Những điều cần biết khi thành lập công ty để khởi nghiệp

Thành lập công ty là bước khởi đầu quan trọng đối với những ai đang ấp ủ ý định khởi nghiệp. Để thành công trong kinh doanh, bạn cần nắm vững quy trình thành lập doanh nghiệp và hiểu rõ các yếu tố then chốt giúp đưa ra quyết định chính xác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá những điều cần biết khi thành lập công ty để khởi nghiệp hiệu quả và bền vững.

1. Những điều quan trọng cần biết khi thành lập công ty mới

Để trả lời cho câu hỏi “khi thành lập doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?”, dưới đây là 7 yếu tố then chốt giúp quá trình mở công ty diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đúng quy định pháp luật:

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Việt Nam hiện có 05 loại hình doanh nghiệp phổ biến, mỗi loại hình mang những đặc điểm pháp lý và cơ cấu quản trị khác nhau. Chủ doanh nghiệp cần căn cứ vào mục tiêu kinh doanh, quy mô vốn và số lượng thành viên góp vốn để lựa chọn mô hình phù hợp nhất.

• Công ty cổ phần: Có từ ba cổ đông trở lên, không giới hạn số lượng tối đa cổ đông. Loại hình này dễ dàng huy động vốn thông qua phát hành cổ phiếu và các cổ đông chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Gồm từ 2 đến 50 thành viên góp vốn, là cá nhân hoặc tổ chức, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn đã góp. Doanh nghiệp nên xác định rõ số lượng thành viên thực tế để lựa chọn mô hình này
• Công ty TNHH một thành viên: Do một cá nhân hoặc tổ chức làm chủ sở hữu, có thể thuê hoặc chỉ định người đại diện theo pháp luật, và chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn điều lệ.
• Công ty hợp danh: Ít phổ biến hơn vì thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ của công ty.
• Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân làm chủ, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Việc chọn đúng loại hình doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quản trị và huy động vốn, mà còn đảm bảo an toàn pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

Xác định ngành nghề kinh doanh

Lựa chọn ngành nghề kinh doanh là bước khởi đầu mang tính chiến lược, có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Khi xác định ngành nghề phù hợp, cần xem xét một số yếu tố quan trọng sau:

• Phân tích xu hướng và tiềm năng thị trường: Nghiên cứu kỹ thị trường để nhận biết xu hướng phát triển và cơ hội tiềm năng của từng lĩnh vực, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn.
• Đánh giá sở thích và kinh nghiệm cá nhân: Chọn ngành nghề phù hợp với đam mê, năng lực và kinh nghiệm của bản thân sẽ giúp việc khởi nghiệp thuận lợi và hiệu quả hơn.
• Cân nhắc khả năng tài chính và kỹ năng quản lý: Lựa chọn ngành nghề phù hợp với nguồn lực tài chính và năng lực quản lý giúp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.
• So sánh, đối chiếu giữa các ngành: Phân tích, đánh giá và so sánh tiềm năng của các lĩnh vực khác nhau để chọn ra ngành nghề có triển vọng và mức độ phù hợp cao nhất.

Đặt tên công ty

Việc đặt tên công ty là bước đầu tiên và có vai trò then chốt trong quá trình xây dựng hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp. Khi lựa chọn tên, bạn cần xem xét kỹ các yếu tố sau:

• Tên công ty phải bằng tiếng Việt, có thể kèm chữ số hoặc ký hiệu, nhưng cần phát âm được rõ ràng và gồm ít nhất hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng của công ty.
• Không được sử dụng tên trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với các tổ chức, pháp nhân khác đã đăng ký.
• Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện của công ty.
• Tên tiếng nước ngoài là bản dịch tương ứng từ tên tiếng Việt của công ty.
• Không sử dụng tên của cơ quan nhà nước, đơn vị quân đội hay tổ chức chính trị – xã hội – nghề nghiệp, trừ trường hợp được cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó cho phép bằng văn bản.

Căn cứ Điều 42 Luật Doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp có địa chỉ được xác định gồm:

• Số nhà +tên đường +tên phường/ xã/ thị trấn + tên quận/ huyện/ thị xã/TP thuộc tỉnh + TP trung ương/ tỉnh.
• Ví dụ: 56 Nguyễn Chí Thanh, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội

Nếu nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Nếu địa chỉ dự định thuê làm trụ sở văn phòng trong tòa nhà, bạn nên kiểm tra xem giấy tờ căn hộ đó có chức năng thương mại/ làm văn phòng hay không trước khi tiến hành ký hợp đồng thuê.

Chọn địa chỉ trụ sở công ty

Trụ sở chính của công ty là địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp, đồng thời là nơi đặt văn phòng, giao dịch và tiếp đón khách hàng. Khi lựa chọn địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần đảm bảo yếu tố pháp lý và thuận tiện trong hoạt động.

Cụ thể, việc chọn địa điểm đặt trụ sở nên xem xét độ uy tín của khu vực, tiện ích xung quanh, và quy định sử dụng mặt bằng: ví dụ, chung cư để ở không được phép đăng ký làm trụ sở chính, nhưng văn phòng trong trung tâm thương mại có thể được cơ quan chấp thuận nếu đặt tại tầng trệt, tầng 1 hoặc tầng 2.

Trụ sở đăng ký của công ty phải có địa chỉ rõ ràng (bao gồm số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố), đồng thời phải có số điện thoại, fax, và email liên hệ (nếu có). Đây là điểm liên lạc và quản lý hoạt động kinh doanh chính thức của doanh nghiệp.

Lựa chọn hình thức đầu tư: góp vốn cùng đối tác hay tự đầu tư?

Cổ đông hoặc thành viên góp vốn là những người có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển và thậm chí là giải thể của doanh nghiệp. Việc hợp tác với những đối tác cùng chí hướng là yếu tố then chốt quyết định thành công, trong khi lựa chọn sai có thể dẫn đến rủi ro lớn. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi quyết định đồng hành hay tự mình khởi nghiệp.

Đây là vấn đề quan trọng bạn cần phải xác định, các thành viên/ cổ đông góp vốn là những người có thể quyết định sự tồn tại, phát triển hoặc giải thể doanh nghiệp. Hợp tác được những thành viên/ cổ đông đồng lòng, đồng quan điểm, lý tưởng sẽ là một trong những điều quyết định cho việc thành công của công ty và ngược lại. Hãy suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ trước khi hợp tác với cá nhân/ tổ chức để cùng thành lập công ty.

Xác lập vốn điều lệ cho doanh nghiệp

Việc xác định và quyết định mức vốn điều lệ đóng vai trò nền tảng trong quá trình hình thành và vận hành doanh nghiệp, đồng thời tác động đến nhiều khía cạnh tài chính và pháp lý. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng:

• Vốn ban đầu là khoản tiền hoặc tài sản mà các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp trong thời hạn quy định, được ghi nhận trong Điều lệ công ty.
• Góp vốn là hành động chuyển giao tài sản vào công ty để trở thành chủ sở hữu hoặc đồng sở hữu.
• Vốn góp thể hiện phần giá trị mà các chủ sở hữu đã đóng góp vào tổng vốn điều lệ.

Theo Thông tư 42/2003/TT-BTC của Bộ Tài chính, mức thuế môn bài mà doanh nghiệp phải nộp được tính dựa trên vốn điều lệ ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư, cụ thể như sau:

• Nếu giấy phép kinh doanh cấp từ 1/1 đến 30/6, doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài cho cả năm.
• Nếu giấy phép được cấp từ 1/7 đến 31/12, mức thuế nộp sẽ được tính cho nửa năm.

Bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật và Giám đốc công ty

Trước khi thành lập doanh nghiệp, bạn cần nắm rõ những quy định quan trọng liên quan đến người đại diện theo pháp luật.
Các chức danh có thể đảm nhiệm vai trò này bao gồm: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Người đại diện theo pháp luật của công ty phải có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam. Trong trường hợp người này vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày, họ cần ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình theo Điều lệ công ty.

Nếu người đại diện là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài, họ vẫn phải đảm bảo nơi thường trú tại Việt Nam để thực hiện đầy đủ trách nhiệm pháp lý.

Những lưu ý quan trọng khi làm việc với cơ quan nhà nước

2.1. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết yêu cầu cấp phép kinh doanh

• Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Công an địa phương.
• Cơ quan thuế quản lý tại nơi đăng ký trụ sở công ty.
• Ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch.

Thời gian xử lý hồ sơ: Từ 03–05 ngày làm việc, không tính ngày nghỉ, ngày lễ và kỳ nghỉ Tết.
2.2. Giấy tờ tùy thân cần chuẩn bị

Bản sao chứng thực CMND/CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực của nhà đầu tư, thành viên góp vốn, cổ đông và người đại diện theo pháp luật.

2.3. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Dự thảo Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần) hoặc danh sách thành viên góp vốn (đối với công ty TNHH ≥ 2 thành viên).

• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu hợp lệ của cổ đông (không quá 03 tháng).
• Với tổ chức đầu tư: quyết định thành lập, biên bản cử người đại diện, bản sao giấy đăng ký doanh nghiệp, CMND của người đại diện phần vốn.
• Với nhà đầu tư nước ngoài: giấy tờ phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và công chứng.
• Quyết định cử người đại diện pháp luật, hợp đồng lao động (nếu có), hợp đồng thuê trụ sở, cùng các tài liệu liên quan khác.

2.4. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

• Đơn đăng ký kinh doanh.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập.
• Một số giấy tờ khác tùy trường hợp cụ thể.

2.5. Quy trình và thời gian thành lập công ty

• Chuẩn bị hồ sơ dựa trên thông tin khách hàng cung cấp: ~30 phút.
• Nộp hồ sơ & nhận kết quả đăng ký kinh doanh: 3–5 ngày làm việc.
• Khắc và đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp: 2 ngày làm việc.
• Khai thuế ban đầu và hoàn thiện thủ tục thuế: 10–20 ngày làm việc.

Tư vấn thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp 

Luật Tân Hoàng là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực tư vấn và hỗ trợ thành lập doanh nghiệp. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, tận tâm và am hiểu pháp luật doanh nghiệp, Luật Tân Hoàng cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ pháp lý toàn diện, uy tín và hiệu quả, giúp doanh nghiệp khởi đầu vững chắc và phát triển bền vững.

NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN BIẾT SAU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

1. Khắc bảng hiệu và treo bảng tại trụ sở công ty.
2. Lập sổ sách kế toán của DN.
3. Báo cáo thuế hàng tháng/ quý
4. Báo cáo sử dụng lao động mỗi năm 2 lần
5. Báo cáo tài chính mỗi năm 1 lần
6. Đóng thuế môn bài Nộp 1 năm/lần, chậm nhất vào ngày 30/01. Bậc thuế môn bài:

Hi vọng Những điều cần biết khi thành lập công ty trên đã phần nào giải đáp được những thắc mắc của bạn liên quan đến các thủ tục pháp lý khi đăng ký kinh doanh .

Mọi vấn đề còn thắc mắc quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp tới Công ty Luật Tân Hoàng Invest để được hỗ trợ tư vấn.