Quy Trình Và Điều Kiện Thành Lập Công Ty Phần Mềm Chuẩn Nhất

Công nghệ thông tin thực sự đã và đang phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây. Nhiều người nhận thấy được cơ hội tiềm năng và kiếm lợi nhuận từ lĩnh vực này. Do đó, quy trình và điều kiện thành lập công ty phần mềm đang là thông tin được quan tâm hơn cả. Hãy cùng Luật Tân Hoàng Invest tìm hiểu cụ thể hơn trong bài viết dưới đây nhé!

Điều kiện cần đáp ứng thành lập công ty phần mềm

Rất nhiều nhà đầu tư hiện nay đang hướng tới thành lập công ty phần mềm. Điều kiện thành lập cũng không quá rườm rà và yêu cầu không quá khắt khe. Khi có nhu cầu thành lập thanh lap cong ty gia re hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, bạn hãy tìm hiểu kỹ và đáp ứng những điều kiện sau:

• Yêu cầu có địa chỉ trụ sở hoạt động hợp pháp. Nghĩa là doanh nghiệp phải đặt trụ sở trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định đầy đủ bốn cấp địa giới hành chính, thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp.

• Người góp vốn thành lập công ty, người đại diện theo pháp luật của công ty có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và  không thuộc đối tượng bị hạn chế thành lập công ty phần mềm.
• Trường hợp thanh lap doanh nghiep kinh doanh các ngành nghề liên quan đến thiết bị ngụy trang, định vị, ghi âm, ghi hình thì cần xin phép giấy xác nhận đủ điều kiện về an ninh và trật tự.
• Cuối cùng, doanh nghiệp cần đăng ký lĩnh vực kinh doanh phù hợp với lĩnh vực phần mềm. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số ngành, nghề như sau:

Ngành nghề	Mã ngành
Lập trình máy vi tính	6201
Dịch vụ tư vấn máy tính, quản trị hệ thống máy tính	6202
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin cùng những dịch vụ khác liên quan đến máy tính	6209
Xử lý dữ liệu, cho thuê và cả những hoạt động liên quan	6311
Cổng thông tin	6312
Bán lẻ máy tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông tại các cửa hàng chuyên doanh	4741
Xuất bản phần mềm	5820

Quy trình thành lập công ty phần mềm

• Nhiều người thắc mắc quy trình thành lập công ty phần mềm như thế nào? Có phức tạp và tốn nhiều thời gian không? Luật Tân Hoàng Invest xin chia sẻ rằng tất cả đều không quá khó khăn. Bạn có thể xem ngay những chia sẻ chi tiết về quy trình thành lập công ty phần mềm dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị tên – địa chỉ công ty

Về tên và địa chỉ công ty, bạn hãy lưu ý một số vấn đề sau:

• Muốn đăng ký mở công ty phần mềm, bạn cần có địa chỉ trụ sở chính. Vì thế, bạn hãy chuẩn bị địa chỉ công ty cụ thể trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới hành chính.
• Không đặt địa chỉ công ty tại chung cư để ở, khu tập thể hoặc những khu vực cấm sử dụng đặt địa chỉ kinh doanh. Bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách dùng địa chỉ nhà riêng hoặc mượn địa chỉ nhà của người thân, bạn bè làm địa chỉ công ty khi đăng ký thành lập công ty phần mềm.
• Về tên công ty bạn lưu ý đặt tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp cùng loại đã đăng ký trước đó.

Bước 2: Chọn người đại diện theo pháp luật

• Bạn cần chọn người có đủ kinh nghiệm, năng lực và khả năng gánh vác trách nhiệm của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp. Người đại diện có thể là Chủ tịch hoặc giám đốc, tổng giám đốc doanh nghiệp. Sau khi công ty đi vào hoạt động, bạn hoàn toàn có thể thay đổi người đại diện nếu cảm thấy không phù hợp.

Theo điều 13 của Luật Doanh nghiệp có quy định về trách nhiệm của người đại diện pháp luật của công ty phần mềm như sau:
“Điều 13. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

1. a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
2. b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
3. c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.”

Bước 3: Chọn ngành nghề – loại hình doanh nghiệp

Theo luật doanh nghiệp 2020 thì kinh doanh phần mềm không thuộc ngành kinh doanh có điều kiện. Vì vậy, bạn có thể lựa chọn bất kỳ ngành nghề nào mà Luật Tân Hoàng Invest đã chia sẻ ở trên.

• Về loại hình doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn loại hình phù hợp với mục đích và nhu cầu. Điều này còn tùy thuộc vào số lượng cổ đông, thành viên góp vốn. Những loại hình có thể đăng ký kinh doanh hiện nay như: công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, lập công ty cổ phần, công ty hợp doanh, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp xã hội.

Bước 4: Chuẩn bị và kê khai vốn điều lệ

Lĩnh vực phần mềm không yêu cầu về vốn điều lệ tối thiểu hay tối đa được đăng ký. Vì vậy, bạn có thể tự đưa ra mức vốn điều lệ phù hợp với quy mô hoạt động và nhu cầu thực tế của công ty.
Tuy nhiên, bạn cũng cần biết rằng vốn điều lệ cao hay thấp sẽ ảnh hưởng đến lệ phí môn bài hằng năm. Cụ thể như sau:

• Công ty phần mềm có vốn điều lệ > 10 tỷ đồng: lệ phí môn bài cần nộp là 3.000.000 đồng/năm.
• Công ty phần mềm có vốn điều lệ =< 10 tỷ đồng: lệ phí môn bài cần nộp là 2.000.000 đồng/năm.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ

Nghị định số 01/2021/NĐ-CP có quy định về hồ sơ thành lập công ty phần mềm bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thành lập công ty phần mềm.
• Điều lệ công ty phần mềm.
• Danh sách thành viên công ty đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh.
• Danh sách cổ đông sáng lập (trong trường hợp là công ty cổ phần).
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đại diện công ty theo pháp luật.
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của những thành viên cùng cổ đông góp vốn là cá nhân.
• Bản sao Quyết định thành lập/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của thành viên, cổ đông góp vốn là tổ chức.
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền của tổ chức và bản sao CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người đại diện theo ủy quyền.
• Giấy ủy quyền cho một tổ chức (đơn vị dịch vụ) thay doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại Sở KH&ĐT (Trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện).
• Bản sao CMND/CCCD hoặc Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.

Bước 6: Nộp hồ sơ

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và đầu tư tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính công ty. Hoặc có thể chọn hình thức nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia.

Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và xác thực tính hợp lệ của hồ sơ:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sau đó.
• Nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp cần chỉnh sửa và bổ sung theo hướng dẫn. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo văn bản về những thông tin cần bổ sung và chỉnh sửa. Doanh nghiệp cần thực hiện theo và nộp lại hồ sơ theo yêu cầu.

Bước 7: Công bố nội dung thông tin đăng ký công ty phần mềm

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thông tin doanh nghiệp được đăng tải bố cáo công khai tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.  Nội dung bố cáo gồm:

• Tên công ty;
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở;
• Ngành nghề kinh doanh;
• Vốn điều lệ;
• Thông tin về các thành viên cùng cổ đông góp vốn…

Lệ phí đăng thông báo: 100.000 đồng/lần 

Những thủ tục cần hoàn tất ngay sau khi thành lập công ty phần mềm thành công

Sau khi hoàn tất thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần phải thực hiện những thủ tục cần thiết dưới đây:

Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

• Khi doanh nghiệp phần mềm hoạt động liên quan đến cung cấp dịch vụ, sản xuất phần mềm,…. thì cần phải xuất hóa đơn. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp chỉ cần thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau 2 ngày kể từ khi có sự chấp nhận từ cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử này một cách hợp pháp.

Doanh nghiệp phần mềm cần thực hiện đóng thuế đầy đủ

Sau khi thành lập công ty phần mềm, doanh nghiệp cần tuân thủ việc đóng thuế đầy đủ. Các loại thuế cụ thể bao gồm:

• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Doanh nghiệp nộp tiền thuế TNDN tạm tình hàng quý theo kết quả kinh doanh tạm thời và nộp đầy đủ phần còn thiếu vào kỳ quyết toán năm.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Nộp theo các kỳ báo cáo thuế của doanh nghiệp.
• Lệ phí môn bài: Công ty phần mềm phải nộp lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Tuyển kế toán hoặc dịch vụ kế toán

• Thuê kế toán hoặc dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề liên quan đến thuế, kê khai thuế. Lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín, chất lượng, hiệu quả là điều cần thiết.

Công ty phần mềm phải tiến hành kê khai thuế

Chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế là việc làm cực kỳ quan trọng với những công ty phần mềm mới thành lập. Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu đăng ký hình thức kế toán cùng loại hóa đơn sử dụng;
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán;
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định;
• Tờ khai lệ phí môn bài (doanh nghiệp có thể nộp qua mạng);
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin với cơ quan thuế qua phương thức điện tử.

Sau đó, doanh nghiệp mang hồ sơ đến Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính để nộp.

Mua chữ ký số để kê khai, đóng thuế online

• Chữ ký số đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục và hồ sơ qua mạng như giao dịch qua ngân hàng, ký hợp đồng online hay bảo hiểm xã hội… Mà không cần phải tốn thời gian đi lại, in ấn và đóng dấu.
• Một số đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hiện nay như FPT, Viettel, CK, BKAV, Vina, New CA … Tương tự, mỗi công ty phần mềm có thể dùng nhiều chữ ký số nhưng 1 chữ ký số chỉ được dùng riêng cho một công ty phần mềm.

Đăng ký tài khoản ngân hàng

• Đăng ký tài khoản ngân hàng đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hiện nay, những giao dịch trên 20 triệu đồng cũng bắt buộc chuyển khoản nên việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là điều cần thiết.

• Công ty phần mềm chỉ cần mang theo con dấu cùng giấy phép đăng ký doanh nghiệp, Giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện pháp luật để mở tài khoản ngân hàng. Sau khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp nộp thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và đăng ký nộp thuế điện tử cho công ty.
• Một công ty phần mềm có thể mở nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.

Những câu hỏi về thành lập công ty phần mềm

Một số câu hỏi về thành lập công ty phần mềm bạn có thể tham khảo:

Những yêu cầu bằng cấp khi thành lập công ty phần mềm?

Theo quy định của pháp luật, chủ sở hữu, thành viên và cổ đông công ty không có yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ.

Thuê viết phần mềm sau đó bán lại có được xem là công ty sản xuất phần mềm không?

Không. Công ty hoạt động sản xuất phần mềm phải ít nhất có một trong hai công đoạn: Xác định yêu cầu hoặc Phân tích, thiết kế. Khi tham gia vào 1 trong 7 công đoạn sản xuất phần mềm dưới đây đều cần phải có giấy chứng minh tác nghiệp với công đoạn đó:

• Xác định yêu cầu;
• Phân tích và thiết kế;
• Lập trình, viết mã lệnh;
• Kiểm tra, thử nghiệm phần mềm;
• Quá trình hoàn thiện và đóng gói sản phẩm phần mềm;
• Cài đặt, chuyển giao, hướng dẫn sử dụng phần mềm, bảo trì và bảo hành sản phẩm phần mềm;
• Phát hành hoặc phân phối sản phẩm phần mềm.

Ưu đãi mà công ty sản xuất phần mềm có thể được nhận?

Công ty phần mềm sẽ được hưởng các ưu đãi thuế sau:

• Miễn thuế giá trị gia tăng.
• Ưu đãi một số thuế thu nhập doanh nghiệp, bao gồm:
  • Thuế suất ưu đãi 10% trong thời hạn 15 năm.
  • Miễn thuế trong 4 năm.
  • Giảm 50% số thuế phải nộp trong 9 năm tiếp theo.

Và nhiều ưu đãi đầu tư khác. Tất cả thông tin liên quan đến việc thành lập công ty phần mềm đã được Luật Tân Hoàng Invest chia sẻ ở trên. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm những thông tin khác hoặc có nhu cầu thành lập công ty thì hãy liên hệ ngay với Luật Tân Hoàng Invest nhé!