Địa chỉ công ty là gì? Quy định về đặt địa chỉ trụ sở chính DN

Đối với các đơn vị, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, sản xuất, buôn bán thì việc lựa chọn địa điểm kinh doanh kỹ càng là điều vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó những quy định về đặt địa chỉ công ty, doanh nghiệp phải luôn được các đơn vị, doanh nghiệp hay hộ cá nhân cập nhật thường xuyên để thực hiện đúng theo những quy định hiện hành.

Trong bài viết sau đây, Luật Tân Hoàng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết mới nhất về vấn đề trên, tham khảo ngay.

Địa chỉ công ty là gì?

Đối với định nghĩa chi tiết về địa chỉ công ty là gì, các đơn vị, doanh nghiệp có thể căn cứ theo quy định tại điều 42 trong bộ Luật doanh nghiệp 2020:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, được định nghĩa là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Những quy định và đặc điểm của trụ sở chính công ty mà doanh nghiệp cần nắm rõ

Hiện nay theo pháp luật quy định về địa chỉ công ty phải đảm bảo được tính chính xác và rõ ràng, đồng thời cũng phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp trong các doanh nghiệp. Trụ sở chính được xem là tài sản hợp pháp của các đơn vị, doanh nghiệp.

Khi thực hiện thay đổi trụ sở, điều này sẽ không thay đổi được quyền và nghĩa vụ của các đơn vị doanh nghiệp trong quan hệ tại hợp đồng dân sự và cả pháp luật doanh nghiệp.

Quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty

Đối với nhà, quyền sử dụng đất/ nhà xưởng do các công ty mua hoặc là tự xây dựng thì phải có kèm theo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ quyền sở hữu nhà hoặc là những hợp đồng cho thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.

Đối với nhà, quyền sử dụng đất/ nhà xưởng các công ty thuê thì phải có kèm theo hợp đồng cho thuê và những tài liệu chứng minh được quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải đảm bảo thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê.

Các loại đất dự án, nhà xưởng đều phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê và có thêm chức năng cho thuê lại.

Cách đặt địa chỉ công ty

Địa chỉ công ty, doanh nghiệp khi thực hiện đăng ký kinh doanh cần phải đáp ứng được những quy định theo Điều 42 của bộ Luật Doanh nghiệp và Điều 6 của Luật Nhà ở 2014, cụ thể như sau:

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm dùng để liên lạc của các đơn vị, doanh nghiệp nằm trên lãnh thổ Việt Nam, và địa chỉ công ty sẽ được xác định gồm có số nhà + ngách/ hẻm/ ngõ phố/ phố + đường hoặc là thôn/ xóm/ ấp/ xã/ phường/ thị trấn + huyện/ quận/ thị xã/ thành phố thuộc tỉnh/ tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương; kèm theo số điện thoại cũng như số fax và thư điện tử (nếu có).

Ví dụ cụ thể như sau:

ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH
Trường hợp cụ thể	Hướng dẫn cách ghi
– Đối với trường hợp trụ sở chính có địa chỉ công ty cụ thể:	492/1 đường Trường Chinh, phường 14, quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh
– Đối với trường hợp đặt trụ sở công ty tại tòa nhà văn phòng	Tầng 11 của Tòa nhà Keangnam Landmark Tower – E6 Phạm Hùng, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội, Việt Nam.
– Đối với trường hợp chưa có số nhà rõ ràng (Lúc này doanh nghiệp cần thực hiện xin giấy xác thực của địa phương, chứng minh địa chỉ công ty đặt trụ sở chính chưa được cung cấp số nhà hay tên đường cụ thể)	Thôn Láng Me, Xã Bắc Sơn, Thuận Bắc, tỉnh Ninh Thuận, Việt Nam.

Nên lựa chọn trụ sở chính công ty đảm bảo được tính ổn định và lâu dài

Các đơn vị, doanh nghiệp thành lập và đang hoạt động đòi hỏi phải có trụ sở chính. Và đồng thời việc lựa chọn trụ sở chính đảm bảo được tính ổn định và lâu dài cho các đơn vị, doanh nghiệp là một trong các vấn đề cá nhân/ tổ chức cần hết sức lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.

Những hóa đơn về giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng là vấn đề mang tính chất quan trọng trong suốt quá trình thu hồi công nợ và triển khai kinh doanh. Thông tin địa chỉ công ty đều phải được ghi nhận trên các hóa đơn này.

Vì vậy nên khi lựa chọn trụ sở cần phải đảm bảo tính ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi sau này hay chỉnh sửa hóa đơn.

Địa chỉ công ty phải được đăng ký rõ ràng và có đủ giấy tờ liên quan 

Thông thường cơ quan nhà nước sẽ liên hệ với các đơn vị, doanh nghiệp bằng đường công văn và sẽ luôn gửi trực tiếp về địa chỉ của trụ sở chính công ty. Do đó các đơn vị, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng địa chỉ đã đăng ký trước đó phải thật chính xác và rõ ràng để tránh trường hợp bị thất lạc giấy tờ công văn, gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với các cơ quan nhà nước khi cần thiết.

Hiện nay có rất nhiều trường hợp địa chỉ có số nhà thực tế và địa chỉ được ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có sự khác nhau. Trước khi thuê, các đơn vị, doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ những thông tin liên quan.

Đồng thời yêu cầu chủ nhà xin xác nhận tại Phường hoặc xã về việc 2 địa chỉ trên là cùng một địa chỉ để tránh những rắc rối, vướng mắc phát sinh sau này, chẳng hạn như: Hợp đồng cho thuê không được phía bên thuế chấp thuận hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra địa chỉ công ty thấy có sự khác biệt với địa chỉ được ghi trong đăng ký kinh doanh,… Khi gặp các trường hợp này, các đơn vị, doanh nghiệp thường sẽ rất dễ bị đóng mã số thuế.

Không được phép đặt địa chỉ công ty tại chung cư, nhà tập thể để ở 

Căn cứ tại điều 3 và điều 6 của bộ Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì các đơn vị, doanh nghiệp không được phép đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể có mục đích để ở, điều này nhằm đảm bảo sự an toàn trong việc phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự cũng như là đảm bảo được lợi ích sinh hoạt của những hộ dân khác.

Thế nhưng các đơn vị, doanh nghiệp cũng có thể đặt địa chỉ công ty tại phần không gian có chức năng kinh doanh/ thương mại, ví dụ như là: Loại căn hộ văn phòng officetel, căn hộ shophouse, … Đối với các trường hợp này, khi đăng ký thành lập công ty, các đơn vị, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh rằng địa chỉ trụ sở chính không thuộc chung cư hay các căn hộ chỉ có chức năng để ở, cụ thể như sau:

Phải có kèm theo quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (trong quyết định phải ghi rõ địa chỉ trụ sở mà các đơn vị, doanh nghiệp đăng ký kinh doanh thuộc căn hộ chung cư có thêm chức năng trong kinh doanh/thương mại).

Giấy xác nhận bên phía chủ đầu tư dự án, hay ban quản trị chung cư về việc địa chỉ công ty, trụ sở doanh nghiệp không thuộc về căn hộ chung cư có mục đích để ở.

Hợp đồng chuyển nhượng/thuê địa điểm để đặt trụ sở chính có kèm theo xác nhận của bên Uỷ ban nhân dân xã/phường/thị trấn về việc trụ sở chính lúc này đã không thuộc căn hộ chung cư với mục đích để ở.

Địa chỉ đáp ứng được những điều kiện để kinh doanh

Hiện nay nhiều ngành nghề kinh doanh bắt buộc phải có giấy phép trước khi thực hiện kinh doanh chính thức. Các ngành nghề này được gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đồng thời địa chỉ công ty ở trụ sở chính cũng có liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép.

1. Đối với nhóm ngành liên quan đến việc sản xuất, chế biến, nuôi trồng…

Đối với trường hợp trụ sở chính đang thực hiện hoạt động về chế biến, sản xuất,  nuôi trồng loại nông sản/thủy sản,… thì cần phải đặt địa chỉ trụ sở chính ở những vùng lân cận, cách xa khu dân cư và cách xa trung tâm thành phố.

Đối với những trường hợp muốn đặt địa chỉ của trụ sở chính tại trung tâm thành phố thì các đơn vị, doanh nghiệp chỉ được phép trao đổi, buôn bán, trưng bày những loại mặt hàng, sản phẩm.

2. Đối với nhóm ngành nghề có liên quan đến kinh doanh dịch vụ karaoke:

Mỗi phòng hát karaoke phải đáp ứng được diện tích sử dụng từ 20m2 trở lệ, và không được tính công trình phụ.

Địa điểm phục vụ kinh doanh dịch vụ karaoke phải đảm bảo cách xa trường học, bệnh viện, hay những khu vực thuộc về tôn giáo, tín ngưỡng, các cơ quan hành chính, văn hóa… với khoảng cách 200m trở lên.

Đảm bảo đáp ứng những điều kiện cũng như quy định về phòng cách âm, phòng/ chống cháy nổ, tệ nạn xã hội, giữ an ninh, trật tự, vệ sinh an toàn thực phẩm và cả an toàn lao động.

Cửa của mỗi phòng karaoke phải là cửa kính không màu, đảm bảo phía bên ngoài có thể quan sát được toàn bộ bên trong căn phòng. Nếu cửa kính có khung thì không được quá hai khung dọc và ba khung ngang, diện tích khung không quá 15% diện tích cửa.

3. Đối với nhóm ngành nghề có liên quan đến kinh doanh các dịch vụ khách sạn: 

Phải có quầy lễ tân; nơi để xe;  phòng vệ sinh chung;  yêu cầu có tối thiểu 10 phòng ngủ; có đồ dùng để sinh hoạt chung như: Nệm, giường, chăn, gối…

Khách sạn nghỉ dưỡng, khách sạn bên đường, khách sạn nổi yêu cầu cần có bếp, phòng ăn và cả dịch vụ phục vụ ăn uống,…

Mức tiền xử phạt khi các đơn vị, doanh nghiệp đăng ký sai địa chỉ trên giấy phép kinh doanh 

Các đơn vị, doanh nghiệp cần phải đăng công bố, thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT) về việc đăng ký mới hoặc khi có thay đổi thông tin về trụ sở chính của công ty.

Đối với tường trường hợp vi phạm cụ thể, doanh nghiệp sẽ có mức phạt hành chính khác nhau, cụ thể:

• Chậm hoặc là không công bố nội dung đăng ký: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng cho đến 2.000.000 đồng;
• Kê khai bị thiếu/ sai/ không trung thực so với những nội dung đã đăng ký: Phạt tiền từ 10.000.000 đồng cho đến 15.000.000 đồng;
• Chậm đăng ký, thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh: Phạt tiền từ 1.000.000 đồng cho đến 15.000.000 đồng.

Đồng thời các đơn vị, doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ công ty cùng quận hoặc khác quận/ tỉnh, ngoài việc phải thực hiện thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư còn cần phải tiến hành thủ tục thay đổi các thông tin trên hóa đơn liên quan.

So sánh về Luật doanh nghiệp mới 2020, với luật doanh nghiệp 2014, 2005 về nghĩa vụ thông báo địa chỉ công ty mới

Luật doanh nghiệp 2020 đã bổ sung thêm những quy định rõ ràng tiến bộ và cởi mở hơn so với bộ luật doanh nghiệp ở 2014, 2005 về việc đi bỏ quy định về cách đặt địa chỉ công ty phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (quy định trong luật doanh nghiệp 2005). Điều này đã cởi bỏ và giảm bớt những thủ tục hành chính không đáng có, giảm bớt phiền hà cho các đơn vị, doanh nghiệp.

Những quy định về việc đặt địa chỉ công ty theo luật doanh nghiệp 2014

Cách đặt địa chỉ công ty được quy định ở điều 43 trong bộ Luật doanh nghiệp 2020 như sau:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Những quy định về việc đặt địa chỉ công ty theo luật doanh nghiệp 2020

Cách đặt địa chỉ công ty được quy định trong bộ Luật doanh nghiệp 2020 như sau:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).” 

“Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.”

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Nếu các đơn vị, doanh nghiệp đang có nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty của mình thì có thể thực hiện theo những thủ tục dưới đây:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty 

Bước đầu tiên, cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ sau đây:

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).

+ Địa chỉ công ty mới cần chuyển tới.

Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty 

Chỉ cần soạn đúng và đầy đủ nội dung có trong biểu mẫu hồ sơ để thực hiện thay đổi địa chỉ công ty theo quy định hiện hành của cơ quan đăng ký kinh doanh. Lúc này các đơn vị, doanh nghiệp có thể lựa chọn Luật Tân Hoàng để giúp bạn hoàn thiện toàn bộ hồ sơ.

Bước 3: Ký hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi đã ký và hoàn thiện tất cả hồ sơ, Luật Tân Hoàng sẽ giúp bạn nộp hồ sơ và chờ đợi nhận kết quả hồ sơ, sau đó sẽ thông báo chi tiết cho quý khách.

Ngoài những bước được nêu trên, nếu các đơn vị, doanh nghiệp muốn thực hiện thay đổi địa chỉ công ty khác quận/ huyện hoặc là khác tỉnh/ thành phố, thì cần phải làm thêm thủ tục chốt thuế. Thủ tục chốt thuế là việc các đơn vị, doanh nghiệp sẽ thông báo lên cơ quan thuế về việc thực hiện chuyển địa chỉ công ty.

Lúc này cơ quan thuế sẽ rà soát hồ sơ thuế và thông báo về những nghĩa vụ thuế mà đơn vị, doanh nghiệp phải nộp. Các đơn vị, doanh nghiệp sẽ phải hoàn tất hết nghĩa vụ thuế thì mới được chuyển trụ sở công ty.

Hồ sơ cần thiết để thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ để thay đổi địa chỉ công ty bao gồm những điều dưới đây:

• Đầu tiên là thông báo của người đại diện pháp luật về việc thực hiện thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
• Biên bản họp về việc thực hiện thay đổi địa chỉ công ty (đối với trường hợp là công ty TNHH có từ hai thành viên trở lên,  hoặc các Công ty Cổ Phần).
• Quyết định của Chủ tịch HĐTV/HĐQT về việc thực hiện thay đổi địa chỉ công ty.
• Điều lệ của công ty.

Tại một địa chỉ có thể được phép đặt nhiều công ty hay không?

Theo như tại Điều 43 – Trụ sở chính của doanh nghiệp đã quy định rằng:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Quy định pháp luật không cấm một địa chỉ đặt nhiều công ty

Căn cứ theo quy định đã được chúng tôi trích dẫn trên đây thì theo như pháp luật hiện nay không cấm việc có hai hay là nhiều công ty cùng đăng ký trụ sở chính cùng một địa chỉ giống nhau.

Trên đây là những thông tin chi tiết về việc quy định địa chỉ công ty mà chúng tôi đã tổng hợp để gửi đến bạn. Hy vọng các đơn vị, doanh nghiệp có thêm những kiến thức hữu ích để thực hiện đúng với pháp luật hiện hành. Nếu vẫn còn bất kì câu hỏi nào khác, hãy liên hệ với Luật Tân Hoàng thông qua Website: https://luattanhoang.com/ hoặc Fanpage: https://www.facebook.com/luatsutanhoang để được tư vấn nhanh nhất nhé.