[Tư vấn] Thủ tục và hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới

Bên cạnh giấy phép kinh doanh, con dấu, bảng hiệu,… các doanh nghiệp mới thành lập còn cần thực hiện lập hồ sơ khai thuế ban đầu. Đây là thủ tục bắt buộc với mọi doanh nghiệp mới. Vậy hồ sơ khai thuế là gì? Quy trình thực hiện kê khai thuế ra sao? Bài viết sau đây sẽ chia sẻ đến bạn thông tin chi tiết.

Kê khai thuế ban đầu là gì?

Kê khai thuế ban đầu là quá trình các doanh nghiệp, công ty và hộ kinh doanh phải thực hiện để thông báo với Cơ quan Thuế lần đầu sau khi họ đã nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quá trình này liên quan đến việc xác định phương pháp khấu hao tài sản, thiết lập các chế độ kế toán và hoàn thành thủ tục thuế khác. Việc làm này nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động theo đúng quy định, thực hiện kê khai và quyết toán thuế một cách chính xác trong suốt quá trình hoạt động.

Hồ sơ khai thuế ban đầu gồm những gì?

Hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp cần bao gồm các tài liệu sau đây:

• Tờ khai đăng ký thực hiện hình thức kế toán và sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán (nếu doanh nghiệp đã có kế toán trưởng).
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp.
• Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định (đối với các doanh nghiệp đã có tài sản cố định).
• Phiếu đăng ký thông tin doanh nghiệp.
• Tờ kê khai lệ phí môn bài.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Giấy ủy quyền (nếu có cá nhân đại diện cho doanh nghiệp trong việc nộp hồ sơ).

Các tài liệu này là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp có thể khai thuế một cách chính xác và tuân thủ quy định thuế.

Thủ tục đăng ký, kê khai thuế ban đầu

• Khi đã tổng hợp đủ tất cả giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi có trụ sở chính của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp thuộc quản lý của Cục Thuế cấp tỉnh/thành phố, hồ sơ sẽ được nộp tại Cục Thuế đó.
• Để xác định đúng cơ quan quản lý thuế của mình, doanh nghiệp có thể thực hiện việc kiểm tra thông tin tại trang web của Tổng cục Thuế qua địa chỉ:

http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp.

• Thời gian xử lý hồ sơ tùy thuộc vào từng Chi cục Thuế cụ thể và có thể là trong ngày làm việc hoặc trong khoảng thời gian từ 2 – 3 ngày làm việc sau đó, tùy theo quá trình xử lý của cơ quan thuế địa phương.

Những việc cần làm trước và sau khi nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Những việc cần làm trước

Trước khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cần hoàn tất 3 việc quan trọng sau đây:

• Treo bảng hiệu tại trụ sở công ty: Bảng hiệu phải đề cập đầy đủ thông tin như tên công ty, mã số thuế công ty, và địa chỉ trụ sở chính. Điều này sẽ giúp người quản lý thuế kiểm tra tình trạng hoạt động của doanh nghiệp cũng như đảm bảo rằng bảng hiệu đã được trẻo đầy đủ.
• Mua chữ ký số (chứng thư số/token): Doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng chữ ký số để thực hiện việc nộp tờ khai lệ phí môn bài và báo cáo thuế trực tuyến trên trang web của Tổng cục Thuế. Chữ ký số cũng cần để kê khai thông tin và xác thực điện tử trên các phần mềm liên quan đến hoạt động kinh doanh như BHXH, hải quan, và hóa đơn điện tử.
• Mở tài khoản ngân hàng cho công ty và nộp tiền vào tài khoản: Sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp sẽ sử dụng nó để trích tiền từ tài khoản công ty và nộp lệ phí môn bài vào Kho bạc Nhà nước.

Những việc cần làm sau

Sau khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu sau khi thanh lap cong ty, doanh nghiệp cần thực hiện tiếp các công việc sau:

Theo quy định của Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập, bao gồm cả doanh nghiệp nhỏ và các hộ kinh doanh cá thể chuyển đổi thành công ty, cùng với các đơn vị phụ thuộc mới thành lập, phải nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất vào ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Có một số quận/huyện có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai lệ phí môn bài ngay sau khi thành lập. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến quy định cụ thể tại địa phương của mình.

Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài năm 2023 như sau:

• Đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thành lập trong năm 2022 (từ 01/01/2022 – 31/12/2022), thời hạn nộp tờ khai thuế môn bài chậm nhất là 30/01/2023.
• Đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thành lập trong năm 2023 (từ 01/01/2023 – 31/12/2023), thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là 30/01/2024.

Lưu ý: Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài cũng là thời hạn nộp tiền thuế môn bài của doanh nghiệp.

Hiện tại, hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với 100% doanh nghiệp trên toàn quốc. Hầu hết các cán bộ thuế đều khuyến nghị doanh nghiệp mua và sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay sau khi kê khai thuế ban đầu.

Việc đăng ký nộp thuế điện tử với cơ quan thuế không bắt buộc, nhưng nó rất cần thiết cho doanh nghiệp. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và công sức do không cần phải đến trực tiếp Kho bạc hoặc ngân hàng để nộp tiền thuế. Ngoài ra, việc đăng ký nộp thuế điện tử cũng giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát hoạt động nộp thuế của doanh nghiệp. Nên doanh nghiệp cần xem xét đăng ký nộp thuế điện tử để tiện lợi hơn trong quá trình kinh doanh.

Quy trình thực hiện kê khai thuế ban đầu

Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số 

• Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện mở tài khoản ngân hàng và mua chữ ký số cho doanh nghiệp. Để nộp hồ sơ khai thuế điện tử, doanh nghiệp cần sở hữu chữ ký số để có thể kê khai thông qua mạng điện tử. Đối với việc nộp thuế điện tử tới Chi cục thuế, tài khoản ngân hàng là cần thiết.

Bước 2: Tiến hành kê khai và nộp lệ phí môn bài

• Doanh nghiệp sau khi đã có tài khoản ngân hàng và chữ ký số thì cần tiến hành kê khai và nộp lệ phí môn bài. Kế toán của doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ để thực hiện kê khai phí môn bài bằng cách tạo tờ khai, xuất dữ liệu dưới dạng XML và nộp qua mạng hoặc kê khai thuế điện tử. Sau khi hoàn thành tờ khai thuế môn bài và thông báo nộp thành công, doanh nghiệp cần nộp lệ phí môn bài ngay lập tức để tránh việc nộp muộn và bị áp đặt phạt.
• Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến thời hạn nộp lệ phí môn bài, với thời hạn cuối cùng là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh.

Bước 3: Chọn phương pháp kê khai thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng và hóa đơn 

• Hiện nay, có 2 cách kê khai thuế thu nhập cá nhân là kê khai trực tiếp và kê khai gián tiếp, phù hợp với kỳ kê khai hàng tháng hoặc hàng quý. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thường sẽ chọn phương pháp kê khai theo quý. Hạn cuối nộp thuế giá trị gia tăng của doanh nghiệp là ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
• Đối với việc kê khai hóa đơn, đối với hóa đơn điện tử, sau khi đăng ký thành công và nhận được hóa đơn, doanh nghiệp cần thông báo về việc phát hành hóa đơn trước khi sử dụng. Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử mà không thông báo phát hành thì có thể bị phạt.
• Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng các loại hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn kê khai trực tiếp, kế toán viên có thể đến Chi cục thuế quản lý doanh nghiệp để thực hiện thủ tục mua hóa đơn.

Lưu ý: Không bắt buộc tất cả các doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Khi doanh nghiệp có lãi từ hoạt động kinh doanh, kế toán có thể dựa vào kết quả và số liệu kinh doanh để tự tính và nộp thuế lên Chi cục Thuế.

Bước 4: Lựa chọn hình thức kế toán và khấu hao tài sản cố định

• Căn cứ theo Thông tư số 45/2013/TT-BTC quy định:
• “Doanh nghiệp có thể tự quyết định phương pháp và thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định tại Thông tư này và thông báo với các cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện.”
• Có thể đơn giản hiểu rằng, các doanh nghiệp cần phải thông báo cho cơ quan thuế có thẩm quyền trước khi bắt đầu thực hiện việc trích khấu hao tài sản cố định. Việc xác định hình thức chế độ kế toán phù hợp cần dựa vào quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
• Với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn nên áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 53/2016/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp
• Với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh siêu nhỏ, nhỏ và vừa nên áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán nhỏ và vừa.

Một số lưu ý khi nộp hồ sơ khai thuế ban đầu

Khi chuẩn bị và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, các doanh nghiệp lưu ý vài điều sau đây:

• Chuẩn bị sẵn 02 bản đăng ký hình thức và chế độ kế toán của doanh nghiệp. Các công văn này cần đảm bảo đủ thông tin về hình thức ghi sổ kế toán, cách thức nhập xuất hàng hóa, chế độ kế toán áp dụng, phương pháp kế toán, loại hóa đơn sử dụng và hình thức kế toán.
• Chuẩn bị 02 bản đăng ký chế độ kế toán doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng.
• Chuẩn bị bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định với cơ quan thuế, theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần bổ sung 2 bản đăng ký khác vào hồ sơ khai thuế.
• Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, cần chuẩn bị 01 bản giấy ủy quyền.

Câu hỏi thường gặp

1. Thủ tục đăng ký thuế ban đầu có bắt buộc không?

Đăng ký thuế ban đầu hay kê khai thuế ban đầu là một thủ tục bắt buộc mà các doanh nghiệp phải thực hiện với cơ quan thuế quản lý. Thủ tục này đặt ra các tiêu chuẩn và nguyên tắc cơ bản cho hệ thống kế toán của doanh nghiệp và được áp dụng suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp, từ khi thành lập đến khi giải thể.

2. Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu ở đâu?

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế quận/huyện, nơi trụ sở chính của doanh nghiệp đặt tại đó. Nếu doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý của Cục Thuế tỉnh/thành phố, thì hồ sơ sẽ được nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố tương ứng.

3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế ban đầu được quy định như thế nào?

Tại Điều 33 của Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn đăng ký thuế lần đầu được nêu rõ như sau:

1. Người nộp thuế đăng ký cùng thời điểm với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, đăng ký hợp tác xã thì thời hạn đăng ký thuế là thời hạn đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh, đăng ký hợp tác xã theo quy định của pháp luật.
2. Người nộp thuế thực hiện đăng ký thuế trực tiếp với Cơ quan Thuế thì thời hạn đăng ký thuế là 10 ngày làm việc, được tính từ ngày sau đây:

• Ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy phép thành lập và hoạt động, quyết định thành lập.

• Bắt đầu hoạt động kinh doanh đối với các tổ chức không thuộc diện đăng ký kinh doanh hoặc cá nhân, hộ kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

• Phát sinh trách nhiệm khấu trừ thuế và nộp thuế thay, tổ chức nộp thay cho cá nhân theo hợp đồng và văn bản hợp tác kinh doanh.

• Ký hợp đồng nhận thầu đối với nhà thầu, nhà thầu phụ thuộc nước ngoài kê khai hình thức nộp thuế trực tiếp với Cơ quan Thuế; ký hợp đồng, hiệp định dầu khí.

• Phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân;

• Phát sinh nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nước.

3. Cá nhân, tổ chức thực hiện chi trả thu nhập có trách nhiệm đăng ký thuế thay cho cá nhân có thu nhập với thời hạn chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh các nghĩa vụ thuế trong trường hợp cá nhân có mã số thuế; đăng ký thuế thay cho người phụ thuộc của người nộp thuế trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật trong trường hợp người phụ thuộc chưa có mã số thuế.

4. Phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế

Căn cứ theo Điều 13 của Nghị định  125/2020/NĐ-CP, quy định về việc xử phạt chậm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu được cụ thể như sau:

• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 1 – 5 ngày và có tính tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo
• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 1 – 30 ngày: Phạt tiền từ 2 – 5 triệu đồng
• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 31 – 60 ngày: Phạt tiền từ 2 – 5 triệu đồng
• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 61 – 90 ngày theo quy định: Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng
• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 91 ngày trở lên và không phát sinh số thuế phải nộp: Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng
• Không nộp hồ sơ khai thuế nhưng không phát sinh số thuế phải nộp: Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng
• Không nộp các phụ lục kèm theo quy định về quản lý thuế đối với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết trong hồ sơ quyết toán thuế TNDN: Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng
• Nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn trên 90 ngày theo quy định, có phát sinh số thuế phải nộp và người nộp thuế đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước: Phạt tiền từ 15 – 25 triệu đồng

Trên đây là tổng hợp các thông tin chi tiết và hướng dẫn kê khai nộp hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn. Nếu cần tư vấn và hỗ trợ về thủ tục kê khai thuế, thành lập doanh nghiệp thì hãy liên hệ trực tiếp với Luật Tân Hoàng Invest theo hotline  0865.770.588 – 0865.857.798 – 0963.882.941, chúng tôi sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp ngay từ những bước đầu tiên.