Thay đổi địa chỉ công ty là nhu cầu thường gặp của các doanh nghiệp đang hoạt động trong thời kỳ nền kinh tế thị trường có nhiều biến động như hiện nay. Vậy muốn thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp cần phải hoàn thành thủ tục như thế nào? Hãy cùng Luật Tân Hoàng Invest tìm hiểu chi tiết câu trả lời thông qua bài viết hôm nay.
1. Địa chỉ công ty là gì?
Địa chỉ công ty được hiểu đơn giản là địa điểm làm việc, liên lạc của doanh nghiệp trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ này được xác định theo địa giới đơn vị hành chính bằng số nhà, ngõ, ngách, hẻm, đường, thôn, xóm, ấp, xã phường, quận, huyện, thị trấn, thị xã, tỉnh,… Đồng thời có số điện thoại bàn hoặc di động, số fax và thư điện tử riêng (nếu có).
2. Điều kiện lựa chọn địa điểm đặt làm trụ sở công ty
Muốn thay đổi địa chỉ công ty, trước tiên doanh nghiệp phải nắm rõ điều kiện để một địa điểm có thể đặt làm trụ sở công ty. Cụ thể là:
- Trụ sở công ty không được đặt tại những địa điểm như nhà chung cư, nhà tập thể, đất nông nghiệp, đất dự án chưa xin được dự án và một số trường hợp khác.
- Nếu chọn đặt trụ sở công ty tại tầng của một tòa nhà thì phải ghi rõ số tầng. Cùng với đó là hồ sơ chứng minh nơi đặt trụ sở có chức năng kinh doanh, làm văn phòng và không phải nhà chung cư.
Ngoài ra, mặc dù trong thủ tục thay đổi địa chỉ không đòi hỏi cung cấp giấy tờ nhà đất nhưng công ty vẫn nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp 01 bản sao công chứng Giấy tờ nhà đất nếu trụ sở sắp chuyển đến là đi thuê. Như vậy, khi có thanh, kiểm tra, doanh nghiệp sẽ chứng minh được trụ sở kinh doanh hợp pháp.
3. Quy trình thay đổi địa chỉ công ty chính xác, mới nhất 2023
Theo quy định của pháp luật hiện hành, quy trình thay đổi địa chỉ công ty diễn ra như sau:
a. Chốt thuế khi công ty thay đổi địa chỉ khác quận/huyện/tỉnh/thành phố
Trong bước đầu tiên này, các công ty cần nộp thông báo tới cơ quan thuế đang quản lý mình theo mẫu số 08. Từ đó tiến hành việc chốt thuế với quận/huyện/tỉnh cũ. Bên cạnh đó là xin công văn xin phép chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố mới. Thời gian chờ đợi chốt thuế kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc.
Đây là bước làm mà tất cả doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ sang khác quận, khác tỉnh phải hoàn thiện. Tuy nhiên, nếu địa chỉ thay đổi cùng quận/huyện thì không phải làm công đoạn này.
b. Chuẩn bị hồ sơ để tiến hành thay đổi địa chỉ kinh doanh
Sau khi kết thúc việc chốt thuế và có công văn cho chuyển sang địa chỉ mới của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần làm tiếp bước soạn thảo hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty hiện tại. Nội dung của hồ sơ này được doanh nghiệp muốn thay đổi đăng ký kinh doanh ghi rõ ràng.
c. Nộp hồ sơ tới phòng đăng ký kinh doanh
Việc nộp hồ sơ cho phòng đăng ký kinh doanh diễn ra theo hình thức trực tuyến. Sau khi hồ sơ được gửi đi, cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ xem xét rất kỹ càng có hợp lệ không. Nếu hồ sơ được chấp nhận thì doanh nghiệp phải làm thủ tục nộp hồ sơ giấy tới cơ quan đăng ký kinh doanh.
c. Phòng đăng ký kinh doanh kiểm tra và cấp giấy chứng nhận địa chỉ kinh doanh mới
Tiếp nhận hồ sơ đăng ký xong, phòng đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra thật cẩn thận trước khi đồng ý cũng như cấp giấy chứng nhận thay đổi địa chỉ cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ không có vấn đề thì doanh nghiệp tiếp tục nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Sau đó nhận kết quả là giấy chứng nhận thay đổi địa chỉ công ty.
3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty
Tùy theo địa chỉ mới muốn thay đổi cùng hay khác nơi so với địa chỉ cũ trong phạm vi địa bàn huyện/tỉnh/thành phố, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như sau:
a. Đối với trường hợp đổi địa chỉ cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh
Nếu chuyển trụ sở kinh doanh đến vị trí cùng quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh thì hồ sơ cần chuẩn bị để nộp tại phòng đăng ký kinh doanh chỉ bao gồm:
Chuẩn bị hồ sơ khi chuyển địa chỉ công ty cùng quận/huyện/thành phố
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cụ thể là thay đổi địa chỉ công ty theo Mẫu II-1.
- Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty Hợp danh, Công ty TNHH một thành viên, hội đồng thành viên Công ty TNHH hai thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ của công ty tại đại hội đồng cổ đông với Công ty Cổ phần, hội đồng thành viên với Công ty TNHH hai thành viên.
- Giấy ủy quyền cho công ty luật thực hiện việc chuyển địa chỉ công ty.
b. Đối với trường hợp chuyển địa chỉ khác quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nhưng trong cùng tỉnh, thành phố
Doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác quận/huyện/thành phố trực thuộc tỉnh nhưng trong cùng tỉnh/thành phố thì trước tiên phải nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau khi có xác nhận của cơ quan đăng ký kinh doanh thì làm thủ tục chốt và chuyển thuế tại cơ quan quản lý thuế. Vì thế, đối với trường hợp này có 3 loại hồ sơ cần chuẩn bị là:
Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế
Hồ sơ thay đổi địa chỉ của công ty gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cụ thể là thay đổi địa chỉ công ty theo Mẫu II-1.
- Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty Hợp danh, Công ty TNHH một thành viên, hội đồng thành viên Công ty TNHH hai thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ của công ty tại đại hội đồng cổ đông với Công ty Cổ phần, hội đồng thành viên với Công ty TNHH hai thành viên.
- Giấy ủy quyền cho công ty luật thực hiện việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Hồ sơ chốt thuế nộp tại cơ quan quản lý thuế cũ:
- Tờ khai theo mẫu 08 MST về việc điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế.
- Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty Hợp danh, Công ty TNHH một thành viên, hội đồng thành viên Công ty TNHH hai thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ của công ty tại đại hội đồng cổ đông với Công ty Cổ phần, hội đồng thành viên với Công ty TNHH hai thành viên.
- Bản sao đăng ký kinh doanh có chứng thực của công ty.
- Mẫu 08 về đăng ký thuế.
- Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.
- Số lượng hồ sơ: Chuẩn bị 03 bộ chính.
Hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế mới:
- Quyết định chốt thuế và chuyển sang Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt địa chỉ cũ.
- Mẫu 08 MST có đóng dấu đỏ xác nhận việc chuyển địa chỉ công ty đến quận/huyện/thành phố mới.
- Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
C. Đối với trường hợp công ty chuyển địa chỉ khác tỉnh, thành phố
Tương tự như trường hợp trên, nếu thay đổi địa chỉ công ty đến địa chỉ khác tỉnh/thành phố thì chuẩn bị hồ sơ dưới đây: Hồ sơ chốt thuế, chuyển thuế nộp tại cơ quan thuế cũ gồm:
- Tờ khai theo mẫu 08 MST về việc điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế.
- Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty Hợp danh, Công ty TNHH một thành viên, hội đồng thành viên Công ty TNHH hai thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ của công ty tại đại hội đồng cổ đông với Công ty Cổ phần, hội đồng thành viên với Công ty TNHH hai thành viên.
- Bản sao đăng ký kinh doanh có chứng thực của công ty.
- Mẫu 08 về đăng ký thuế.
- Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.
1. Hồ sơ gửi cơ quan đăng ký kinh doanh nơi sắp chuyển đến gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cụ thể là thay đổi địa chỉ công ty theo Mẫu II-1.
- Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty Hợp danh, Công ty TNHH một thành viên, hội đồng thành viên Công ty TNHH hai thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ của công ty tại đại hội đồng cổ đông với Công ty Cổ phần, hội đồng thành viên với Công ty TNHH hai thành viên.
- Bản sao hợp lệ, có công chứng về Điều lệ đã sửa đổi của công ty.
- Thông báo về việc chuyển địa chỉ kinh doanh của Chi cục thuế cũ.
2. Hồ sơ nộp cơ quan quản lý thuế mới gồm:
- Quyết định chốt thuế và chuyển địa chỉ mới của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp.
- Mẫu 08 MST có đóng dấu đỏ xác nhận việc chuyển địa chỉ công ty đến quận/huyện/thành phố mới.
- Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
- Giấy giới thiệu người đi nộp hồ sơ.
Sau khi thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì?
Khi đã thay đổi địa chỉ công ty thành công, doanh nghiệp cần chú ý làm tiếp những việc sau:
Thay đổi con dấu công ty nếu có địa chỉ in trên mặt dấu
Nếu thông tin in trên mặt dấu có sự khác biệt do thay đổi địa chỉ kinh doanh thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu khác sao cho đúng với thông tin mới nhất.
Thay đổi về hóa đơn công ty
Căn cứ theo từng trường hợp, doanh nghiệp cần thay đổi hóa đơn khi đổi địa chỉ công ty như sau:
a. Trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp vẫn là hóa đơn giấy
Với doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy và thay đổi địa chỉ công ty đến nơi cùng quận/huyện thi tiếp tục dùng hóa đơn cũ. Ngược lại, nếu thay đổi địa chỉ khác quận/huyện thì làm thủ tục đề nghị đặt in hóa đơn theo con dấu, địa chỉ mới và thông báo phát hành hóa đơn. Sau đó mới được phép xuất hóa đơn đỏ cho người mua hàng.
b. Trường hợp hóa đơn của doanh nghiệp là hóa đơn điện tử
- Nếu chuyển địa chỉ công ty đến cùng quận/huyện thì liên hệ với cơ quản quản lý thuế làm thủ tục xác nhận việc thay đổi để có quyền tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới.
- Nếu thay đổi trụ sở công ty đến khác quận/huyện/tỉnh/thành phố thì làm thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan thuế cũ sang cơ quan thuế mới và điều chỉnh lại hóa đơn điện tử.
Các thủ tục khác cần thực hiện
- Thay đổi cơ quan bảo hiểm y tế, xã hội, ngân hàng đối với doanh nghiệp chuyển địa chỉ kinh doanh khác quận/huyện.
- Thông báo cho đối tác và tất cả những bên có liên quan về việc công ty thay đổi địa chỉ.
Mong rằng bài viết trên đã mang đến cho cá nhân, doanh nghiệp những thông tin hữu ích và thủ tục pháp lý về chủ đề thay đổi địa chỉ công ty. Nếu vẫn còn bất cứ vướng mắc gì hoặc muốn tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty uy tín thì vui lòng liên hệ với Luật Tân Hoàng Invest để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.
Bài viết liên quan khác
Thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng
Điều kiện, thủ tục, hồ sơ thành lập công ty TNHH một thành viên
Dịch Vụ Thành Lập Công Ty Tại Đà Nẵng Trọn Gói Giá Tốt
Thủ tục bổ sung, thay đổi ngành nghề kinh doanh chi tiết
Địa chỉ công ty là gì? Quy định về đặt địa chỉ trụ sở chính DN
Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh
Thủ tục thay đổi tên công ty và những điều cần lưu ý!
Thủ tục thay đổi kinh doanh từ A-Z