Hướng dẫn thành lập công ty online chi tiết nhất

Gần đây, Công ty luật Tân Hoàng  nhận được nhiều câu hỏi về cách thức nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp online, bao gồm thành lập công ty online, đăng ký kinh doanh và các thủ tục liên quan.

Nhằm giúp các cá nhân và tổ chức dễ dàng tiếp cận quy trình này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký kinh doanh trực tuyến một cách nhanh chóng và chính xác.

Trước đó, các nhà đầu tư bắt buộc phải đến trực tiếp Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tại các tỉnh, thành phố để nộp hồ sơ. 

Tuy nhiên, kể từ năm 2021, do tác động của đại dịch Covid-19, Chính phủ đã đẩy mạnh số hóa thủ tục hành chính, đặc biệt là trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. 

Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã tiên phong trong công cuộc cải cách hành chính, giúp doanh nghiệp có thể đăng ký kinh doanh hoàn toàn trực tuyến, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình.

Trong bài viết này, luật Tân Hoàng sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng, giúp bạn dễ dàng thực hiện mà không gặp rắc rối pháp lý. Hãy cùng tìm hiểu ngay

Các bước cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh online

Bước 1: Soạn hồ sơ thành lập theo hướng dẫn sau đây: 

1. Xác định loại hình doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, có 5 loại hình doanh nghiệp chính được quy định tại Việt Nam, bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần và Công ty hợp danh. Mỗi loại hình doanh nghiệp có đặc điểm riêng về cơ cấu sở hữu, quản lý và trách nhiệm pháp lý.

2. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Các quy định về hồ sơ được quy định tại Điều 19-22 của Luật Doanh nghiệp 2020.
3. Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh

• Có mẫu theo Thông tư số 01 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
• Có thể tải từ website của công ty tư vấn pháp luật.

4. Dự thảo điều lệ công ty 

• Phải tuân thủ Điều 24 của Luật Doanh nghiệp.
• Có thể tham khảo mẫu từ các công ty luật.

5. Danh sách thành viên/cổ đông sáng lập

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên cần danh sách thành viên.
• Công ty cổ phần cần danh sách cổ đông sáng lập.

6. Giấy tờ chứng thực cá nhân

• Bản sao CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên góp vốn.
• Giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.

7. Văn bản ủy quyền: Nếu tổ chức góp vốn cần có văn bản ủy quyền cho người đại diện.
8. Giấy chứng nhận đầu tư

• Chỉ bắt buộc đối với nhà đầu tư nước ngoài trước khi thành lập doanh nghiệp.
• Công ty luật có thể hỗ trợ xin giấy chứng nhận này.

 Bước 2: Lưu hồ sơ trên máy tính, in ra để ký hoặc chứng thực. Sau đó, scan và lưu lại trước khi thực hiện các thao tác trên Cổng thông tin điện tử quốc gia.

Bước 3: Bạn cần đăng ký tài khoản tại https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.

Hoàn tất các bước trên trước khi nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty online.

Cách tạo tài khoản trên cổng đăng ký doanh nghiệp để nộp hồ sơ ra sao?

Để đăng ký tài khoản trên trang đăng ký doanh nghiệp, hãy làm theo hướng dẫn sau:

🔹 Bước 1: Truy cập dangkykinhdoanh.gov.vn
🔹 Bước 2: Chọn Dịch vụ công → Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
🔹 Bước 3: Tạo tài khoản mới
🔹 Bước 4: Nhập đầy đủ thông tin tài khoản và hoàn tất đăng ký
🔹 Bước 5: Kiểm tra email, nhấp vào link xác nhận để kích hoạt tài khoản
🔹 Bước 6: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xét duyệt và kích hoạt tài khoản trong 2-3 ngày làm việc

Hướng Dẫn Đăng Ký Kinh Doanh Trực Tuyến (Online)

Dưới đây là các bước để bạn có thể thành lập công ty online đơn giản nhất:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập dangkykinhdoanh.vn, đăng nhập vào tài khoản đã đăng ký và được Cơ quan Đăng ký Kinh doanh kích hoạt.

Bước 2: Chọn loại hình đăng ký

• Vào mục Đăng ký doanh nghiệp → chọn Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Tiếp tục vào Thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc và lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Bước 3: Hoàn thiện thông tin đăng ký

Điền thông tin theo từng khối dữ liệu:

1. Hình thức đăng ký: Chọn Thành lập mới, sau đó lưu lại.
2. Địa chỉ doanh nghiệp: Điền đầy đủ các thông tin về địa chỉ (Quốc gia, Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện, Phường/Xã, số nhà…) cùng số điện thoại, email, website, rồi lưu lại.
3. Ngành nghề kinh doanh: Nhập mã ngành theo Hệ thống ngành kinh tế quốc gia, chọn ngành nghề chính, rồi lưu.
4. Tên doanh nghiệp: Điền tên tiếng Việt, tiếng nước ngoài và tên viết tắt, sau đó lưu.
5. Vốn điều lệ: Khai báo vốn bằng VND, ngoại tệ, loại nguồn vốn, tỷ lệ %, tài sản góp vốn và tỷ lệ từng tài sản.
6. Thành viên góp vốn: Thêm mới và điền thông tin từng thành viên, sau đó lưu.
7. Người đại diện theo pháp luật: Thêm mới, nhập thông tin và lưu lại.
8. Thuế và kế toán trưởng: Thêm mới, nhập thông tin liên quan đến kế toán trưởng.
9. Người đại diện tổ chức: Thêm mới và nhập thông tin đầy đủ.
10. Bảo hiểm xã hội: Chọn phương thức đóng bảo hiểm xã hội.
11. Đăng ký sử dụng hóa đơn: Chọn hình thức hóa đơn phù hợp.
12. Người nộp hồ sơ: Chọn người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền.
13. Người ký nộp hồ sơ: Phải có email đã được cơ quan đăng ký kinh doanh xác thực.
14. Tài liệu đính kèm: Tải lên các file đã scan theo từng mục tài liệu tương ứng.

Bước 4: Kiểm tra và xác thực hồ sơ

• Kiểm tra lỗi hệ thống và chỉnh sửa nếu cần.
• Vào mục Xác nhận, thực hiện xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Tích chọn cam kết: “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”.

Bước 5: Thanh toán và hoàn tất

• Chuẩn bị thẻ ATM hoặc thẻ Visa, nhập thông tin thẻ và xác thực thanh toán (100.550 đồng).
• Sau khi thanh toán, hệ thống gửi xác nhận thành lập doanh nghiệp qua email đăng ký.

Khi nhà đầu tư nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và phản hồi trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo xác nhận và có thể lựa chọn nhận kết quả qua bưu điện hoặc trực tiếp.

Tuy nhiên, do tình hình dịch bệnh, các cơ quan đăng ký khuyến khích nhà đầu tư nhận kết quả qua đường bưu điện để đảm bảo an toàn. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo chi tiết về những thông tin cần chỉnh sửa để hoàn thiện quy trình đăng ký kinh doanh một cách suôn sẻ.

Những lưu ý khi đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng điện tử

Lưu ý về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định. Tất cả giấy tờ phải được chuyển đổi sang dạng văn bản điện tử, với tên tệp tương ứng với tên loại giấy tờ gốc. 

Thông tin đăng ký doanh nghiệp cũng phải nhập chính xác theo nội dung trong các tài liệu điện tử. Để hoàn tất quá trình đăng ký, hồ sơ cần được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện pháp luật.

Lưu ý để được cấp tài khoản đăng ký kinh doanh

1. Tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp chỉ được kích hoạt khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

• Người dùng kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin bắt buộc.
• Người dùng cung cấp bản điện tử hợp lệ của giấy tờ chứng thực cá nhân khi đăng ký tài khoản.
• Mỗi cá nhân chỉ được đăng ký một tài khoản duy nhất.

2. Thông tin cần kê khai để đăng ký tài khoản bao gồm: Họ và tên, Giới tính, Ngày sinh, Quốc tịch, Dân tộc, Địa chỉ liên hệ, Địa chỉ thường trú, Email, Số điện thoại, Loại giấy tờ chứng thực cá nhân, Số giấy tờ chứng thực cá nhân, Ngày cấp, nơi cấp
3. Các loại giấy tờ chứng thực cá nhân hợp lệ để đăng ký tài khoản:

• Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực
• Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực
• Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực

4. Yêu cầu đối với bản điện tử của giấy tờ chứng thực cá nhân: Bản điện tử phải được tạo từ quét (scan) hoặc chụp ảnh bản gốc. Nội dung rõ nét, đầy đủ, chính xác, không bị mờ, chỉnh sửa hoặc mất thông tin.
5. Thông báo kết quả kích hoạt tài khoản: Sau khi tài khoản được kích hoạt hoặc từ chối kích hoạt, Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo qua email cho người dùng.

Lưu ý để kích hoạt lại Tài khoản đăng ký kinh doanh đã bị vô hiệu hóa:

Tài khoản đăng ký doanh nghiệp qua mạng có thể được kích hoạt lại nếu người dùng cung cấp giải trình về việc khắc phục nguyên nhân dẫn đến tình trạng vô hiệu hóa và giải trình đó được Trung tâm Hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký kinh doanh chấp thuận.

Kinh Nghiệm Cần Biết Khi Thành Lập Công Ty Qua Mạng

Thành lập công ty online hay qua mạng điện tử không chỉ đơn giản là hoàn thành thủ tục đăng ký mà còn đòi hỏi bạn phải nắm rõ nhiều kinh nghiệm quan trọng để quá trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là những lưu ý không thể bỏ qua:

1. Đặt tên công ty: Tên công ty cần tuân thủ các quy định như không trùng lặp, không gây nhầm lẫn, và không sử dụng từ ngữ thiếu văn hóa. Bạn có thể sử dụng tên tiếng Anh hoặc viết tắt, nhưng hãy tra cứu kỹ để tránh tình trạng tên không hợp lệ.
2. Mua chữ ký số: Chữ ký số là công cụ không thể thiếu để đóng thuế và nộp tờ khai thuế trực tuyến. Hãy đảm bảo ngân hàng kích hoạt chức năng đóng thuế cho tài khoản của bạn.
3. Chọn địa chỉ công ty: Địa chỉ phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam và không được đặt ở khu vực chung cư hoặc nhà tập thể. Địa chỉ thật là yêu cầu bắt buộc.
4. Thuê dịch vụ kế toán: Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói, giúp xử lý các vấn đề về thuế một cách chuyên nghiệp.
5. Đăng ký ngành nghề kinh doanh: Chọn ngành nghề phù hợp với lĩnh vực hoạt động của bạn. Nếu ngành nghề yêu cầu điều kiện đặc biệt, hãy đảm bảo đáp ứng đủ các yêu cầu về vốn hoặc chứng chỉ.
6. Mở tài khoản ngân hàng: Mỗi công ty cần có tài khoản ngân hàng riêng để thực hiện giao dịch. Đừng quên báo số tài khoản lên Sở KH & ĐT.
7. Chọn người đại diện: Người đại diện pháp lý cần có kinh nghiệm và khả năng ra quyết định quan trọng. Bạn có thể chọn giám đốc hoặc chủ tịch làm người đại diện.
8. Khắc con dấu công ty: Sau khi có mã số thuế, hãy thiết kế và khắc con dấu theo quy định, sau đó công khai mẫu dấu trên cổng thông tin điện tử quốc gia.
9. Chuẩn bị vốn điều lệ: Kê khai vốn điều lệ phù hợp với khả năng và ngành nghề kinh doanh. Nếu ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, hãy đảm bảo đáp ứng mức tối thiểu.
10. Góp vốn vào công ty: Bạn có thể góp vốn bằng tiền mặt hoặc tài sản, nhưng cần hoàn thành trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
11. Chọn loại hình doanh nghiệp: Tùy vào điều kiện và mong muốn, bạn có thể chọn loại hình công ty phù hợp như công ty TNHH, công ty cổ phần, hoặc công ty hợp danh.
12. Công bố nội dung đăng ký: Đừng quên công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin điện tử quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày có giấy phép.
13. Đóng thuế: Sau khi đi vào hoạt động, hãy kê khai và nộp thuế đầy đủ, bao gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, và thuế môn bài.

Đăng ký thành lập công ty trực tuyến là một giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí khi thực hiện các thủ tục hành chính. Với việc kê khai thông tin trực tuyến, quy trình này không chỉ đơn giản hóa mà còn phản ánh sự tiến bộ vượt bậc của cơ chế hành chính công tại Việt Nam trong kỷ nguyên số. 

Nếu bạn còn băn khoăn hoặc cần hỗ trợ chi tiết về cách đăng ký, thành lập công ty online, hãy liên hệ ngay với Luật Tân Hoàng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập công ty chuyên nghiệp, giúp bạn hoàn thành mọi thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất!