Hóa Đơn Đỏ Là Gì? Những điều cần biết trước khi xuất hóa đơn

Hóa đơn đỏ thường được sử dụng thường xuyên trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, bạn đã thực sự nắm rõ về hóa đơn đỏ và các quy định liên quan khi phải xuất hóa đơn đỏ chưa? Trong bài viết hôm nay, hãy cùng Luật Tân Hoàng Invest khám phá hóa đơn đỏ là gì và những thông tin cần biết về nó.

Khái niệm về hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ hay còn có tên gọi khác như hóa đơn GTGT, hay là hóa đơn VAT, đây thực chất là một loại chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho bên mua, sủ dụng theo quy định của pháp luật. Hành động này thường được nhắc đến bằng cụm từ ” xuất hóa đơn”

Loại hóa đơn này được in theo mẫu của bộ tài chính ban hành, và hướng dẫn thực hiện, áp dụng cho các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế theo phương thức khấu trừ.

• Hóa đơn đỏ chứng minh rằng một giao dịch thương mại đã diễn ra và có giá trị pháp lý. Nó thường bao gồm các thông tin quan trọng như tên và địa chỉ của người bán và người mua, mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng cộng tiền thanh toán, và nhiều thông tin khác.
• Hóa đơn đỏ thường được yêu cầu trong các trường hợp quản lý thuế, kiểm toán, và đối với việc đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh. Cơ quan thuế sử dụng hóa đơn đỏ để kiểm tra việc nộp thuế và xác minh tính hợp pháp của giao dịch.

Hóa đơn đỏ ( GTGT) dùng để làm gì?

Hóa đơn đỏ là chứng từ được sử dụng để thực hiện nhiều mục đích quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý thuế của doanh nghiệp. Dưới đây là một số mục đích quan trọng của hóa đơn đỏ:

• Chứng minh giao dịch: Hóa đơn đỏ là bằng chứng hợp pháp xác nhận rằng một giao dịch thương mại đã diễn ra giữa người bán và người mua. Nó cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp xác định rõ nội dung của giao dịch.
• Quản lý thuế: Hóa đơn đỏ là công cụ quan trọng để tính toán và quản lý các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập cá nhân (PIT). Cơ quan thuế sử dụng hóa đơn đỏ để kiểm tra tính hợp pháp và tính chính xác của thuế được nộp.
• Trừ khấu trừ thuế: Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn đỏ để yêu cầu khấu trừ thuế VAT đã nộp khi mua các sản phẩm hoặc dịch vụ. Hóa đơn đỏ là bằng chứng quan trọng cho quá trình này.
• Chứng từ kế toán: Hóa đơn đỏ cung cấp thông tin cần thiết để nhập vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Nó giúp theo dõi các khoản thu và chi tiêu, tạo báo cáo tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.
• Bảo vệ quyền lợi của người mua và người bán: Hóa đơn đỏ bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán bằng cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về giao dịch. Nếu xảy ra tranh chấp, hóa đơn đỏ có thể được sử dụng làm bằng chứng trong việc giải quyết xung đột.
• Tóm lại, hóa đơn đỏ là chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, thuế và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh.

Có bao nhiêu loại hóa đơn đỏ?

Hiện nay thì hóa đơn GTGT được phân thành 2 loại chính như sau:

• Hóa đơn đỏ bản giấy: Đây là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy, có thể là hóa đơn được Bộ Tài Chính phát hành, hoặc là hóa đơn do doanh nghiệp tự in sau khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
• Hóa đơn đỏ điện từ: Đây là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được lưu trữ và quản lý bằng hệ thông công nghệ thông tin.

Sự khác biệt giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng

Cả hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng đều là các tài liệu tài chính được tạo ra sau khi bên cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Sự phân biệt giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng đóng một vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện các quy trình kê khai và hạch toán trong môi trường kinh doanh.

Hóa đơn đỏ hợp lệ là hóa đơn như thế nào?

Để hóa đơn đỏ được coi là hợp lệ cần phải tuân theo một số tiêu chí quan trọng sau đây:

• Thông tin đầy đủ và chính xác: Hóa đơn đỏ phải chứa đầy đủ thông tin về người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế (nếu có). Thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ cũng phải được mô tả chi tiết và chính xác.
• Số hóa đơn duy nhất: Mỗi hóa đơn đỏ phải có một số hóa đơn duy nhất không trùng lặp, giúp xác định mỗi giao dịch riêng biệt.
• Chữ ký và con dấu hợp pháp: Hóa đơn đỏ cần được ký và đóng dấu bởi người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp. Điều này xác minh tính hợp pháp của hóa đơn.
• Xuất bản và lưu trữ đúng quy định: Hóa đơn đỏ cần được xuất bản và lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán
• Thời hạn phát hành: Hóa đơn đỏ cần phải được phát hành và gửi cho người mua trong thời gian quy định.
• Sự tuân thủ các tiêu chí này không chỉ giúp hóa đơn đỏ trở thành tài liệu hợp lệ mà còn đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch kinh doanh và tuân thủ quy định thuế. Việc sử dụng hóa đơn đỏ không hợp lệ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và tài chính đối với doanh nghiệp.

Quy định liên quan tới việc xuất hóa đơn đỏ VAT

Trong trường hợp nào thì được xuất Hóa đơn đỏ

• Theo quy định, Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tùy theo từng mặt hàng, người mua phải thanh toán thêm 0%, 5%, 8%, 10% tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) để đảm bảo người bán tuân thủ nghĩa vụ kê khai thuế.

• Các doanh nghiệp và hộ kinh doanh có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc đã đăng ký hình thức tính thuế theo phương pháp khấu trừ có quyền in hóa đơn VAT. Tuy nhiên, việc in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn phải tuân thủ các điều kiện được quy định trong luật về đặt in hóa đơn và tự in hóa đơn, hiện nay là dùng hóa đơn điện tử.
• Các doanh nghiệp chỉ được phép xuất hóa đơn đỏ khi họ đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định. Đối với các doanh nghiệp, điều kiện bao gồm việc phải là một đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tên riêng, cũng như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ Sở Kế hoạch và Đầu tư và thông báo đầy đủ tại cơ quan thuế quản lý.

Các hình thức xử phạt sai phạm liên quan tới hóa đơn đỏ.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay là các cá nhân sẽ bị xử phạt vị phạm nếu như có các hành vi mà liên quan tới hóa đơn đỏ như sau:

• Làm mất hóa đơn mua, bán hàng.
• Làm mất hóa đơn VAT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành.
• Làm mất hóa đơn GTGT đầu ra khi mà đã thông báo phát hành.
• Làm mất hóa đơn đầu vào.

Ngoài ra thì việc mua bán hóa đơn GTGT khống là một hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng, Vì vậy mà các doanh nghiệp hay là các hộ kinh doanh phải thật cẩn trọng trong các quy trình xuất hóa đơn VAT để tránh các vi phạm trong những trường hợp chưa rõ ràng.

Khi xuất hóa đơn đỏ cần lưu ý gì?

Ngoài việc nắm rõ mẫu và hình thức của hóa đơn đỏ, bạn cũng cần tự chủ động tìm hiểu để đảm bảo rằng hóa đơn đỏ được thiết kế đúng theo quy định pháp luật. Một hóa đơn đỏ VAT được coi là đúng quy định pháp luật khi nội dung đầy đủ:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Tổng số tiền thanh toán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
• Việc tuân thủ những quy định này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn đỏ mà còn giúp tránh các vấn đề pháp lý và thuế trong quá trình kinh doanh.

Những hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng hóa đơn đỏ.

Dựa vào khoản 2 Điều 5 của Nghị Định 123/2020/NĐ – CP nghiêm cấm các tổ chức, cá nhân bán và cung cấp hàng hóa, dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và những nghĩa vụ liên quan đến việc sử dụng hóa đơn đỏ như sau:

• Thực hiện những hành vi gian dối như là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
• Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể như là các hành vi cản trở gây ra tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của các công chức thuế khi mà đang tiến hành thành tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ.
• Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ.
• Đưa hối lộ hay là thực hiện những hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Các quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn GTGT

Theo như quy định tại ĐIều 6 Nghị định 123/2020/ NĐ – CP về cách bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

• Hóa đơn GTGT, hay các chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo :

+ Có tinh an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ các thông tin, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt quá trình lưu trữ

+ Thực hiện lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toàn.

• Với hóa đơn điện từ được bảo quản bằng các phương tiện điện tử. Thì các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng các hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với hoạt động đặc thù, và khả năng ứng dụng cộng nghệ.
• Hóa đơn đỏ phải do cơ quan thuế đặt in, hay là các hóa đơn tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với các yêu cầu sau

+ Hóa đơn khi mà chưa lập được lưu trữ, và bảo quản tại trong kho theo chế độ.

+ Hóa đơn VAT đã được lập trong các đơn vị kế toàn hoặc là được lưu trữ theo các quy định về lưu trữ, bảo quản

+ Hóa đơn VAT được lập bởi các tổ chức, cá nhân, hộ mà không phải đơn vị kế toán thì được lưu trữ và bảo quản như là tài sản riêng của tổ chức, hộ , cá nhân đó.

Mẫu hóa đơn đỏ chuẩn

Sau đây là mẫu hóa đơn đỏ bạn có thể tham khảo để thiết kế mẫu hóa đơn vừa có tính thẩm mỹ, vừa đảm bảo được quy định của pháp luật.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ của Luật Tân Hoàng Invest về nội dung hóa đơn đỏ ( VAT) là gì cũng như cách phân biệt giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này. Nếu có bất kỳ vướng mắc pháp lý nào trong lĩnh vực hóa đơn, thuế, vui lòng liên hệ với Luật Tân Hoàng Invest để được tư vấn và hỗ trợ bởi đội ngũ luật sư chuyên nghiệp nhất.