Nếu bạn muốn thành lập công ty đo đạc, chỉ đăng ký doanh nghiệp là chưa đủ. Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ đo đạc và bản đồ phải thực hiện hai bước pháp lý riêng biệt: đăng ký thành lập doanh nghiệp và xin giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ.

Trong kinh nghiệm tư vấn thực tế của tôi, nhiều người nghĩ rằng chỉ cần có công ty và thiết bị đo đạc là có thể nhận dự án ngay. Tuy nhiên, cơ quan quản lý chỉ cho phép doanh nghiệp hoạt động khi đã được cấp giấy phép chuyên ngành. Nếu thiếu bước này, công ty vẫn tồn tại hợp pháp nhưng không được phép cung cấp dịch vụ đo đạc.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình thành lập công ty đo đạc, điều kiện pháp lý cần đáp ứng và những sai sót thường gặp khiến nhiều doanh nghiệp mất thêm thời gian xử lý hồ sơ.

Góc nhìn thực tế khi mở công ty đo đạc

Trên giấy tờ, thủ tục thành lập công ty đo đạc không quá phức tạp. Nhưng khi triển khai thực tế, phần khó nhất lại nằm ở điều kiện cấp giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ.

Theo quy định của Luật Đo đạc và bản đồ 2018, doanh nghiệp muốn hoạt động phải có người phụ trách kỹ thuật chuyên ngành đo đạc với trình độ đại học trở lên và tối thiểu 5 năm kinh nghiệm thực tế. Ngoài ra, người này không được đồng thời đứng tên kỹ thuật cho một tổ chức khác.

Trong quá trình tư vấn cho doanh nghiệp vào đầu năm 2026, tôi từng gặp một trường hợp khá điển hình. Khách hàng đã thành lập công ty đầy đủ, mua thiết bị đo đạc và chuẩn bị nhận dự án khảo sát địa hình. Tuy nhiên, hồ sơ xin giấy phép bị trả lại vì kỹ sư phụ trách kỹ thuật đang đứng tên ở một công ty khác. Doanh nghiệp buộc phải thay nhân sự và làm lại hồ sơ, khiến tiến độ dự án chậm gần hai tháng.

Một vấn đề khác thường gặp là thiết bị đo đạc không có hồ sơ kiểm định hoặc giấy tờ sở hữu rõ ràng. Máy GPS RTK, máy toàn đạc điện tử hay thiết bị bay không người lái đều phải có giấy kiểm định hoặc hiệu chuẩn còn hiệu lực. Trong quá trình thẩm định, cơ quan quản lý có thể kiểm tra thực tế thiết bị của doanh nghiệp. Nếu thiếu giấy tờ kỹ thuật, hồ sơ có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc thậm chí bị từ chối.

Quy trình thành lập công ty đo đạc theo quy định pháp luật

Để mở công ty đo đạc hợp pháp tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện hai giai đoạn chính: thành lập doanh nghiệp và xin giấy phép hoạt động chuyên ngành.

Trước hết, doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin cơ bản để đăng ký kinh doanh như loại hình công ty, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và ngành nghề kinh doanh. Trong lĩnh vực đo đạc, nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn vì cơ cấu quản lý gọn và phù hợp với nhóm kỹ sư cùng góp vốn.

Tên doanh nghiệp phải tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp, bao gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký trước đó. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không được sử dụng tên của cơ quan nhà nước hoặc tổ chức chính trị làm tên riêng nếu chưa được chấp thuận.

Địa chỉ trụ sở phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam và có thông tin liên lạc rõ ràng. Một lưu ý quan trọng là doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư chỉ có chức năng để ở. Nếu đặt văn phòng tại chung cư, tòa nhà đó phải được phép sử dụng cho mục đích thương mại.

Về vốn điều lệ, ngành đo đạc và bản đồ không yêu cầu vốn pháp định. Doanh nghiệp có thể tự quyết định mức vốn phù hợp với quy mô hoạt động. Tuy nhiên, trong thực tế, mức vốn điều lệ từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng thường được lựa chọn để thuận lợi trong giao dịch và đấu thầu dự án.

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Nếu hồ sơ hợp lệ, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thường được cấp sau khoảng ba ngày làm việc.

Xin giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ

Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty vẫn chưa thể hoạt động ngay. Doanh nghiệp cần tiếp tục thực hiện thủ tục xin giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ.

Để được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải chứng minh năng lực chuyên môn, bao gồm đội ngũ kỹ thuật, thiết bị đo đạc và công nghệ phục vụ công việc. Người phụ trách kỹ thuật phải có trình độ đại học chuyên ngành đo đạc hoặc bản đồ và có ít nhất năm năm kinh nghiệm làm việc thực tế. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải có đội ngũ nhân viên kỹ thuật phù hợp với nội dung hoạt động đăng ký.

Cơ quan thẩm định sẽ xem xét hồ sơ nhân sự, kiểm tra hợp đồng lao động và đối chiếu quá trình công tác của kỹ sư với dữ liệu bảo hiểm xã hội. Đây là bước kiểm tra khá chặt chẽ nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ năng lực thực hiện các dự án đo đạc.

Thiết bị và công nghệ đo đạc cũng là yếu tố bắt buộc phải chứng minh trong hồ sơ. Doanh nghiệp cần cung cấp tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng thiết bị, hóa đơn mua sắm và giấy kiểm định kỹ thuật còn hiệu lực.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chuyên môn về tài nguyên và môi trường sẽ tiến hành thẩm định. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Bộ Tài nguyên và Môi trường sẽ cấp giấy phép hoạt động đo đạc và bản đồ. Thời hạn của giấy phép thường là 5 năm, sau đó doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục gia hạn.

Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi làm thủ tục

Qua nhiều hồ sơ tôi từng xử lý, sai sót phổ biến nhất là doanh nghiệp thành lập công ty trước khi chuẩn bị nhân sự kỹ thuật. Khi đến bước xin giấy phép đo đạc mới bắt đầu tìm kỹ sư đủ điều kiện. Điều này khiến công ty tồn tại nhưng không thể hoạt động trong thời gian dài.

Một tình huống khác là doanh nghiệp mua thiết bị đo đạc cũ từ cá nhân hoặc đơn vị khác nhưng không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hoặc giấy kiểm định. Khi hồ sơ được thẩm định, việc chứng minh nguồn gốc và tiêu chuẩn kỹ thuật của thiết bị trở nên rất khó khăn.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp cũng không để ý rằng giấy phép đo đạc chỉ có hiệu lực đối với nội dung hoạt động được cấp phép. Ví dụ, doanh nghiệp đăng ký đo đạc địa hình nhưng lại thực hiện đo đạc địa chính hoặc lập bản đồ công trình thì có thể bị xử phạt do hoạt động ngoài phạm vi giấy phép.

Thành lập công ty đo đạc không chỉ đơn thuần là đăng ký doanh nghiệp mà còn phải đáp ứng điều kiện chuyên ngành theo Luật Đo đạc và bản đồ. Quy trình đúng sẽ gồm hai bước: đăng ký doanh nghiệp và xin giấy phép hoạt động đo đạc.

Điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần chuẩn bị ngay từ đầu là đội ngũ kỹ thuật đủ điều kiện pháp lý và hệ thống thiết bị đo đạc đạt chuẩn. Khi hai yếu tố này được chuẩn bị tốt, việc hoàn tất thủ tục pháp lý thường diễn ra khá nhanh và ít phát sinh vấn đề.

Nếu bạn đang dự định mở công ty đo đạc, việc hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đúng hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí trong giai đoạn khởi nghiệp.