Thủ Tục Thành Lập Công Ty Môi Giới Việc Làm Mới Nhất Năm 2023

Môi giới việc làm là một hoạt động quan trọng trong thị trường lao động, góp phần kết nối giữa người lao động và người sử dụng lao động. Để hoạt động môi giới việc làm được hợp pháp, các doanh nghiệp cần phải đáp ứng các điều kiện và thủ tục theo quy định của pháp luật. Trong bài viết này, Luật Tân Hoàng Invest sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về thủ tục thành lập công ty môi giới việc làm mới nhất năm 2023.

1. Khái niệm công ty môi giới việc làm?

Công ty môi giới việc làm được biết đến là đơn vị trung gian kết nối người lao động và người sử dụng lao động. Giúp người sử dụng lao động tìm kiếm những nhân tài phù hợp theo yêu cầu của mình một cách phù hợp và giúp người lao động tìm được nơi làm việc mới. 

Căn cứ vào “Điều 3 Nghị định 52/2014/NĐ-CP”, các công ty môi giới sẽ thực hiện các hoạt động dịch vụ như:

“1. Tư vấn cho người lao động và người sử dụng lao động, bao gồm:

1. a) Tư vấn nghề cho người lao động về lựa chọn nghề, trình độ đào tạo, nơi học phù hợp với khả năng và nguyện vọng;
2. b) Tư vấn việc làm cho người lao động lựa chọn công việc phù hợp với khả năng và nguyện vọng; kỹ năng thi tuyển; tạo việc làm, tìm việc làm trong và ngoài nước;
3. c) Tư vấn cho người sử dụng lao động tuyển dụng, quản lý lao động; quản trị và phát triển nguồn nhân lực, sử dụng lao động và phát triển việc làm.
4. Giới thiệu việc làm cho người lao động, cung ứng và tuyển lao động theo yêu cầu của người sử dụng lao động, bao gồm:
5. a) Giới thiệu người lao động cần tìm việc làm cho người sử dụng lao động cần tuyển lao động;
6. b) Cung ứng lao động theo yêu cầu của người sử dụng lao động;
7. c) Cung ứng, giới thiệu lao động cho các đơn vị, doanh nghiệp được cấp phép đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng lao động.
8. Thu thập, phân tích, dự báo và cung ứng thông tin thị trường lao động.
9. Tổ chức đào tạo, tập huấn nâng cao năng lực tìm kiếm việc làm và đào tạo kỹ năng, dạy nghề theo quy định của pháp luật.
10. Thực hiện các chương trình, dự án về việc làm.”

2. Thành lập công ty môi giới việc làm cần những điều kiện nào?

Căn cứ vào “Điều 14 Nghị định 23/2021/NĐ-CP” thì điều kiện để thành lập công ty môi giới việc làm được quy định như sau:

“1. Có địa điểm đặt trụ sở, chi nhánh để tổ chức hoạt động dịch vụ việc làm thuộc sở hữu của doanh nghiệp hoặc được doanh nghiệp thuê ổn định theo hợp đồng từ 03 năm (36 tháng) trở lên.

2. Doanh nghiệp đã thực hiện ký quỹ 300.000.000 đồng (Ba trăm triệu đồng).
3. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thực hiện hoạt động dịch vụ việc làm phải bảo đảm điều kiện:
4. a) Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp;
5. b) Không thuộc một trong các trường hợp sau đây: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc liên quan đến dịch vụ việc làm;
6. c) Có trình độ từ đại học trở lên hoặc đã có thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động từ đủ 02 năm (24 tháng) trở lên trong thời hạn 05 năm liền kề trước khi đề nghị cấp giấy phép.”

3. Hồ sơ đăng ký thành lập công ty môi giới việc làm bao gồm những gì?

Căn cứ vào “Điều 17 Nghị định 23/2021/NĐ-CP”, hồ sơ đăng ký thành lập công ty môi giới việc làm sẽ bao gồm:

“1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép của doanh nghiệp theo Mẫu số 02 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này.

2. 01 bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê địa điểm theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này.
3. Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động dịch vụ việc làm theo Mẫu số 03 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này.
4. Bản lý lịch tự thuật của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp theo Mẫu số 04 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này.
5. Phiếu lý lịch tư pháp số 1 theo quy định pháp luật về lý lịch tư pháp của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trường hợp người đại diện là người nước ngoài không thuộc đối tượng cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 thì được thay thế bằng phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài.

Các văn bản nêu tại khoản này được cấp trước ngày nộp hồ sơ không quá 06 tháng. Văn bản bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt, chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.

6. 01 bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu bằng cấp chuyên môn theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 14 hoặc một trong các văn bản chứng minh thời gian trực tiếp làm chuyên môn hoặc quản lý dịch vụ việc làm hoặc cung ứng lao động của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:
7. a) Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, giao nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
8. b) Bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao, xuất trình bản gốc để đối chiếu quyết định bổ nhiệm (đối với người làm việc theo chế độ bổ nhiệm) hoặc văn bản công nhận kết quả bầu (đối với người làm việc theo chế độ bầu cử) của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đối với trường hợp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm).

Các văn bản quy định tại điểm a, điểm b khoản này là văn bản của nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt, chứng thực và được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật.”

4. Thủ tục để thành lập công ty môi giới việc làm năm 2023

Căn cứ vào “Điều 18 Nghị định 23/2021/NĐ-CP”, dịch vụ thành lập công ty môi giới được thực hiện theo các bước như sau:

4.1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ liên quan. Các loại giấy tờ cần thiết này có thể là:

• Đơn đề nghị cấp phép kinh doanh 
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 
• Giấy chứng nhận tiền ký quỹ hoạt động kinh doanh
• Tờ khai lý lịch người đại diện
• Bằng cấp chuyên môn

4.2. Xin giấy phép kinh doanh môi giới việc làm

Sau khi hoàn tất phần hồ sơ, doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nơi dự định đặt trụ sở chính). Hồ sơ này gửi đi nhằm xin cấp giấy phép kinh doanh thành lập công ty môi giới việc làm.

4.3. Chờ cấp giấy biên nhận

Sau khi tiếp nhận và kiểm tra đầy đủ giấy tờ, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ cấp giấy biên nhận. Giấy biên nhận sẽ được ghi rõ ngày, tháng, năm nhận hồ sơ xin giấy phép kinh doanh.

4.4. Chờ cấp giấy phép kinh doanh

Trong vòng 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ theo quy định, các cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và cấp giấy phép kinh doanh. Trường hợp hồ sơ đáp ứng đủ các yêu cầu theo quy định, cơ quan sẽ tiến hành cấp giấy phép kinh doanh. 

4.5. Trả lời từ cơ quan nhà nước

Ngược lại với trường hợp trên, nếu doanh nghiệp không được cấp giấy phép kinh doanh thì  sẽ có văn bản từ cơ quan gửi về doanh nghiệp với lý do cấp phép thất bại.

5. Những việc cần làm khi đã được cấp phép thành lập công ty môi giới việc làm

Doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc khi được cấp phép thành lập công ty, cụ thể:

5.1. Công bố nội dung đăng ký 

• Thời hạn công bố: Doanh nghiệp phải thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong vòng tối đa 30 ngày kể từ ngày nhận được giấy phép đăng ký kinh doanh.
• Nội dung đăng ký doanh nghiệp cần được công bố trên cổng thông tin điện tử quốc gia. 
• Nội dung công bố bao gồm các thông tin quan trọng như ngành, nghề kinh doanh mà công ty hoạt động. Trong đó gồm: danh sách cổ đông sáng lập (nếu có) và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với thành lập công ty cổ phần). 
• Đảm bảo rằng bạn đã đóng đầy đủ lệ phí theo quy định để tránh bị xử phạt hành chính.

5.2. Khắc con dấu doanh nghiệp

• Số lượng và hình thức con dấu: Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về số lượng và hình thức dấu công ty. 

• Doanh nghiệp cần tìm đến một đơn vị khắc dấu có uy tín và chất lượng để thực hiện quá trình khắc con dấu. 

• Thông tin trên dấu: Đảm bảo đầy đủ tên doanh nghiệp và mã số. Thông tin trên dấu công ty cần phản ánh chính xác thông tin đăng ký doanh nghiệp.

5.3. Thông báo phát hành hóa đơn và bảng hiệu

• Phát hành hóa đơn: Công ty cần phát hành hóa đơn theo quy định của pháp luật, đặc biệt là hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn VAT). Công ty có thể mua hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp hóa đơn có thẩm quyền cung cấp hóa đơn hoặc từ cơ quan thuế.

• Bảng hiệu công ty là một phần quan trọng để công ty giới thiệu và quảng cáo về mình. Bảng hiệu cần chứa đầy đủ thông tin cơ bản về công ty, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có) và các thông tin liên hệ khác. Bảng hiệu nên được đặt ở vị trí dễ thấy và dễ tiếp cận cho khách hàng và đối tác. Điều này giúp xây dựng sự tin tưởng và tạo dấu ấn thương hiệu.

5.4. Mua chữ ký số điện tử

• Đăng ký mua chữ ký số online: Chữ ký số online là một công cụ quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch trực tuyến và đóng thuế trực tuyến. Để sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần đăng ký tại một Cơ quan cấp chữ ký số có thẩm quyền.
• Kích hoạt chức năng đóng thuế trực tuyến cho tài khoản ngân hàng: Cần liên hệ với ngân hàng mà công ty sử dụng để mở tài khoản ngân hàng và yêu cầu kích hoạt chức năng đóng thuế trực tuyến. 
• Khi đã có chữ ký số và tài khoản ngân hàng đã kích hoạt, kế toán của công ty có thể sử dụng chúng để thực hiện việc đóng thuế online và nộp tờ khai thuế trực tuyến. 

5.5. Hoàn tất thủ tục đăng ký tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

• Thủ tục đăng ký tài khoản: Chủ doanh nghiệp cần đến ngân hàng, mang theo các tài liệu và giấy tờ quan trọng như con dấu, giấy phép đăng ký doanh nghiệp, CCCD/CMND,…. 
• Thông báo Sở Kế hoạch và Đầu tư: Sau khi có tài khoản ngân hàng, công ty cần thông báo về việc này đến Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh hoặc địa phương có thẩm quyền.

5.6. Thực hiện kê khai và đóng thuế doanh nghiệp

• Công ty cần thực hiện kê khai thuế đầy đủ về các khoản thuế phải đóng. Thời hạn kê khai và nộp thuế là rất quan trọng, và việc tuân thủ thời hạn đảm bảo tính hợp pháp và tránh xử phạt hành chính.
• Loại thuế cần đóng:
  • Thuế giá trị gia tăng (VAT): theo chu kỳ quý.
  • Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): được tính dựa trên mức lợi nhuận hằng năm của công ty và cần được đóng vào cuối năm tài chính.
  • Thuế môn bài: trong vòng 30 ngày kể từ khi thành lập. Mức thuế môn bài được xác định dựa trên mức vốn điều lệ công ty.

• Công ty cần sử dụng hình thức kê khai và nộp thuế phù hợp với từng loại thuế và quy định của cơ quan thuế. Có thể có hình thức kê khai và nộp thuế trực tuyến hoặc truyền thống.
• Công ty cần duy trì tài liệu và hồ sơ tài chính cẩn thận để dễ dàng kiểm tra và xác minh. Điều này cũng hữu ích trong trường hợp kiểm toán thuế.

6. Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi thành lập công ty môi giới việc làm

Bạn cần lưu ý một số điều sau khi thành lập công ty môi giới việc làm, cụ thể:

• Về tên và địa chỉ công ty: 
  • Tên công ty không được phép trùng với các công ty đã niêm yết trên thị trường. Không được phép sử dụng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị,… trừ trường hợp có sự đồng ý từ cơ quan, tổ chức đó. 
  • Địa chỉ của công ty không được phép đặt tại các khu chung cư, nhà tập thể,… những nơi bị cấm kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp kiệm chi phí thì văn phòng có thể đặt tại nhà riêng, có địa chỉ rõ ràng.
• Về vốn điều lệ:
  • Doanh nghiệp cần chuẩn bị vốn đầy đủ, bởi chi phí ban đầu mở công ty khá cao. 
  • Khi thành lập công ty mới, doanh nghiệp cần phải kê khai vốn điều lệ, đây là điều vô cùng quan trọng.
  • Trường hợp doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh không có yêu cầu về vốn thì doanh nghiệp có thể kê khai vốn điều lệ tuỳ thuộc vào khả năng cũng như điều kiện của mình.
  • Trường hợp doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh yêu cầu về vốn thì doanh nghiệp cần tiến hành kê khai vốn điều lệ theo quy định của Nhà nước.
• Về người đại diện pháp luật của doanh nghiệp:
  • Doanh nghiệp cần chuẩn bị cho mình một đại diện pháp lý có năng lực, bởi đây sẽ là người quyết định những công việc quan trọng của công ty.
  • Người đại diện pháp lý của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện quyền và nghĩa vụ từ những giao dịch của doanh nghiệp.
  • Đối với công ty TNHH hoặc công ty cổ phần có thể có một hay nhiều đại diện pháp lý.

7. Trường hợp nào công ty môi giới việc làm bị thu hồi giấy phép kinh doanh

Căn cứ theo “Điều 21 Nghị định 23/2021/NĐ-CP”, công ty môi giới có thể bị thu hồi giấy phép kinh doanh trong một số trường hợp sau:

“1. Doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép trong các trường hợp sau đây:

1. a) Chấm dứt hoạt động dịch vụ việc làm theo đề nghị của doanh nghiệp;
2. b) Doanh nghiệp giải thể hoặc bị Tòa án ra quyết định tuyên bố phá sản;
3. c) Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
4. d) Cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân khác sử dụng giấy phép;

đ) Bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hoạt động dịch vụ việc làm từ 03 lần trong khoảng thời gian tối đa 36 tháng kể từ ngày bị xử phạt lần đầu tiên hoặc cố tình không chấp hành quyết định xử phạt;

1. e) Doanh nghiệp có hành vi giả mạo các văn bản trong hồ sơ đề nghị cấp, gia hạn, cấp lại giấy phép hoặc tẩy xóa, sửa chữa nội dung giấy phép đã được cấp;
2. g) Không đảm bảo một trong các điều kiện quy định tại Điều 14 Nghị định này;
3. h) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nước ngoài không đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam theo quy định tại Điều 151 của Bộ luật Lao động năm 2019.
4. Hồ sơ đề nghị thu hồi giấy phép đối với trường hợp quy định tại các điểm a, b, c khoản 1 Điều này, gồm:
5. a) Văn bản đề nghị thu hồi giấy phép theo Mẫu số 05 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này;
6. b) Giấy phép đã được cấp hoặc văn bản cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật của doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm đối với trường hợp giấy phép bị mất;
7. c) Báo cáo tình hình hoạt động dịch vụ việc làm của doanh nghiệp theo Mẫu số 08 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này.
8. Trình tự, thủ tục thu hồi giấy phép đối với trường hợp quy định tại các điểm a, b, c khoản 1 Điều này như sau:
9. a) Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ theo quy định tại khoản 2 Điều này đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
10. b) Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và cấp giấy biên nhận ghi rõ ngày, tháng, năm nhận đủ hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đảm bảo theo quy định, cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thu hồi giấy phép của doanh nghiệp. Quyết định thu hồi giấy phép theo Mẫu số 06 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định này.
11. Trình tự, thủ tục thu hồi giấy phép đối với trường hợp quy định tại các điểm d, đ, e, g và điểm h khoản 1 Điều này như sau:
12. a) Khi phát hiện hoặc theo yêu cầu của kiến nghị thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với doanh nghiệp thuộc trường hợp quy định tại các điểm d, đ, e, g khoản 1 Điều này, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thực hiện kiểm tra, thu thập các bằng chứng liên quan hoặc nghiên cứu hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền chuyển đến và trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy phép;
13. b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi giấy phép, doanh nghiệp hoạt động dịch vụ việc làm có trách nhiệm nộp lại giấy phép cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
14. Doanh nghiệp không được cấp giấy phép trong thời hạn 03 năm, kể từ ngày bị thu hồi giấy phép vì vi phạm các nội dung quy định tại các điểm d, đ, e, g, h khoản 1 Điều này.”

8. Những câu hỏi thường gặp khi thành lập công ty môi giới việc làm

Dưới đây là một số dạng câu hỏi thường gặp khi quyết định thành lập công ty môi giới việc làm:

8.1. Giấy phép môi giới việc làm có hiệu lực trong thời gian bao lâu?

Thời hạn của Giấy phép môi giới việc làm đã được quy định rất rõ ràng theo quy định của “Nghị định 23/2021/NĐ-CP”. Theo khoản 2 của Điều 16 trong Nghị định này, thời hạn tối đa của giấy phép môi giới việc làm là 60 tháng. Sau 60 tháng, người hoạt động có thể lựa chọn gia hạn giấy phép để tiếp tục hoạt động hoặc có thể quyết định chấm dứt hoạt động môi giới việc làm. 

8.2. Công ty môi giới có quyền thu phí giới thiệu không?

Công ty môi giới giới thiệu việc làm được phép thu tiền phí theo quy định của “Nghị định 23/2021/NĐ-CP”. Cụ thể, công ty môi giới có thể thu tiền phí trong các trường hợp sau:

• Tư vấn: 
  • Đối với người lao động, mức phí thu không được quá 10.000 đồng/lần/người.
  • Đối với người sử dụng lao động, mức phí thu không được quá 20.000 đồng/lần/người.

• Giới thiệu việc làm:
  • Đối với người lao động, mức phí thu không được quá 200.000 đồng.
  • Đối với người sử dụng lao động, mức phí thu không được quá 20% của tổng tiền lương 1 tháng được ghi trong hợp đồng lao động.

• Cung ứng lao động và tuyển lao động theo yêu cầu của người sử dụng lao động:
  • Đối với người lao động, mức phí thu không được quá 20% của tổng tiền lương 1 tháng được ghi trong hợp đồng lao động.
  • Đối với người sử dụng lao động, mức phí thu không được quá 30% của tổng tiền lương 1 tháng được ghi trong hợp đồng lao động.

8.3. Cơ quan nào chịu trách nhiệm cấp giấy phép kinh doanh?

Cơ quan chịu trách nhiệm cấp giấy phép môi giới việc làm là UBND cấp tỉnh hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội. Theo “Điều 15 Nghị định 23/2021/NĐ-CP”, cơ quan nhà nước có thẩm quyền ủy quyền tại UBND cấp tỉnh (nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính) để cấp, gia hạn, cấp lại, thu hồi giấy phép đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực môi giới việc làm. 

Thủ tục thành lập công ty môi giới việc làm khá phức tạp và cần nhiều thời gian. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy định của pháp luật. Nếu bạn đang có nhu cầu thành lập công ty môi giới việc làm, hãy liên hệ với Luật Tân Hoàng Invest để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục thành lập công ty môi giới việc làm một cách nhanh chóng và hiệu quả.