Mẫu thông báo thay đổi tên công ty chuẩn nhất 2023

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp quyết định tiến hành thay đổi tên như thay đổi định hướng, tên gọi không còn phù hợp,…Khi có nhu cầu, doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị một mẫu thông báo thay đổi tên công ty gửi tới khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan chức năng có thẩm quyền để giải quyết. Vậy mẫu thông báo này bao gồm những gì và cách thực hiện ra sao? Cùng tìm hiểu thông tin chi tiết có trong bài viết dưới đây của Luật Tân Hoàng Invest nhé.

Thông báo đổi tên công ty là gì?

Thông báo đổi tên công ty là văn bản được biên soạn bởi doanh nghiệp nhằm mục đích xác nhận với khách hàng, đối tác và các cơ quan chức năng có thẩm quyền về quyết định của thay đổi tên của tổ chức. Ngoài ra, đây cũng là một trong số những giấy tờ phải có trong hồ sơ nộp cho phòng Đăng ký kinh doanh khi đăng ký thay đổi tên doanh nghiệp.

Các trường hợp tiến hành thay đổi công ty

• Có nhiều nguyên nhân dẫn tới việc doanh nghiệp cần thay đổi tên công ty, trong đó phổ biến nhất là những trường hợp như sau:
• Thay đổi tên khi bị trùng với doanh nghiệp khác: Khi đặt tên, các doanh nghiệp bị trùng với tên đã được đăng ký từ trước của những công ty khác sẽ buộc phải thay đổi một tên gọi khác phù hợp theo đúng quy định của pháp luật.
• Thay đổi tên khi tên gọi công ty gắn liền với địa danh: Trong trường hợp doanh nghiệp đặt tên công ty gắn liền với các địa danh nhưng quá trình hoạt động muốn mở rộng phạm vi, khu vực thì nên chủ động đổi tên mới để tránh trường hợp nhầm lẫn.
• Thay đổi khi tên công ty dễ bị nhầm lẫn: Đối với các trường hợp tên doanh nghiệp dễ bị nhầm lẫn hoặc không có điểm thu hút, nổi bật, ban lãnh đạo cũng cần xem xét để thay đổi một tên gọi khác vừa giúp tạo được dấu ấn riêng, vừa hạn chế những hiểu lầm không đáng có.
• Thay đổi khi tên công ty trùng với tên của các tổ chức Nhà nước: Khi tên của doanh nghiệp trùng với tên của các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, cơ quan Nhà nước bắt buộc phải thay đổi một tên gọi khác.

Vì sao phải thông báo thay đổi tên công ty

• Tên gọi của doanh nghiệp đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong việc giúp nhận diện thương hiệu, chính vì vậy bất cứ công ty nào có nhu cầu thay đổi tên đều cần thực hiện thông báo đến đối tác cũng như khách hàng và các bên liên quan. Một số lý do tổ chức cần thông báo khi tiến hành thay đổi tên công ty bao gồm:
• Tuân thủ các quy định của pháp luật: Theo quy định của pháp luật, bất cứ tổ chức, doanh nghiệp nào khi tiến hành thay đổi tên công ty đều phải đưa ra thông báo chính thức, xác nhận quyết định. Bởi tên công ty gắn liền với các hoạt động pháp lý, ký kết hợp đồng, giao dịch dân sự, phát hành hóa đơn,…
• Tạo sự tin cậy đối với các bên liên quan: Việc thay đổi tên công ty là sự kiện vô cùng quan trọng, do đó doanh nghiệp phải tiến hành thông báo rõ ràng với các bên liên quan. Điều này góp phần thể hiện sự đáng tin cậy, uy tín của doanh nghiệp đối với đối tác, khách hàng.
• Ngăn chặn những rủi ro: Việc không thông báo khi thay đổi tên công ty có thể tiềm ẩn rủi ro về việc các đối tượng xấu lợi dụng dùng tên cũ của doanh nghiệp để trục lợi, hoạt động trái phép gây ra hậu quả xấu cũng như những vấn đề pháp lý khác.

Hướng dẫn soạn thảo thông báo thay đổi tên công ty

• Thông báo thay đổi tên công ty của tất cả các doanh nghiệp đều cần tuân thủ theo mẫu chung bao gồm hai phần chính là phần thông tin cơ bản và phần nội dung chính, cụ thể:

• Về phần đầu bao gồm các thông tin cơ bản của doanh nghiệp

• Văn bản thông báo theo quy định của pháp luật cần cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản của doanh nghiệp. Ngoài Quốc hiệu, tiêu ngữ theo những thông tin chính sẽ bao gồm tên doanh nghiệp, mã số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/mã số doanh nghiệp. Tiếp theo là thông tin đơn vị tiếp nhận thông báo, lời cảm ơn vì quá trình đồng hành và hợp tác với doanh nghiệp (đối với thông báo gửi khách hàng, đối tác).

Phần nội dung thông báo thay đổi

Đối với thông báo đổi tên công ty gửi tới phòng Đăng ký kinh doanh, nội dung cần có sẽ được quy định tại Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Trong đó bao gồm:

• Nội dung đăng ký thay đổi: Tên doanh nghiệp; Địa chỉ trụ sở chính; Thành viên công ty TNHH; Thành viên hợp danh công ty hợp danh; Vốn điều lệ của công ty, tỷ lệ vốn góp (Tích vào nội dung thay đổi)
• Nội dung thông báo thay đổi: Ngành, nghề kinh doanh; Vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân; Người đại diện theo ủy quyền của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là tổ chức; Người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài của công ty cổ phần; Thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần; Thông tin cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, Thông tin về người quản lý doanh nghiệp; Thông tin đăng ký thuế (Tích vào nội dung thay đổi).

Đối với thông báo thay đổi tên công ty gửi tới khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác:

• Tên cũ của doanh nghiệp
• Tên mới của doanh nghiệp
• Các thông tin về mã số thuế, số điện thoại liên hệ, email, địa chỉ trụ sở chính.
• Kể từ ngày … tháng … năm Công ty cổ phần … chính thức sử dụng tên công ty theo sự thay đổi trên.
• Kể từ ngày … tháng … năm … kính đề nghị Quý khách hàng và Đối tác sử dụng theo các thông tin mà chúng tôi đã sửa đổi nêu trên khi thực hiện ký kết hợp đồng, thanh lý hợp đồng, phát hành hóa đơn thanh toán và các giao dịch khác.
• Cam kết về việc thay đổi không ảnh hưởng tới các quan hệ , giao dịch, nghĩa vụ dân sự,…
• Lời cảm ơn và ký tên, đóng dấu của đại diện lãnh đạo công ty.

Khi doanh nghiệp lựa chọn tên mới cần lưu ý

Trong quá trình lựa chọn tên mới của công ty, doanh nghiệp cần lưu ý để tránh gặp phải các trường hợp sau:

• Tên doanh nghiệp phải bao gồm 2 thành tố theo thứ tự là loại hình doanh nghiệp và tên riêng.
• Không lựa chọn tên công ty trùng hoặc dễ gây nhầm lẫn với những doanh nghiệp đã đăng ký từ trước.
• Không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, xã hội,…để đặt tên cho công ty khi chưa được sự cho phép của các đơn vị chức năng có thẩm quyền.
• Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục khi đặt tên.
• Theo Điều 23, 28, Khoản 4 Điều 37, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Mẫu thông báo thay đổi tên công ty mới nhất 2023

Mẫu thông báo thay đổi tên công ty mới nhất 2023 chia làm hai dạng công văn chính, dành cho khách hàng/đối tác hoặc dùng để nộp cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Dưới đây là mẫu công văn thông báo bạn có thể tham khảo:

Hướng dẫn soạn thảo mẫu thông báo thay đổi tên công ty

Soạn thảo mẫu thông báo thay đổi tên công ty được thực hiện với nhiều mục đích khác nhau, tùy vào từng doanh nghiệp sẽ có cách làm khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chung tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Phần một: Ghi quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày tháng năm soạn thảo thông báo, số hiệu văn bản.
• Phần hai: Kính gửi đối tượng công văn hướng tới, có thể là khách hàng, đối tác hoặc các cơ quan chức năng.
• Phần ba: Dựa trên thông tin về tên gọi cũ và tên mới, doanh nghiệp tiến hành điền vào mục thay đổi tên công ty (có thể ghi tên Tiếng Anh).
• Phần bốn: Kê khai ngày, tháng, năm đổi tên theo ngày, tháng, năm được sửa và ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới cấp.
• Phần năm: Ký tên và đóng dấu bởi ban lãnh đạo hoặc những người có thẩm quyền trong công ty.

Có thể nói việc thông báo thay đổi tên công ty có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, giúp hạn chế rủi ro cũng như thể hiện sự tuân thủ về mặt pháp luật. Mong rằng thông qua bài viết, doanh nghiệp, tổ chức đã có thêm những thông tin cần thiết và hữu ích cho mình. Nếu muốn cập nhật thêm các thông tin liên quan khác như dịch vụ thành lập công ty, hoặc là những thủ tục mở doanh nghiệp, hãy tham khảo ngay tại Luật Tân Hoàng Invest nhé.