8 việc doanh nghiệp cần làm ngay sau khi thành lập công ty

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn tất một số thủ tục pháp lý và thuế quan trọng. Đây là những bước bắt buộc giúp công ty hoạt động đúng quy định, đồng thời tránh các khoản xử phạt không đáng có trong giai đoạn đầu.

Thực hiện hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Việc kê khai thuế ban đầu là thủ tục quan trọng mà mọi doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện sớm với cơ quan thuế.

Hồ sơ kê khai thuế ban đầu gồm có

Một bộ hồ sơ thông thường sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn doanh nghiệp sử dụng
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc
• Quyết định bổ nhiệm kế toán hoặc người phụ trách kế toán
• Hồ sơ đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
• Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp trực tuyến)
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi đặt trụ sở chính.

Một số kinh nghiệm khi làm hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Từ kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp trong nhiều năm, có một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục này:

Ưu tiên nộp tờ khai lệ phí môn bài

Trong các giấy tờ của hồ sơ khai thuế ban đầu, tờ khai lệ phí môn bài là nội dung cần được thực hiện trước. Các giấy tờ khác có thể bổ sung sau tùy theo yêu cầu của từng Chi cục Thuế.

Thời hạn nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài là trước ngày 30/01 của năm liền sau năm thành lập. Nếu nộp trễ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định.

Mức xử phạt khi nộp chậm tờ khai môn bài

Mức phạt sẽ phụ thuộc vào số ngày chậm nộp, ví dụ:

• Chậm từ 1–5 ngày: có thể bị cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ
• Chậm 1–10 ngày: phạt khoảng 400.000 – 1.000.000 đồng
• Chậm 10–20 ngày: phạt 800.000 – 2.000.000 đồng
• Chậm 20–30 ngày: phạt 1.200.000 – 3.000.000 đồng
• Chậm 30–40 ngày: phạt 1.600.000 – 4.000.000 đồng
• Chậm 40–90 ngày: phạt 2.000.000 – 5.000.000 đồng

Ngoài ra, nếu chậm nộp tiền lệ phí môn bài, khoản tiền phạt sẽ được tính theo công thức:

Tiền phạt = Lệ phí môn bài × 0,03% × số ngày nộp chậm

Quy định miễn lệ phí môn bài

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên.

Lưu ý với doanh nghiệp thành lập trước 25/02/2020

Với các công ty thành lập trước thời điểm này, thời hạn nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động kinh doanh. Thông tin này được ghi tại phần thông tin đăng ký thuế trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý về ngày bắt đầu hoạt động

Nếu doanh nghiệp được thành lập vào cuối tháng, nên cân nhắc đăng ký ngày bắt đầu hoạt động là đầu tháng kế tiếp. Cách này giúp giảm bớt các thủ tục và nghĩa vụ kê khai thuế phát sinh ngay trong tháng đầu.

Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản

Tài khoản ngân hàng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tài chính thuận tiện hơn, đặc biệt trong việc nộp thuế hoặc thanh toán với đối tác. Ngoài ra, theo quy định hiện hành, những giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản, vì vậy việc mở tài khoản ngân hàng gần như là bước cần thiết ngay sau khi thành lập công ty.

Sau khi hoàn tất việc mở tài khoản, trong thời hạn 10 ngày, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến Sở Kế hoạch và Đầu tư để cơ quan quản lý cập nhật thông tin và theo dõi các hoạt động giao dịch của doanh nghiệp.

Mỗi tài khoản ngân hàng chỉ được sử dụng cho một doanh nghiệp duy nhất. Tuy nhiên, một doanh nghiệp có thể đăng ký nhiều tài khoản tại các ngân hàng khác nhau, tùy theo nhu cầu giao dịch hoặc các chương trình ưu đãi, dịch vụ mà từng ngân hàng cung cấp.

Hiện nay, ba ngân hàng lớn và uy tín mà Tân Hoàng đang hợp tác gồm Vietcombank, VietinBank và UOB. Khi khách hàng sử dụng dịch vụ thành lập công ty tại Tân Hoàng, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ miễn phí thủ tục mở tài khoản ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình ban đầu.

Mua chữ ký số

Chữ ký số (hay còn gọi là chữ ký điện tử, token) là thiết bị có hình dạng tương tự một chiếc USB và được xem là công cụ xác thực điện tử quan trọng của doanh nghiệp. Thiết bị này cho phép doanh nghiệp thực hiện nhiều thủ tục trực tuyến như ký hợp đồng điện tử, giao dịch ngân hàng, kê khai và nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội… mà không cần phải đi lại, in ấn hay đóng dấu giấy tờ như trước. Nhờ đó, các giao dịch được xử lý nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Về nguyên tắc sử dụng, một doanh nghiệp có thể đăng ký và sử dụng nhiều chữ ký số khác nhau, tuy nhiên mỗi chữ ký số chỉ được cấp và sử dụng cho duy nhất một doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính bảo mật và xác thực trong các giao dịch điện tử.

Để sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần mua thiết bị từ các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số như Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, Newtel, CA2 (Nacencomm), Safe-CA…. Sau khi mua, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế và xác nhận liên kết với ngân hàng để có thể sử dụng trong các giao dịch điện tử.

Hiện nay, Viettel là một trong những nhà cung cấp chữ ký số được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ hệ thống ổn định và hỗ trợ tốt. Một số gói dịch vụ phổ biến gồm:

Gói / Thời hạn	Giá
1 năm	1.350.000 đồng
2 năm	1.900.000 đồng
3 năm	2.100.000 đồng

Lưu ý: Mức giá trên đã được áp dụng ưu đãi so với giá niêm yết trên hóa đơn.

Treo bảng hiệu công ty

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thể hiện tên công ty tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện bằng hình thức gắn hoặc đặt bảng hiệu rõ ràng.

Vì vậy, nếu công ty không lắp đặt bảng hiệu tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 15 triệu đồng. Ngoài ra, trong một số trường hợp còn có nguy cơ bị khóa mã số thuế theo quy định tại Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP.

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi không cần tìm nhiều nhà cung cấp khác nhau, sau khi sử dụng dịch vụ thành lập doanh nghiệp tại Tân Hoàng, bạn có thể đăng ký thêm dịch vụ làm bảng hiệu mica chất lượng, với mức chi phí chỉ 200.000 đồng cho mỗi bảng hiệu.

Thực hiện thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn

Hiện nay, theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78, tất cả tổ chức, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp và hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp có thể tham khảo chi phí dịch vụ hóa đơn điện tử từ một số nhà cung cấp phổ biến như Easyinvoice, SInvoice Viettel hoặc Mobiphone Invoice. Chi tiết bảng giá dịch vụ hóa đơn điện tử trên toàn quốc được cập nhật tại Luật Tân Hoàng.

Chi phí tham khảo (đã bao gồm VAT):

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử	Chi phí
Easyinvoice	Từ 325.000 đồng
SInvoice Viettel	Từ 143.000 đồng
Mobiphone Invoice	Từ 270.000 đồng

Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ và vốn

Trong quá trình đăng ký thành lập công ty, nếu vẫn còn thiếu một số điều kiện như giấy phép kinh doanh chuyên ngành hoặc chứng chỉ hành nghề (đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện), doanh nghiệp cần sớm bổ sung và hoàn thiện. Việc này giúp đảm bảo hoạt động đúng quy định và hạn chế rủi ro bị xử phạt khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra hoặc thanh tra.

Bên cạnh đó, với các loại hình doanh nghiệp như công ty TNHH, công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh, chủ sở hữu và các thành viên góp vốn phải thực hiện việc góp vốn đúng theo cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu trong quá trình hoạt động phát sinh những khó khăn về tài chính khiến doanh nghiệp không thể góp đủ vốn như đã đăng ký, cần thực hiện thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ theo quy định để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

Tham gia bảo hiểm cho người lao động và thực hiện nghĩa vụ thuế

➨ Về chế độ bảo hiểm cho người lao động

Việc tham gia bảo hiểm cho người lao động là nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định. Tuy nhiên, đối với nhiều công ty mới thành lập, đây lại là nội dung thường bị bỏ sót do chưa nắm rõ thủ tục hoặc quy trình thực hiện.

Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức, doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm cho người lao động. Hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Tờ khai đăng ký đơn vị tham gia và điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
• Danh sách người lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN và BHTNLĐ-BNN

➨ Về nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp

Bên cạnh bảo hiểm, doanh nghiệp cũng cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo quy định. Một số loại thuế và báo cáo quan trọng gồm:

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý
• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có phát sinh
• Các khoản thuế phải nộp như GTGT, TNCN, thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
• Báo cáo quyết toán thuế cuối năm

Việc kê khai và nộp thuế đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro như bị xử phạt do chậm nộp hoặc bị tạm khóa mã số thuế.

Đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty mới thành lập, khi bộ phận kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp là giải pháp phù hợp. Cách này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí tốt hơn và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế.

Tổ chức bộ máy kế toán

Theo quy định tại Điều 1 và Điều 2 của Luật Kế toán 2015, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần nhanh chóng thiết lập hệ thống kế toán. Doanh nghiệp có thể bố trí nhân sự kế toán nội bộ hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán để thực hiện việc ghi nhận các hoạt động kinh tế phát sinh vào chứng từ và sổ sách kế toán. Đồng thời, đơn vị kế toán phải đảm bảo lập và nộp các báo cáo thuế, quyết toán thuế đúng thời hạn và tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành.

Hoàn tất đầy đủ các thủ tục sau khi thành lập sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng quy định và hạn chế rủi ro pháp lý. Chuẩn bị tốt ngay từ đầu cũng là nền tảng quan trọng để công ty vận hành ổn định và phát triển lâu dài.