Hồ sơ khai thuế là gì? Có những loại nào? Gồm giấy tờ gì?

Hồ sơ khai thuế là một trong những yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp và cá nhân khi thực hiện nghĩa vụ thuế. Đây không chỉ là tài liệu thông thường mà còn đóng vai trò quyết định trong việc xác định số thuế phải nộp và đảm bảo sự tuân thủ với luật thuế. Vậy, hồ sơ khai thuế là gì? Có những loại nào? Bao gồm những giấy tờ gì? Hãy cùng Luật Tân Hoàng Invest tìm hiểu chi tiết trong bài viết.

Hồ sơ khai thuế là gì?

Định nghĩa về hồ sơ khai thuế được thể hiện chi tiết trong Luật Quản lý thuế năm 2019. Theo Khoản 1 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ thì “Hồ sơ khai thuế là tờ khai thuế và các chứng từ, tài liệu liên quan làm căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế với ngân sách nhà nước do người nộp thuế lập và gửi đến cơ quan quản lý thuế bằng phương thức điện tử hoặc giấy. Người nộp thuế phải khai tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục (nếu có) theo đúng mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục; nộp đầy đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế với cơ quan quản lý thuế. Đối với một số loại giấy tờ trong hồ sơ khai thuế mà Bộ Tài chính không ban hành mẫu nhưng pháp luật có liên quan có quy định mẫu thì thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.”

Như vậy, hiểu một cách đơn giản thì hồ sơ khai thuế chính là bộ hồ sơ bao gồm tờ khai thuế cùng các giấy tờ liên quan khác được dùng để làm căn cứ xác định nghĩa vụ của các cá nhân, doanh nghiệp, hộ gia đình – những người nộp thuế.

Hồ sơ khai thuế có những loại nào?

Sau khi giải đáp được thắc mắc hồ sơ khai thuế là gì, bạn cũng cần tìm hiểu về các loại hồ sơ khai thuế phổ biến hiện nay. Theo đó, tương ứng với từng chủ thể nộp thuế, loại thuế cũng như kỳ tính thuế mà hồ sơ khai thuế sẽ được chia thành nhiều loại khác nhau.

Dựa vào kỳ hạn kê khai, hồ sơ khai thuế được chia thành các loại sau:

• Hồ sơ khai thuế tháng: Đối với các loại thuế khai và nộp theo tháng.
• Hồ sơ khai thuế quý: Đối với thuế khai và nộp theo quý.
• Hồ sơ khai thuế năm: Đối với thuế khai và nộp theo năm.

Trong trường hợp cùng một loại thuế, tuy nhiên người nộp có nhiều hoạt động kinh doanh thì sẽ khai chung trên một hồ sơ khai thuế. Trừ các trường hợp được quy định tại Khoản 2 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP vào ngày 19/10/2010 của Chính phủ như sau:

“2. Hồ sơ khai thuế tương ứng với từng loại thuế, người nộp thuế, phù hợp vơi phương pháp tính thuế, kỳ tính thuế (tháng, quý, năm, từng lần phát sinh hoặc quyết toán). Trường hợp cùng một loại thuế mà người nộp thuế có nhiều hoạt động kinh doanh thì thực hiện khai chung trên một hồ sơ khai thuế, trừ các trường hợp sau:

• a) Người nộp thuế có nhiều hoạt động kinh doanh trong đó có hoạt động xổ số kiến thiết, xổ số điện toán thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, lợi nhuận sau thuế riêng cho hoạt động xổ số kiến thiết, xổ số điện toán.
• b) Người nộp thuế có nhiều hoạt động kinh doanh trong đó có hoạt động mua bán, chế tác vàng, bạc, đá quý thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng riêng cho hoạt động mua bán, chế tác vàng, bạc, đá quý.
• c) Người nộp thuế có khoản thu hộ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng riêng cho hoạt động thu hộ.
• d) Người nộp thuế đang hoạt động có dự án đầu tư thuộc diện được hoàn thuế giá trị gia tăng thì phải lập hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng riêng cho từng dự án đầu tư; đồng thời phải bù trừ số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào sử dụng cho từng dự án đầu tư với số thuế giá trị gia tăng phải nộp (nếu có) của hoạt động, kinh doanh đang thực hiện cùng kỳ tính thuế.”
• đ) Người nộp thuế được giao quản lý hợp đồng hợp tác kinh doanh với tổ chức nhưng không thành lập pháp nhân riêng thì thực hiện khai thuế riêng đối với hợp đồng hợp tác kinh doanh theo thỏa thuận tại hợp đồng hợp tác kinh doanh.”

Hồ sơ khai thuế cần có những giấy tờ nào?

Tùy từng loại hồ sơ khai thuế mà cá nhân, doanh nghiệp, hộ gia đình cần chuẩn bị các giấy tờ khác nhau. Điều 43 Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định các loại giấy tờ trong hồ sơ khai thuế như sau:

Hồ sơ khai thuế với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh

• Tờ khai thuế;
• Hợp đồng, hóa đơn cùng các chứng từ có liên quan đến nghĩa vụ thuế theo quy định.

Hồ sơ khai thuế theo năm

• Tờ khai thuế năm;
• Các tài liệu liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp;
• Tờ khai quyết toán thuế năm;
• Tờ khai giao dịch liên kết;
• Báo cáo tài chính năm;
• Các tài liệu khác liên quan đến việc quyết toán thuế.

Hồ sơ thuế với hàng hóa xuất – nhập khẩu

• Hồ sơ hải quan theo quy định của Luật Hải quan được dùng làm hồ sơ khai thuế.

Hồ sơ khai thuế với trường hợp chấm dứt hợp đồng, chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

• Tờ khai quyết toán thuế;
• Báo cáo tài chính đến thời điểm chấm dứt hợp đồng, chấm dứt hoạt động kinh doanh hoặc chuyển đổi loại hình kinh doanh.
• Các tài liệu liên quan đến quyết toán thuế.

Trường hợp nào miễn nộp hồ sơ khai thuế?

Hồ sơ khai thuế là gì? Trường hợp nào được miễn nộp hồ sơ khai thuế? Theo đó, Khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP) quy định về các trường hợp dưới đây không phải nộp hồ sơ khai thuế:

(1) Người nộp thuế chỉ có hoạt động, kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế theo quy định của pháp luật về thuế đối với từng loại thuế.

(2) Cá nhân có thu nhập được miễn thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân và quy định tại điểm b khoản 2 Điều 79 Luật Quản lý thuế trừ cá nhân nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản; chuyển nhượng bất động sản.

 (3) Doanh nghiệp chế xuất chỉ có hoạt động xuất khẩu thì không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.

(4) Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo quy định tại Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

(5) Người nộp thuế nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trừ trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, tổ chức lại doanh nghiệp theo quy định của khoản 4 Điều 44 Luật Quản lý thuế.

 (6) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập”.

Hỏi – đáp về hồ sơ khai thuế

Bên cạnh hồ sơ khai thuế là gì, Luật Tân Hoàng Invest cũng nhận được rất nhiều câu hỏi của khách hàng liên quan đến hồ sơ khai thuế. Dưới đây, chúng tôi đã tổng hợp và giải đáp chi tiết nhất, mời các bạn cùng tham khảo!

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế như thế nào?

Thời hạn nồ hồ sơ khai thuế được quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019 như sau:

• Đối với hồ sơ thuế theo tháng: Chậm nhất là vào ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Đối với hồ sơ thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Đối với hồ sơ thuế theo năm: Với hồ sơ khai thuế năm, thời gian nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc năm dương lịch; đối với hồ sơ khai thuế năm thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm tài chính hoặc năm dương lịch; đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thì thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch; đối với hồ sơ khai thuế khoán của cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh thì thời hạn chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước; đối với hộ và cá nhân mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
• Đối với thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế: Thời hạn nộp hồ sơ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Trường hợp chấm dứt hợp đồng, chấm dứt hoạt động hoặc tổ chức lại doanh nghiệp: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.

Nộp hồ sơ khai thuế ở đâu?

Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế được quy định rõ theo Điều 45 Luật quản lý thuế 2019. Cụ thể:

Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp nộp hồ sơ khai thuế theo cơ chế một cửa liên thông thì địa điểm nộp hồ sơ khai thuế ban đầu thực hiện theo quy định của cơ chế đó.

Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thực hiện theo quy định của Luật Hải quan.

Chính phủ quy định địa điểm nộp hồ sơ khai thuế đối với các trường hợp sau đây:

• a) Người nộp thuế có nhiều hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• b) Người nộp thuế thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nhiều địa bàn; người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ thuế đối với các loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh;
• c) Người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ thuế đối với các khoản thu từ đất; cấp quyền khai thác tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản;
• d) Người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ thuế quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
• đ) Người nộp thuế thực hiện khai thuế thông qua giao dịch điện tử và các trường hợp cần thiết khác.

Có thể gia hạn nộp hồ sơ khai thuế không?

Trong trường hợp do thảm họa, thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, tai nạn bất ngờ, người nộp thuế không có khả năng nộp hồ sơ khai thuế đúng thời hạn thì sẽ được thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp gia hạn nộp hồ sơ. Tuy nhiên, việc gia hạn nộp hồ sơ khai thuế cần tuân thủ các quy định dưới đây:

• Với hồ sơ khai thuế tháng, quý, năm và khai thuê theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế thì thời gian gia hạn hồ sơ không quá 30 ngày. Đối với việc nộp hồ sơ khai quyết toán thuế kể từ ngày hết thời hạn phải nộp hồ sơ khai thuế thì thời gian gia hạn không quá 60 ngày.
• Người nộp thuế phải gửi văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế trước khi hết thời hạn nộp hồ sơ đến cơ quan thuế. Trong văn bản phải ghi rõ lý do đề nghị gia hạn và phải có xác nhận của Công an hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
• Trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị gia hạn nộp hồ sơ khai thuế, cơ quan thuế phải trả lời bằng văn bản cho người nộp thuế về việc chấn thuận hoặc không chấp thuận việc gia hạn nộp hồ sơ khai thuế.

Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc hồ sơ khai thuế là gì cũng như các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ. Nếu còn bất cứ vấn đề nào cần được hỗ trợ đừng quên liên hệ với Luật Tân Hoàng Invest để được đội ngũ luật sư của chúng tôi tư vấn. Trân trọng