Mẫu Thông Báo Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty Chuẩn Mới Nhất 2023

Mỗi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trên thị trường đều phải cập nhật rõ ràng địa chỉ công ty. Và đặc biệt khi muốn thay đổi thông tin địa chỉ cần thông báo đến với khách hàng. Vậy mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định như thế nào? Trình tự và những lưu ý thực hiện thông báo với khách hàng ra sao? Hãy xem ngay bài viết của Luật Tân Hoàng Invest để được giải đáp chi tiết nhé!

Vì sao cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Khi muốn thay đổi địa chỉ chính của công ty, việc bắt buộc mà các doanh nghiệp cần làm đó là nộp hồ sơ thông báo đến cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời không quên gửi văn bản đến khách hàng cho biết sự thay đổi trụ sở hoạt động. Lý do cần thực hiện việc này đó chính là:

• Khách hàng sẽ nắm được địa chỉ mới mà doanh nghiệp hoạt động. Từ đó cũng tránh trường hợp mất thời gian và công sức tìm đến nơi cũ.
• Việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Chứng tỏ có trách nhiệm đối với các đối tượng khách hàng của mình. Họ cũng sẽ cảm thấy được sự trân trọng của công ty và muốn đồng hành lâu dài.
• Đảm bảo doanh nghiệp sẽ không mất lượng khách hàng quen ủng hộ trước đó. Bởi vì khi thay đổi trụ sở hoạt động mà không thông báo, nhiều khách hàng có thể bỏ qua và tìm đến dịch vụ khác.

Khi thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý gì?

Có những quy tắc nhất định mà các tổ chức, doanh nghiệp cần nắm rõ khi muốn đổi sang trụ sở kinh doanh khác. Hãy cùng Luật Tân Hoàng Invest tìm hiểu qua những lưu ý dưới đây:

Quy định về trụ sở của công ty

Trong Luật Doanh Nghiệp 2020 có quy định rõ ràng về trụ sở của công ty như sau: “Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệp – Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Doanh nghiệp tuân thủ quy định trụ sở của công ty theo luật doanh nghiệp 2020

Khi đó, doanh nghiệp phải cung cấp địa chỉ trụ sở chính của công ty rõ ràng, chính xác. Đồng thời cam kết thuộc quyền sở hữu hợp pháp của mình, không có sự tranh chấp với bên khác. Tức đó phải là địa điểm liên lạc trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định bởi số nhà, hẻm, đường, thôn, ấp, xã, phường, quận, huyện, tỉnh, thành phố,…

Theo quy định, việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty không làm thay đổi quyền/nghĩa vụ của doanh nghiệp với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật. Trường hợp muốn thay đổi nội dung đăng ký thì cần cung cấp thêm số điện thoại, số fax, thư điện tử. Đây là một trong những quy định cơ bản về trụ sở của công ty mà doanh nghiệp phải nắm rõ.

Việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty có bắt buộc không?

Doanh nghiệp phải có trách nhiệm thông báo thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh qua văn bằng (Tại Khoản 2, Điều 32, Luật Doanh nghiệp). Thời hạn quy định trong vòng 10 ngày trở lại. Nếu như quá thời hạn sẽ bị xử phạt hành chính dựa trên Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Nộp hồ sơ thông báo đổi địa chỉ ở đâu?

Để thông báo thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ (Bản mềm) đến website Cổng thông tin quốc gia https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau khi hệ thống xét duyệt hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp gửi hồ sơ bản cứng đến phòng đăng ký kinh doanh (Nơi đã đăng ký trước đó).

Nộp hồ sơ thông báo đổi trụ sở làm việc tại phòng đăng ký kinh doanh trước đó

Những rủi ro khi đổi địa chỉ mà không đăng ký thay đổi địa chỉ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty có thể thay đổi địa điểm/ trụ sở làm việc mới. Khi đó cần đảm bảo phải đăng ký đúng thủ tục và quy trình để tránh gặp nhiều rủi ro không đáng như:

• Bị xử phạt hành chính khoảng từ 3 – 5 triệu với lỗi thông báo thay đổi địa chỉ công ty chậm trễ quá 10 ngày.
• Doanh nghiệp có thể phải đóng thuế khi kiểm tra không có hoạt động ở trụ sở cũ.
• Chịu một số lỗi phạt kinh doanh khi không đăng ký địa chỉ mới.

Trình tự thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh

Nếu muốn thông báo thay đổi địa chỉ công ty, các tổ chức/doanh nghiệp cần thực hiện theo trình tự dưới đây:

Quy trình thay đổi địa chỉ doanh nghiệp cùng quận/ huyện/ tỉnh

Bước 1: Chuẩn bị đủ tài liệu hồ sơ đổi địa chỉ làm việc:

• Bản thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cần nộp nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty.
• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh cần có nghị quyết/ quyết định và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên.
• Nếu không phải chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đại diện theo pháp luật nộp hồ sơ trực tiếp thì cần nộp giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh. Đồng thời phải có kèm theo 1 trong các giấy tờ chứng thực sau: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực (Đối với công dân Việt Nam) và hộ chiếu nước ngoài/ giấy tờ có giá trị thay thế (Đối với người nước ngoài).

Quy trình thực hiện thay đổi địa chỉ kinh doanh cùng quận, huyện, tỉnh

Bước 2: Nộp hồ sơ đổi địa chỉ công ty đến phòng đăng ký kinh doanh

• Doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ đến bộ phận một cửa của phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư tại tỉnh/thành phố nơi muốn đặt trụ sở làm việc. Ngoài ra có thể gửi qua mạng tại trang web https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

 Bước 3: Nhận kết quả:

• Người nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh để nhận kết quả, đừng quên mang theo giấy biên nhận hồ sơ và giấy ủy quyền.

Quy trình thay đổi địa chỉ doanh nghiệp khác quận/ huyện/ tỉnh

Bước 1: Doanh nghiệp hoàn tất thủ tục chốt thuế theo quy định

Khi muốn thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh khác, các doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế. Đồng thời xin công văn chuyển đổi trụ sở làm việc rõ ràng. Cụ thể chuẩn bị hồ sơ chốt thuế bao gồm:

• Tài liệu kê khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 8 MST).
• 1 bản sao giấy phép thành lập và hoạt động của công ty.
• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cần có giấy quyết định của chủ sở hữu công ty đó.
• Quyết định và bản sao biên bản họp hợp lệ của hội đồng thành viên (Áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên).
• 1 giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản sao.
• 1 giấy giới thiệu cho người nộp hồ sơ.

Quy trình thực hiện thay đổi địa chỉ doanh nghiệp khác quận/huyện/tỉnh

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi trụ sở công ty

• Công văn mẫu 9 bản gốc được cấp bởi cơ quan thuế.
• Tờ thông báo thay đổi địa chỉ công ty sang quận/huyện/tỉnh khác.
• Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cần có giấy quyết định của chủ sở hữu công ty đó.
• Quyết định và bản sao biên bản họp hợp lệ của hội đồng thành viên (Áp dụng đối với công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên).
• Giấy tờ ủy quyền đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh.

Bước 3: Tiến hành gửi hồ sơ xin chuyển đổi đến phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4:  Khắc phục lại con dấu trong trường hợp con dấu của công ty có địa chỉ cũ.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ mới sang quận, huyện, tỉnh khác với cơ quan thuế.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty theo quy định

Hãy cùng Luật Tân Hoàng Invest tham khảo một số mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty dưới đây:

Mẫu thông báo thay đổi trụ sở công ty cơ bản

Mẫu thông báo thay đổi văn phòng giao dịch của công ty

Bài viết vừa chia sẻ chi tiết các thông tin liên quan đến việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty mới. Đồng thời cập nhật các mẫu thông báo theo quy định chuẩn nhất 2023. Nếu có thắc mắc, các tổ chức doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Luật Tân Hoàng Invest nhé! Chúng tôi sẽ nhanh chóng giải đáp tất cả thông tin có liên quan một cách chính xác nhất.