Tổng hợp các việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập

Một doanh nghiệp, công ty sau khi được thành lập sẽ cần thực hiện rất nhiều các đầu việc liên quan đến thủ tục theo đúng quy định của pháp luật. Như vậy một công ty mới thành lập cần làm những gì? Trong bài viết dưới đây, Luật Tân Hoàng Invest sẽ tổng hợp thông tin chi tiết và chính xác nhất để gửi tới bạn đọc. Cùng theo dõi ngay nhé.

1. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu

Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là bước rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa thành lập.

Chi tiết hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng;
• Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán;
• Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ);
• Tờ khai lệ phí môn bài (có thể nộp qua mạng);
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử.

Tờ khai lệ phí môn bài là quan trọng nhất nên doanh nghiệp cần ưu tiên thực hiện, các hồ sơ còn lại tùy vào Chi cục Thuế mà doanh nghiệp có thể thực hiện sau. Đối với doanh nghiệp thành lập sau 25/02/020, sẽ được miễn lệ phí môn bài năm đầu thành lập theo Theo Điểm c khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP. Cụ thể là:

• Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).
• Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân được miễn lệ phí môn bài.

Hạn chót nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài là trước ngày 30/01 năm sau năm thành lập.

2. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng

Thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho công ty là công việc tiếp theo kế toán cần thực hiện khi mới thanh lap cong ty, doanh nghiệp. Kế toán tiến hành liên hệ với các Ngân hàng thương mại để tiến hành mở tài khoản. Việc này giúp đơn giản hóa các hoạt động thanh toán hóa đơn, mua bán hàng hóa, dịch vụ và nộp thuế.

Khi mở tài khoản, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp thuế điện tử thông qua ngân hàng giao dịch. Bên cạnh đó các khoản chi từ 20 triệu đồng của công ty khi thanh toán từ tài khoản ngân hàng sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thu nhập của doanh nghiệp theo đúng quy định tại Thông tư 173/2016/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP.

Hiện nay có rất nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp, công ty. Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể mở một hoặc nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.

3. Mua chữ ký số

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Đây là một trong số những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau như ký kết hợp đồng online, giao dịch ngân hàng, nộp thuế điện tử, mua bảo hiểm xã hội,…mà không cần in ấn, đi lại. Một doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều chữ ký số tuy nhiên 1 chữ ký số chỉ được dùng cho đúng 1 doanh nghiệp.

4. Treo bảng hiệu công ty

• Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, treo bảng hiệu công ty là công việc bắt buộc thực hiện. Theo đó, bảng hiệu của công ty cần viết hoặc phải gắn tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện (nếu có) của doanh nghiệp.
• Lưu ý khi treo bảng hiệu không được che chắn các không gian thoát hiểm, cứu hỏa, không lấn ra vỉa hè, lòng đường và ảnh hưởng tới giao thông công cộng. Nếu doanh nghiệp không treo bảng hiệu hoặc không thực hiện đúng theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt từ 10 – 15 triệu đồng, nặng nhất có thể bị khóa mã số thuế.

5. Làm thủ tục phát hành hóa đơn

• Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, các công ty, tổ chức và doanh nghiệp kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động mua bán của mình. Kế toán cần thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế trước 2 ngày khi muốn xuất hóa đơn. Thủ tục bao gồm thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn điện tử.

6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn

Các công ty mới thành lập thường gặp phải một trong hai trường hợp: chưa hoàn thành các thông tin, giấy tờ còn thiếu trong quá trình đăng ký hoặc chưa đủ số tiền góp vốn điều lệ.

• Trường hợp thiếu các thông tin, giấy tờ, doanh nghiệp cần hoàn thiện trong thời gian sớm nhất đặc biệt là những giấy tờ như chứng chỉ hành nghề, giấy phép kinh doanh.
• Trường hợp chưa đủ số vốn điều lệ (đối với các công ty cổ phần, TNHH,…) cần hoàn thành cam kết góp vốn trong thời gian 90 ngày sau khi có giấy phép kinh doanh.

Nếu không thực hiện đúng sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

7. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và thành lập công đoàn

Khi công ty thành lập và có sự tham gia của người lao động, doanh nghiệp cần phải tiến hành đóng bảo hiểm xã hội. Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động.

Thành lập công đoàn cũng là một trong số những công việc doanh nghiệp cần thực hiện, theo đó để thành lập công đoàn cơ sở, đơn vị cần có 2 điều kiện sau:

• Công đoàn cơ sở phải được thành lập ở đơn vị sử dụng lao động hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Công đoàn phải có tối thiểu 05 đoàn viên hoặc người lao động trở lên. Các thành viên phải có đơn tự nguyện gia nhập công đoàn.

Thời gian thành lập chậm nhất là 6 tháng tính từ ngày doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động.  Công đoàn đóng vai trò quan trọng trong một công ty, là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên.

Tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động là công việc bắt buộc

8. Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp khấu hao TSCĐ

Doanh nghiệp tiến hành lựa chọn chế độ kế toán dựa trên quy mô (trừ những doanh nghiệp đặc thù như bảo hiểm, ngân hàng), cụ thể chế độ kế toán sẽ được phân chia thành:

• Chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC (doanh nghiệp lớn)
• Chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa)
• Chế độ kế toán theo thông tư 132/2018/TT-BTC (doanh nghiệp siêu nhỏ)

Bên cạnh lựa chọn chế độ kế toán, doanh nghiệp tiếp tục tiến hành chọn phương pháp khấu hao TSCĐ. Việc này đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp bảo toàn vốn cố định, thu hồi được vốn khi tài sản hết hạn sử dụng hoặc xác định hiệu quả tình hình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp.  Có 3 phương pháp khấu hao tài sản cố định bao gồm:

• Phương pháp tuyến tính: Định mức khấu hao như nhau trong thời gian sử dụng tài sản cố định còn gọi là phương pháp đường thẳng.
• Phương pháp khấu hao theo khối lượng sản phẩm: Số lượng sản phẩm được sản xuất trong tháng x Mức trích khấu hao bình quân tính cho một đơn vị sản xuất.
• Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần: Nguyên giá của tài sản tại năm tính khấu hao x Tỷ lệ khấu hao.

9. Nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý

• Theo Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định: “Doanh nghiệp phải tự xác định số thuế thu nhập doanh nghiệp tạm nộp quý (bao gồm cả tạm phân bổ số thuế thu nhập doanh nghiệp cho địa bàn cấp tỉnh nơi có đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh, nơi có bất động sản chuyển nhượng khác với nơi người nộp thuế đóng trụ sở chính) và được trừ số thuế đã tạm nộp với số phải nộp theo quyết toán thuế năm.”
• Theo đó, doanh nghiệp sẽ tính toán và căn cứ dựa trên hiệu quả sản xuất, kinh doanh để tính số thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý và nộp cho cơ quan Thuế. Hạn nộp muộn nhất là vào ngày 30 của tháng đầu quý sau, đây cũng là một trong số những việc yêu cầu công ty mới thành lập cần thực hiện để tránh vi phạm quy định của pháp luật về Thuế.

Như vậy, bài viết đã cung cấp đến bạn đọc thông tin chi tiết nhất trả lời cho câu hỏi công ty mới thành lập cần làm những gì và tổng hợp các việc kế toán cần làm khi công ty mới thành lập. Mong rằng những kiến thức trên của Luật Tân Hoàng Invest sẽ mang lại hữu ích cho bạn, nếu muốn biết thêm bất cứ tin tức nào khác hãy theo dõi chúng tôi để được cập nhật nhanh chóng nhất nhé. Trân trọng