Giấy phép kinh doanh là gì? Quy trình và lưu ý cho doanh nghiệp

Giấy phép kinh doanh là một văn bản pháp lý quan trọng, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép cá nhân hoặc tổ chức hoạt động kinh doanh hợp pháp trong các ngành nghề cụ thể, đặc biệt là các ngành nghề có điều kiện.

Để đảm bảo quá trình xin giấy phép kinh doanh diễn ra thuận lợi và hoạt động kinh doanh sau này không gặp trở ngại, dưới đây là những thông tin chi tiết và các lưu ý quan trọng.

Giấy phép kinh doanh là gì?

Giấy phép kinh doanh là văn bản pháp lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép cá nhân hoặc tổ chức hoạt động trong một ngành nghề cụ thể theo đúng quy định pháp luật.

Giấy phép kinh doanh xác nhận doanh nghiệp đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý cần thiết để kinh doanh hợp pháp.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – vốn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được thành lập – thì Giấy phép kinh doanh (còn gọi là “giấy phép con”) giữ vai trò đặc biệt quan trọng với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Loại giấy này thường được cấp sau khi doanh nghiệp đã có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải tuân thủ quy định tại khoản 1 Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020 về nghĩa vụ duy trì điều kiện kinh doanh trong suốt quá trình hoạt động.

Vì vậy, doanh nghiệp cần hiểu rõ rằng Giấy phép kinh doanh là giấy tờ pháp lý cho phép hoạt động hợp pháp trong ngành nghề có điều kiện, và hoàn toàn khác với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Các loại giấy phép kinh doanh thông dụng

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh và nhận giấy chứng nhận đăng ký, doanh nghiệp – tùy thuộc ngành nghề hoạt động – bắt buộc phải xin thêm các loại “giấy phép con” để được phép kinh doanh hợp pháp.

Các loại giấy phép con phổ biến gồm:

Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy (áp dụng cho khách sạn, nhà hàng, quán karaoke, cửa hàng xăng dầu…);

Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (dành cho cơ sở dịch vụ ăn uống, chế biến thực phẩm…);

Giấy phép kinh doanh du lịch lữ hành nội địa hoặc quốc tế (đối với ngành du lịch, lữ hành); Giấy phép kinh doanh bán buôn, bán lẻ rượu (cho ngành kinh doanh đồ uống có cồn);

Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự (đối với dịch vụ bảo vệ)…

Như vậy, “giấy phép con” chính là yếu tố pháp lý không thể thiếu để doanh nghiệp hoạt động đúng luật trong các ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Quy trình thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh

Quy trình thành lập doanh nghiệp bắt đầu bằng thủ tục đăng ký công ty. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là điều kiện tiên quyết để xin cấp Giấy phép kinh doanh (giấy phép con)

Thủ tục đăng ký thành lập công ty

Thủ tục đăng ký thành lập công ty bao gồm ba bước chính: Chuẩn bị hồ sơ, Nộp hồ sơ và Nhận kết quả.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Hồ sơ đăng ký thành lập công ty cần có đầy đủ các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định phù hợp với loại hình công ty).
• Dự thảo Điều lệ công ty đầy đủ và hợp lệ.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập.
• Bản sao công chứng các giấy tờ tùy thân của thành viên/cổ đông là cá nhân.
• Đối với thành viên/cổ đông là tổ chức: Cần cung cấp Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định cử người đại diện và bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện đó.
• Văn bản xác nhận về việc góp vốn từ phía tổ chức.
• Giấy ủy quyền cho Tân Hoàng (nếu sử dụng dịch vụ).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Hình thức nộp hồ sơ có thể là trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia. Thời gian xử lý hồ sơ thường kéo dài từ 03 đến 05 ngày làm việc.

Bước 3: Nhận kết quả Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Trường hợp được chấp thuận: Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đây chính là giấy tờ pháp lý xác nhận sự ra đời của công ty.
• Trường hợp cần bổ sung: Nếu hồ sơ có sai sót, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo bằng văn bản yêu cầu doanh nghiệp chỉnh sửa, bổ sung để hoàn thiện.

Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện

Thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện được thực hiện qua 03 bước cơ bản sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Về cơ bản, hồ sơ xin giấy phép kinh doanh sẽ gồm có những thành phần sau:

• Giấy đề nghị xin giấy phép kinh doanh có điều kiện;
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Bản sao điều lệ công ty;
• Bản sao hợp lệ CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu doanh nghiệp/cổ đông sáng lập/thành viên góp vốn;
• Giấy tờ chứng minh trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm của người trực tiếp điều hành đối với lĩnh vực hoạt động;
• Các loại văn bản, tài liệu liên quan chứng minh đủ điều kiện kinh doanh đối với từng ngành, nghề cụ thể.

Lưu ý: Đối với các ngành, nghề khác nhau sẽ có những yêu cầu về thông tin giấy tờ, văn bản liên quan đi kèm khác nhau.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Do mỗi ngành, nghề kinh doanh khác nhau có những yêu cầu về điều kiện khác nhau, do đó cơ quan tiếp nhận hồ sơ, cách thức nộp hồ sơ, thời gian xét duyệt và cấp giấy phép cũng sẽ có sự khác biệt.

Ví dụ:

• Đối với giấy chứng nhận an toàn thực phẩm:
  • Cơ quan tiếp nhận: Một trong ba cơ quan: Bộ Công thương, Bộ Y tế hoặc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (tùy vào lĩnh vực kinh doanh).
  • Thời gian xét duyệt: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Đối với giấy phép phòng cháy chữa cháy:
  • Cơ quan tiếp nhận: Cục Cảnh sát phòng cháy chữa cháy thuộc Bộ Công an hoặc Phòng Cảnh sát phòng cháy chữa cháy.
  • Thời gian xét duyệt: Từ 5 – 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.

Lưu ý: Cơ quan thẩm quyền sẽ kiểm tra, thẩm định trực tiếp tại cơ sở kinh doanh. Nếu cơ sở đảm bảo đúng quy định, cơ quan sẽ tiến hành cấp giấy phép.

Bước 3: Trả kết quả

Nếu hồ sơ hợp lệ, đầy đủ và cơ sở sản xuất, kinh doanh đủ điều kiện, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy phép kinh doanh ngành nghề có điều kiện đã đăng ký.

Những doanh nghiệp không đạt điều kiện sẽ không được cấp phép và cần khắc phục, bổ sung hồ sơ để xét duyệt lại.

Làm giấy phép kinh doanh hết bao nhiêu tiền?

Loại hình thành lập có tác động lớn đến thủ tục và chi phí đăng ký kinh doanh. Cụ thể, các loại hình phải đăng ký giấy phép kinh doanh bao gồm: hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp (gồm doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên, công ty TNHH từ hai thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh).

Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh cho công ty/doanh nghiệp

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư: 100.000 đồng.
• Phí công bố thông tin: 500.000 đồng (áp dụng cho công ty cổ phần).
• Lệ phí cấp giấy phép hoạt động (đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện): 500.000 – 1.000.000 đồng/giấy phép.
• Phí thẩm định cấp giấy phép (nếu có): 200.000 – 500.000 đồng/hồ sơ.
• Chi phí làm bảng hiệu công ty (kích thước 25×35): 220.000 đồng.
• Chi phí ký quỹ mở tài khoản ngân hàng: 1.000.000 đồng.
• Chi phí mua chữ ký số (tùy số năm sử dụng): khoảng 1.600.000 đồng cho 1 năm.
• Chi phí mua hóa đơn điện tử (tùy số lượng hóa đơn): khoảng 830.000 đồng/100 hóa đơn.
• Lệ phí môn bài (miễn năm đầu, từ năm thứ hai):
  • 3.000.000 đồng/năm nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng.
  • 2.000.000 đồng/năm nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống.
• Lưu ý về thuế môn bài:
  • Giấy phép kinh doanh cấp từ 01/01 – 30/06: nộp thuế môn bài cả năm.
  • Giấy phép kinh doanh cấp từ 01/07 – 31/12: nộp thuế môn bài nửa năm.

Chi phí đăng ký giấy phép kinh doanh cho hộ kinh doanh cá thể

• Lệ phí cấp giấy phép đăng ký hộ kinh doanh: 100.000 đồng.
• Lệ phí thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh: 50.000 đồng/lần.
• Lệ phí cung cấp thông tin về Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: 20.000 đồng/bản.

Chú ý khi xin giấy phép kinh doanh

Để đảm bảo quá trình xin giấy phép kinh doanh diễn ra thuận lợi và hoạt động kinh doanh sau này tránh gặp rắc rối, bạn cần đặc biệt chú ý đến các điểm quan trọng sau:

Kiểm tra tên doanh nghiệp
Tên doanh nghiệp không được trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.

Tránh sử dụng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc mang tính nhạy cảm.

Lựa chọn mã ngành nghề kinh doanh phù hợp
Tham khảo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (theo Thông tư 05/2022/TT-BKHĐT).

Nếu kinh doanh đa lĩnh vực, hãy đăng ký thêm ngành nghề phụ trợ để tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.

Kiểm tra các điều kiện kinh doanh đặc thù
Một số ngành yêu cầu chứng chỉ hành nghề, giấy phép con hoặc vốn pháp định.

Ví dụ: Dịch vụ vận tải, kinh doanh dược phẩm, giáo dục tư thục…

Chú ý về địa điểm kinh doanh
Không được đăng ký tại nhà chung cư hoặc khu tập thể (trừ trường hợp được phép theo quy định).

Kiểm tra quy hoạch địa phương để đảm bảo địa điểm phù hợp cho hoạt động kinh doanh.

Lưu ý các nghĩa vụ sau khi được cấp phép
Thực hiện kê khai và nộp thuế đúng hạn (hàng quý hoặc hàng năm).

Treo biển hiệu tại trụ sở kinh doanh.

Theo dõi sổ kế toán và phát hành hóa đơn phù hợp với loại hình doanh nghiệp.

Những thông tin trên giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình, chi phí và các lưu ý quan trọng để xin giấy phép kinh doanh một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.