Nộp hồ sơ thành lập công ty online

Nộp hồ sơ thành lập công ty online là hình thức đăng ký qua mạng thông tin điện tử, được thực hiện thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký qua mạng có giá trị pháp lý tương đương với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

Khi tìm hiểu nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu theo phương thức trực tuyến, người nộp cần phân biệt kênh gửi hồ sơ với cơ quan xử lý hồ sơ. Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là kênh thực hiện đăng ký qua mạng; cơ quan tiếp nhận có thẩm quyền được xác định theo nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Đối với phương thức xác thực, định dạng văn bản điện tử và cách nhận kết quả, cần thực hiện theo hướng dẫn áp dụng tại thời điểm đăng ký.

3. Quy trình nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Người thực hiện thủ tục cần xác định đúng cơ quan tiếp nhận trước khi gửi hồ sơ. Các bước dưới đây giúp sắp xếp việc chuẩn bị, kiểm tra và nộp hồ sơ theo từng hình thức.

3.1. Quy trình nộp trực tiếp

1. Xác định nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Đây là căn cứ xác định Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền tiếp nhận.
2. Xác định người thực hiện thủ tục. Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện việc đăng ký.
3. Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ. Rà soát tính hợp pháp, trung thực và chính xác của thông tin kê khai trước khi nộp.
4. Xác nhận điểm tiếp nhận. Liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương để được hướng dẫn địa điểm nộp hồ sơ.
5. Nộp hồ sơ trực tiếp. Hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đối với thành phần hồ sơ theo từng loại hình công ty, thời hạn xử lý, lệ phí và cách nhận kết quả, người nộp cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương để được hướng dẫn thêm.

3.2. Quy trình nộp qua dịch vụ bưu chính

1. Xác định cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thẩm quyền theo nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
2. Chuẩn bị và rà soát thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
3. Xác nhận địa chỉ nhận hồ sơ và hướng dẫn gửi với cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương.
4. Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến địa chỉ tiếp nhận đã được hướng dẫn.
5. Thực hiện việc nhận kết quả theo hướng dẫn của cơ quan giải quyết thủ tục.

Việc xác nhận địa chỉ trước khi gửi giúp người nộp trả lời đúng câu hỏi nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu, đồng thời hạn chế gửi nhầm điểm tiếp nhận.

3.3. Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến

1. Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Thực hiện việc xác thực người nộp theo hướng dẫn áp dụng trên hệ thống.
3. Chuẩn bị và gửi các văn bản điện tử theo yêu cầu của thủ tục đăng ký.
4. Nhận giấy biên nhận sau khi nộp hồ sơ.
5. Thực hiện việc nhận kết quả theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.

Người nộp cần kiểm tra hướng dẫn về tài khoản, chữ ký số, định dạng tệp và phương thức nhận kết quả tại thời điểm thực hiện. Trường hợp chưa xác định được thao tác phù hợp, cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh địa phương để được hướng dẫn thêm.

4. Những lưu ý khi nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Bên cạnh việc xác định nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu, người thực hiện thủ tục cần chú ý trách nhiệm kê khai và quyền hạn của người đăng ký. Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định các nguyên tắc liên quan đến việc giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

4.1. Kiểm tra tính chính xác của thông tin kê khai

Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực, chính xác của các thông tin kê khai.

Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp. Vì vậy, cần rà soát nội dung trước khi gửi hồ sơ, tránh kê khai thiếu chính xác.

4.2. Xác định đúng quyền hạn của người đại diện

Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, người thực hiện thủ tục đăng ký phải bảo đảm và chịu trách nhiệm về việc thực hiện đúng quyền hạn, nghĩa vụ của mình.

Nội dung này được thực hiện theo khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020. Người đăng ký cần kiểm tra quyền hạn của mình trước khi thực hiện thủ tục.

4.3. Phân biệt yêu cầu đóng dấu đối với từng tài liệu

Theo Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong các tài liệu sau thuộc hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

• Văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Biên bản họp.
• Nghị quyết hoặc quyết định.

Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan. Do đó, cần kiểm tra từng loại văn bản thay vì áp dụng chung một yêu cầu cho toàn bộ hồ sơ.

4.4. Kiểm tra thời điểm áp dụng của hướng dẫn

Các hướng dẫn về Phòng Đăng ký kinh doanh theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP cần được phân biệt với quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Người nộp không nên mặc định địa chỉ tiếp nhận, phương thức xác thực hoặc cách nhận kết quả trước đây vẫn được áp dụng.

Đối với yêu cầu cụ thể tại địa phương, thời hạn giải quyết và lệ phí, cần liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh để được hướng dẫn trước khi thực hiện.

5. Kết luận

Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu được xác định theo nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính; theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh. Người thành lập hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện đăng ký bằng hình thức trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến. Trước khi nộp, cần kiểm tra thông tin kê khai và xác nhận hướng dẫn tại địa phương để thực hiện đúng trình tự pháp luật.