Thủ tục thay đổi tên công ty và những điều cần lưu ý!

Việc thay đổi tên công ty là bước quan trọng đánh dấu sự chuyển mình trong chiến lược kinh doanh và định hướng thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đi cùng với đó là hàng loạt thủ tục pháp lý cần thực hiện đúng quy định để tránh bị xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động. Trong bài viết này, Luật Tân Hoàng sẽ hướng dẫn bạn chi tiết hồ sơ, mẫu thông báo và các lưu ý cần biết khi đổi tên công ty cổ phần, công ty TNHH – giúp bạn hoàn tất thủ tục nhanh chóng và chính xác nhất.

Trước khi thực hiện thủ tục đổi tên doanh nghiệp, bạn nên tra cứu kỹ cách đặt tên công ty mới để đảm bảo không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên đã được đăng ký trên toàn quốc. Việc kiểm tra có thể thực hiện dễ dàng tại trang web chính thức: dangkykinhdoanh.gov.vn, bao gồm các thông tin như tên công ty dự kiến, tên tiếng Anh và tên viết tắt.

Thành phần Hồ sơ thay đổi tên công ty

Hồ sơ thay đổi tên mỗi loại công ty có những điểm giống và khác nhau. Luật Tân Hoàng sẽ cung cấp cho các bạn thành phần hồ sơ thay đổi tên công ty cho từng loại hình công ty như sau:

Hồ sơ thay đổi tên Công Ty Cổ Phần và công ty TNHH 2 thành viên trở lên

• Thông báo mẫu dấu
• Quyết định của hội đồng quản trị về việc thay đổi tên
• Biên bản họp của hội đồng quản trị về việc thay đổi tên
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cụ thể về việc thay đổi tên
• Thông báo cập nhập số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu doanh nghiệp chưa có thông tin)
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (trong trường hợp người đại diện không trực tiếp thực hiện thủ tục).

Hồ sơ thay đổi tên công ty tnhh 1 thành viên

• Thông báo mẫu dấu
• Thông báo v/v thay đổi tên trên GPKD
• Thông báo cập nhập số điện thoại, thông tin kế toán, phương pháp tính thuế (nếu chưa có thông tin)
• Quyết định của chủ sở hữu/hội đồng thành viên v/v đổi tên
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục

Hồ sơ, thủ tục và quy trình xử lý khi đổi tên công ty

Hồ sơ thay đổi tên doanh nghiệp có thể được thực hiện bằng hai hình thức: trực tiếp hoặc trực tuyến.

1. Nộp hồ sơ trực tiếp

   Sau khi hoàn thiện đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bạn nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Thông thường, trong khoảng 3 – 5 ngày làm việc, Sở KH&ĐT sẽ xem xét và xử lý hồ sơ.

• • Nếu hồ sơ được chấp thuận, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) mới với tên công ty đã thay đổi.
  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ thông báo yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa. Khi đó, bạn cần hoàn thiện lại hồ sơ và nộp lại từ đầu.

2. Nộp hồ sơ qua mạng

   Bạn tiến hành scan toàn bộ hồ sơ và thực hiện theo hướng dẫn trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Khi hồ sơ được chấp thuận, bạn cần nộp bổ sung bản giấy tại Sở KH&ĐT để nhận kết quả. Trường hợp hồ sơ bị từ chối, hệ thống sẽ gửi thông báo để bạn sửa và nộp lại tương tự như khi nộp trực tiếp.

Lưu ý:

Một số lỗi thường khiến hồ sơ bị trả lại:

• Tên tiếng Anh dịch sai hoặc không có nghĩa rõ ràng, vì vậy khi sử dụng từ tiếng Anh, bạn cần chứng minh được ý nghĩa hợp lệ của nó.
• Tên trùng với doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể, dù kết quả tra cứu không hiển thị trùng, nhưng khi nộp hồ sơ vẫn có thể bị từ chối.

Những việc cần làm sau khi hoàn tất thủ tục đổi tên doanh nghiệp

1. Thay đổi con dấu pháp nhân của công ty: Do trên con dấu doanh nghiệp có ghi tên và mã số thuế, nên khi đổi tên công ty, doanh nghiệp bắt buộc phải khắc lại con dấu mới theo thông tin vừa được cập nhật để đảm bảo tính pháp lý.

2. Làm lại bảng hiệu công ty: Sau khi có tên mới, doanh nghiệp cần thiết kế và làm lại bảng hiệu tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và các địa điểm kinh doanh khác để đồng nhất thông tin nhận diện.

3. Xử lý hóa đơn sau khi đổi tên công ty

• • Hủy hóa đơn cũ còn tồn chưa dùng.
  • Tạo mẫu hóa đơn mới theo tên công ty đã đổi.
  • Gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế.
  • Kiểm tra tình trạng chấp thuận và sau đó kích hoạt hóa đơn mới để sử dụng.

4. Cập nhật tên công ty trên chữ ký số

5. Thay đổi thông tin với cơ quan Bảo hiểm xã hội (BHXH)

Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo và điều chỉnh hồ sơ BHXH khi đổi tên để tránh mất dữ liệu.

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai TK3-TS điều chỉnh thông tin đơn vị,
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Có thể nộp trực tiếp tại Cơ quan BHXH hoặc qua phần mềm BHXH điện tử.

6. Gửi thông báo đến khách hàng và đối tác: Doanh nghiệp nên gửi công văn hoặc email thông báo đổi tên công ty đến đối tác, khách hàng và các cơ quan liên quan, giúp duy trì uy tín và sự minh bạch trong giao dịch.

7. Cập nhật thông tin sở hữu tài sản công ty: Các tài sản mang tên công ty như đất đai, phương tiện, giấy chứng nhận quyền sử dụng hoặc sở hữu cần được điều chỉnh lại theo tên mới để đảm bảo quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đổi tên công ty đúng quy định và nhanh chóng. Nếu cần tư vấn thay đổi tên công ty hoặc hỗ trợ trọn gói, Luật Tân Hoàng sẵn sàng đồng hành, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ pháp luật.