Hướng dẫn cách đóng dấu sao y bản chính cho công ty chi tiết nhất

1. Thế nào là sao y bản chính? 

• Căn cứ khoản 2, điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã chỉ rõ: “Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”.
• Tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP nói về định nghĩa sao y bản chính như sau: “Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định”.

Tuy nhiên cần lưu ý rằng, sao y bản chính không giống như chứng thực chữ ký bởi nội dung, hình thức của bản sao được chứng thực phải đúng với bản chính. Trong khi chứng thực chữ ký chỉ là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức của văn bản, tài liệu).

2. Hướng dẫn chi tiết, đầy đủ cách đóng dấu sao y bản chính

• Thứ 1, nếu bạn muốn sao y bản chính là giấy tờ của chính tổ chức, doanh nghiệp của bạn thì bạn có quyền tự đóng dấu chứng thực bản sao đúng với bản chính của công ty lên giấy tờ đó và sử dụng tương đương bản chính.
• Thứ 2, nếu giấy tờ bạn muốn sao y không phải là của tổ chức hay doanh nghiệp bạn mà là của một cơ quan khác hoặc các văn bản của nhà nước thì việc chứng thực bản sao đúng với bản chính sẽ không có hiệu lực. Việc bạn cần làm là đem giấy tờ, tài liệu đó đến cơ quan có thẩm quyền để xác nhận sao y bản chính. Những cơ quan có tư cách chứng thực gồm: phòng tư pháp quận, huyện, xã nơi doanh nghiệp bạn có trụ sở; UBND xã, phường, thị trấn; các văn phòng công chứng được phép hành nghề.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân

Được phép sử dụng con dấu sao y bản chính trong những trường hợp cần sao y các văn bản, giấy tờ, tài liệu được sao từ sổ gốc của tổ chức, doanh nghiệp.  Không sử dụng con dấu trong trường hợp vượt quá thẩm quyền. Nếu sử dụng, thì việc sao y bản chính không có giá trị pháp lý đồng thời văn bản, giấy tờ đó không thể dùng như bản chính.

Đối với văn phòng công chứng được cấp phép, các cơ quan công chứng nhà nước

• Sao y bản chính cho các giấy tờ, tài liệu thuộc các ngành nghề, lĩnh vực khác nhau cấp tại Việt Nam và giấy tờ do cá nhân, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài liên kết với Việt Nam cấp.
• Chứng thực bản sao từ các hợp đồng giao dịch, chữ ký, chứng nhận,… của tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong nước yêu cầu.

Quy định thẩm quyền sao y bản chính

• Nếu bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trước khi yêu cầu bản sao. Ngoại trừ trường hợp Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế do là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
• Người cần chứng thức chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện chụp
• Người có trách nhiệm chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính. Tuy nhiên, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:
• Lời chứng thực bản sao từ bản chính phải ghi đầy đủ theo mẫu quy định;
• Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực;
• Với bản sao từ 2 trang trở lên thì ghi chứng thực vào trang cuối, nếu bản sao có 2 tờ trở lên thì cần đóng dấu giáp lai.

Chi phí chứng thực là bao nhiêu?