Chữ ký số là gì? Cách tạo và quy định pháp lý khi sử dụng

Chữ ký số ngày càng trở nên phổ biến, không chỉ trong các giao dịch điện tử giữa các doanh nghiệp mà còn trong việc sử dụng chữ ký số cá nhân. Vậy chữ ký số là gì? Việc tạo chữ ký số cá nhân mang lại những lợi ích gì cho người dùng?

Chữ ký số là gì

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, “chữ ký số” được định nghĩa là một loại chữ ký điện tử được tạo ra dựa trên thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng.

Chữ ký số mang giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay, thường được sử dụng để xác minh danh tính cá nhân trong các trường hợp như:

• Ký văn bản hoặc tài liệu điện tử (hợp đồng, hóa đơn…).
• Thực hiện giao dịch trực tuyến, bao gồm kê khai thuế, giao dịch qua mobile banking, hoặc giao dịch chứng khoán.

Chữ ký số cá nhân không chỉ được biết đến như một dạng chữ ký điện tử mà còn giúp cá nhân thực hiện các nghĩa vụ kê khai thuế trực tuyến một cách dễ dàng.

Thông tin chính của một chữ ký số cá nhân bao gồm:

• Tên cá nhân, chủ thể của chứng thư số đã được đăng ký.
• Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Cấu tạo của chữ ký số

Chữ ký số được tạo ra nhờ thuật toán RSA – một thuật toán mã hóa với hệ thống mã khóa công khai, bao gồm một cặp khóa không đối xứng: khóa công khai (Public Key) và khóa bí mật (Private Key). Hệ thống này hoạt động dựa trên 5 thành phần chính:

• Khóa bí mật: Dùng để tạo chữ ký số.
• Khóa công khai: Được sử dụng để xác thực chữ ký và thẩm định danh tính người dùng, thường được liên kết với cặp khóa bí mật tương ứng.
• Người ký: Cá nhân sử dụng khóa bí mật để ký dữ liệu, thể hiện danh nghĩa của mình.
• Người nhận: Cá nhân hoặc tổ chức tiếp nhận chữ ký số, sử dụng chứng thư số để xác minh chữ ký, đồng thời thực hiện các hợp đồng hay giao dịch liên quan.
• Ký số: Quá trình sử dụng khóa bí mật qua phần mềm tự động để tạo chữ ký số, gắn kèm vào thông điệp dữ liệu cần ký.

Đặc điểm của chữ ký số

Khi sử dụng chữ ký số, bạn nhất định phải biết đến 5 đặc điểm nổi bật sau đây:

• Tính xác thực: Chữ ký số giúp xác minh danh tính của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp thông qua chứng thư số, đảm bảo độ tin cậy cao.
• Tính bảo mật: Với hai lớp mã hóa – khóa bí mật và khóa công khai, chữ ký số đạt mức bảo mật gần như tuyệt đối, giảm thiểu rủi ro bị đánh cắp thông tin bởi hacker.
• Tính toàn vẹn: Tài liệu hoặc văn bản có chữ ký số chỉ có thể được truy cập bởi người nhận duy nhất, đảm bảo mọi thông tin được giữ nguyên vẹn hoàn toàn trong giao dịch điện tử.
• Tính chống chối bỏ: Chữ ký số gắn liền với các tài liệu, hợp đồng và không thể bị thay thế hay xóa bỏ, mang lại giá trị pháp lý rõ ràng.

Đối tượng sử dụng chữ ký số

Hiện nay, tất cả cá nhân và tổ chức đều có thể sử dụng chữ ký số, đáp ứng các mục đích cụ thể như sau:

• Chữ ký số dành cho cá nhân hoặc cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp: Được áp dụng trong khai nộp thuế thu nhập cá nhân, đăng ký kinh doanh, hoặc ký hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng lao động, v.v.
• Chữ ký số dành cho doanh nghiệp, tổ chức: Được sử dụng để kê khai, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai thuế hải quan, và thực hiện các giao dịch như ký văn bản nội bộ, đối soát, chuyển khoản ngân hàng, cùng nhiều mục đích khác.

Sự phổ biến của chữ ký số ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong việc số hóa các hoạt động cá nhân và doanh nghiệp.

Mục đích sử dụng chữ ký số

Chữ ký số được sử dụng cho những mục đích gì có lẽ là một trong các vấn đề bạn đang quan tâm. Thực tế, chữ ký số chủ yếu phục vụ 3 mục đích quan trọng sau:

• Hỗ trợ kê khai, nộp tờ khai và thực hiện nghĩa vụ tài chính trong các lĩnh vực như thuế, hải quan, giao dịch chứng khoán,… Với chữ ký số, doanh nghiệp không cần in lại tờ khai hay tiến hành thủ tục đóng dấu như trước đây.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh, như đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh. Việc sử dụng chữ ký số trong các trường hợp này giúp giảm thiểu thủ tục hành chính và đẩy nhanh tiến độ công việc.
• Ký kết hợp đồng trực tuyến giữa doanh nghiệp và đối tác/khách hàng, giúp tiết kiệm tối đa thời gian di chuyển và gặp mặt trực tiếp giữa các bên.

Như vậy, chữ ký số góp phần tối ưu hóa việc trao đổi thông tin, dữ liệu giữa các bên liên quan, đảm bảo thao tác nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời rút ngắn thời gian thực hiện mà vẫn duy trì tính bảo mật cao và đảm bảo an toàn pháp lý.

Từ ngày 01/7/2013, Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế có hiệu lực: các doanh nghiệp phải kê khai nộp thuế qua mạng.
Cụ thể như sau:
Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH 13 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế thì nghĩa vụ của người nộp thuế có bổ sung như sau: “Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Kê khai thuế qua mạng thực chất là việc gửi các Tờ khai thuế đã được kết xuất ra file *.pdf từ phần mềm HTKK lên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Để có thể gửi file, mỗi doanh nghiệp cần có một Tài khoản đăng nhập và một Chữ ký số dùng để “ký” lên các file trước khi nhấn nút “Gửi tờ khai”.
Tài khoản đăng nhập thì được Tổng cục Thuế cấp miễn phí sau khi hoàn tất các bước đăng ký nhưng “Chữ ký số” thì phải mua của các tổ chức được phép cung cấp Chứng thư số ( NewCa,VNPT, FPT, VINA, Viettel…). Do đó, muốn thực hiện được việc kê khai thuế qua mạng, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số.

Các loại chữ ký số đang được sử dụng hiện nay

Hiện nay, có nhiều loại chữ ký số được sử dụng phổ biến để đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật trong giao dịch điện tử có thể kế đến như sau:

Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là một loại chữ ký số phổ biến, hoạt động thông qua việc sử dụng USB ký số tích hợp phần mềm chuyên dụng. Đây được coi là giải pháp chữ ký số được ưa chuộng nhất hiện nay.

Để sử dụng chữ ký số USB Token, người dùng cần cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số trên máy tính. Trong quá trình sử dụng, USB Token được cắm trực tiếp vào máy tính, sau đó người dùng đăng nhập bằng mã PIN bảo mật cá nhân và thực hiện các giao dịch cần thiết.

Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM (viết tắt của Hardware Security Module) là loại chữ ký số sử dụng thiết bị HSM để bảo quản cặp khóa và chứng thư số. Loại chữ ký này được thiết kế cho các ứng dụng yêu cầu tốc độ xử lý cao, giúp xác thực và mã hóa ngay lập tức.

Hiện nay, HSM được sản xuất dưới dạng thẻ PCMCIA hoặc card PCI, có thể cắm vào máy tính hoặc các thiết bị độc lập có kết nối mạng. Đặc biệt, chữ ký HSM cho phép người dùng thực hiện hàng nghìn chữ ký cùng lúc, vượt trội so với việc chỉ có thể thực hiện 4-5 chữ ký khi sử dụng USB Token.

Chữ ký số SmartCard 

Chữ ký số SmartCard là một dạng chữ ký số độc đáo, khác biệt hoàn toàn với USB Token và HSM, vì nó được tích hợp trực tiếp vào SIM điện thoại. Điều này giúp người dùng có thể thực hiện việc ký số nhanh chóng và tiện lợi ngay trên điện thoại di động của mình, mọi lúc, mọi nơi.

Tuy nhiên, SmartCard vẫn còn một số hạn chế đáng chú ý, như sự phụ thuộc vào loại SIM mà nhà cung cấp lựa chọn. Hơn nữa, khi người dùng ở ngoài vùng phủ sóng, họ có thể gặp phải một số rủi ro, chẳng hạn như không thể ký số hoặc gặp phải tình trạng ký số chậm.

Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (Remote Signature) là một loại chữ ký số sử dụng nền tảng công nghệ điện toán đám mây, cho phép người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi trên các thiết bị như điện thoại, laptop, máy tính bảng, và nhiều thiết bị khác.

Tuy nhiên, dù có nhiều ưu điểm, chữ ký số từ xa vẫn chưa được ứng dụng rộng rãi. Nguyên nhân chính là các vấn đề bảo mật dữ liệu mà các nhà cung cấp đang tiếp tục nghiên cứu và cải tiến.

Quy trình tạo ra chữ ký số

Quy trình tạo ra chữ ký số bao gồm các bước cần thiết để đảm bảo tính xác thực và an toàn trong giao dịch điện tử. Cùng khám phá chi tiết các bước trong quy trình này dưới đây.

Bước 1: Lựa chọn cơ quan cấp chứng chỉ số

Bạn cần lựa chọn một trong các cơ quan cấp chứng chỉ số uy tín và được công nhận rộng rãi, nhằm đảm bảo chữ ký số của bạn sẽ có giá trị pháp lý chính thức. Một số đơn vị cung cấp chứng chỉ số đáng tin cậy như ViettelCA, BKAVCA, VNPT-CA, FPT-CA,…

Bước 2: Đăng ký tài khoản và xác minh thông tin

Sau khi đã chọn được cơ quan cấp chứng chỉ số, bạn cần đăng ký tài khoản trên website của cơ quan đó và tiến hành xác minh thông tin cá nhân. Quá trình này yêu cầu bạn cung cấp các giấy tờ như CMND/CCCD/Hộ chiếu, hoặc giấy phép kinh doanh, tùy theo yêu cầu của từng cơ quan.

Bước 3: Thực hiện xác minh danh tính

Bạn cần trực tiếp đến cơ quan cấp chứng chỉ số để hoàn tất việc cung cấp các giấy tờ liên quan và thực hiện thủ tục xác minh danh tính của mình.

Bước 4: Tạo chữ ký số

Khi các bước đăng ký và xác minh đã hoàn tất, bạn có thể tạo chữ ký số của mình thông qua phần mềm do cơ quan cấp chứng chỉ số cung cấp. Quá trình này yêu cầu bạn tải và cài đặt phần mềm trên máy tính của mình, sau đó làm theo hướng dẫn để tạo ra chữ ký số.

Bước 5: Lưu trữ chữ ký số

Sau khi đã tạo thành công chữ ký số, bạn cần lưu trữ nó một cách an toàn và bảo mật. Bạn có thể lưu chữ ký số trên ổ đĩa USB hoặc trên máy tính cá nhân, nhưng cần đảm bảo rằng không ai có thể truy cập vào nó một cách trái phép.

Lưu ý: Chữ ký số là tài liệu quan trọng và có giá trị pháp lý, vì vậy hãy bảo vệ nó cẩn thận và tránh chia sẻ với bất kỳ ai nếu không thực sự cần thiết.

Đăng ký chữ ký số cá nhân

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân qua USB Token. Sau khi mua thành công chữ ký số, cá nhân cần liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp và nộp hồ sơ.

Bước 2: Nhà cung cấp sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân.

Bước 3: Sau khi hồ sơ được thẩm định, USB sẽ được gửi về để thực hiện cài đặt và kích hoạt, sẵn sàng cho việc ký số.

Bước 4: Đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế.

Bước 5: Sau khi Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia hoàn tất việc chứng thực hồ sơ, cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để ký các văn bản điện tử

Những Thắc Mắc Thường Gặp Liên Quan Đến Chữ Ký Số

Chữ ký số đang trở thành công cụ quan trọng trong giao dịch điện tử, đặc biệt trong môi trường kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều câu hỏi xoay quanh việc sử dụng chữ ký số. Dưới đây là những giải đáp cho một số thắc mắc phổ biến nhất:

1. Chữ ký số có bắt buộc hay không?

Chữ ký số không phải là yêu cầu bắt buộc trong mọi trường hợp. Căn cứ theo Khoản 3 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi thực hiện các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, trong một số tình huống, ví dụ như ký kết hợp đồng điện tử hoặc thực hiện các giao dịch trực tuyến với cơ quan nhà nước, chữ ký số có thể là yêu cầu pháp lý.

2. Ai có thể sử dụng chữ ký số?

Chữ ký số có thể được sử dụng bởi tất cả các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu và đặc thù công việc, bạn có thể lựa chọn các nhà cung cấp chữ ký số uy tín như VNPT, Viettel, Vina… Việc này giúp các bên đảm bảo tính xác thực và bảo mật khi tham gia các giao dịch điện tử.

3. Chữ ký số có an toàn không?

Về mặt bảo mật, chữ ký số mang lại sự an toàn cao. Mỗi chữ ký số đều được tạo ra bằng một cặp khóa bảo mật gồm khóa công khai và khóa bí mật. Khóa bí mật được dùng để ký số, trong khi khóa công khai dùng để kiểm tra tính xác thực của chữ ký.

Với hệ thống này, mọi thông tin trong tài liệu được ký số đều được mã hóa và bảo vệ nghiêm ngặt. Văn bản hoặc tài liệu có chữ ký số chỉ có thể được mở và xác minh bởi người nhận đúng của tài liệu đó. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng giả mạo hoặc truy cập trái phép vào các tài liệu quan trọng.

Chữ ký số không chỉ giúp bảo mật thông tin mà còn đảm bảo tính pháp lý cho các giao dịch, giảm thiểu rủi ro về tranh chấp và gian lận trong các giao dịch điện tử.

Chữ ký số cá nhân hiện nay đã trở thành yếu tố thiết yếu trong các giao dịch điện tử và có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Qua bài viết này, hy vọng bạn sẽ hiểu rõ hơn về chữ ký số, cách sử dụng và gia hạn nó.