Mô hình cơ cấu tổ chức công ty – Hướng dẫn xây dựng, tổ chức

Cơ cấu tổ chức công ty đóng vai  trò rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình vận hành của một doanh nghiệp. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức cho công ty một cơ cấu ổn định sẽ giúp quá trình vận hành doanh nghiệp trở lên trơn tru, hiệu quả hơn. Hôm nay, hãy cùng Luật Tân Hoàng tìm hiểu về cơ cấu tổ chức công ty trong bài viết này nhé.

Cơ cấu tổ chức công ty là gì?

Khái niệm về cơ cấu tổ chức của công ty được hiểu là tập hợp các quy tắc, vai trò, mối quan hệ và trách nhiệm xác định cách thức hoạt động của tổng hợp những phòng ban, các cá nhân trong công ty được định hướng để đạt được các mục tiêu cụ thể riêng.

Vì vậy, cơ cấu tổ chức chính là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp, đồng thời tác động trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp bởi việc phân chia cụ thể trách nhiệm quyền hạn sẽ giúp tăng hiệu suất, chất lượng và kết quả công việc.

Cơ cấu của tổ chức được biểu đạt dưới dạng sơ đồ còn được gọi là mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Trong sơ đồ tổ chức này sẽ gồm có:

• Các cấp quản lý, cấp công ty, cấp đơn vị, cấp chức năng như Giám đốc, trưởng phòng, trưởng nhóm, nhân viên, trợ lý,… Các cấp này được phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc cao thấp khác nhau.
• Các phòng ban như phòng tổ chức, phòng kinh doanh, phòng sản xuất, phòng kế toán, phòng Marketing,… Những bộ phận phòng ban này trong cơ cấu thể hiện sự phân chia chức năng theo chiều ngang, có tính chuyên môn hóa trong phân công lao động quản lý.

Vai trò của cơ cấu công ty

Việc sơ đồ hóa tổ chức thể hiện cấu trúc bên trong của một công ty một cách chi tiết về vai trò, trách nhiệm và cả những mối quan hệ giữa các cá nhân, tổ chức, phòng ban trong một tổ chức rất quan trọng. Mô hình cơ cấu tổ chức giúp ích rất nhiều trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, cụ thể:

• Phản ánh một cách chính xác cấu trúc hệ thống thứ bậc cũng như nội bộ doanh nghiệp.
• Mô hình cơ cấu tổ chức giúp nhân sự dễ nắm bắt cơ cấu bộ máy của doanh nghiệp.
• Chuyên môn hóa cụ thể của từng vị trí, các phòng ban trong công ty.
• Thuận tiện cho việc lưu trữ và quản lý thông tin cá nhân của nhân sự dễ dàng hơn.
• Bộ phận quản lý khái quát và dễ dàng trong quản lý nhân sự.
• Nhân sự sẽ hiểu  được lộ trình phát triển công việc.

Các kiểu cơ cấu tổ chức của 1 công ty

Trong thực tế không có một mô hình mẫu cơ cấu tổ chức công ty nào đó bởi mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt trong cách quản trị và vận hành. Hơn thế, thị trường liên tục thay đổi khiến cho các doanh nghiệp cũng phải thay đổi để phù hợp và thích nghi với sự thay đổi liên tục. Chính vì vậy, những nhà lãnh đạo – người đứng đầu một doanh nghiệp cần cân nhắc để có sự điều chỉnh cho phù hợp. Cùng tham khảo một số kiểu cơ cấu cơ bản dưới đây:

Cơ cấu theo trực tuyến

Cơ cấu theo trực tuyến là kiểu cơ cấu mô hình quản lý doanh nghiệp khá phổ biến hiện nay, thể hiện mối quan hệ giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Trong đó nhà quản lý chính là người ra quyết định, chỉ đạo và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại trọng các bộ phận có mối liên hệ mật thiết. Người phụ trách phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những người dưới quyền mình.

• Mô hình này rất phù hợp với những tổ chức có một người đứng đầu tập trung và thống nhất. Với sự biến đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh hiện tại, kiểu cơ cấu này giúp cho cơ cấu tổ chức nhanh nhạy linh hoạt hơn. Đồng thời giúp cho tổ chức thống nhất trong quyết định và đoàn kết hướng tới mục tiêu chung.
• Tuy nhiên, kiểu cơ cấu này cũng có nhược điểm là bỏ lỡ những chuyên gia ở các lĩnh vực nên đòi hỏi người đứng đầu phải có kiến thức toàn diện để có thể bao quát và quản lý hiệu quả.
• Kiểu cơ cấu này phù hợp với những tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, đồng thời không quá phức tạp trong khâu quản lý.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Trong mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng từng chức năng quản lý sẽ được tách riêng do một bộ phận một cơ quan có chuyên môn riêng đảm nhận. Mô hình này là yêu cầu những nhân sự chức năng phải là người hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Đây được đánh giá là kiểu cơ cấu có tính chuyên môn hóa rất cao.

• Thực hiện cơ cấu kiểu này làm cho việc chuyên môn hoá các chức dễ dàng thực hiện giúp thuận tiện cho việc quản lý. Điều này làm thu hút đối với các chuyên gia có nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý.
• Hạn chế được sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Đề cao tính chuyên môn hoá làm tăng kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề. Độ rủi ro của mô hình này thấp hơn khi so với mô hình cơ cấu trực tuyến.

Cơ cấu tổ chức theo ma trận

• Đây là kiểu mô hình tổ chức linh động, cơ cấu ma trận giúp cho doanh nghiệp có thể xây dựng bộ máy quản lý dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Tuy nhiên, kiểu mô hình này được đánh giá là khó nhất vì nguồn lực của doanh nghiệp bị kéo theo nhiều hướng khác nhau nên buộc phải sử dụng nhiều nhân lực để quản lý nhưng bù lại sẽ làm hiệu suất công việc tăng đáng kể.

• Mô hình tổ chức cơ cấu ma trận thường được các doanh nghiệp quy mô lớn, kinh doanh đa lĩnh vực, với những mối quan hệ hợp tác theo chiều sâu lựa chọn.
• Mô hình này xác định rõ vị trí của từng nhân sự trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp, mối liên hệ đa chiều. Đồng thời cho phép nhân sự có thể tham gia nhiều hoạt động cũng như dự án của doanh nghiệp
• Tuy nhiên việc hỗ trợ đa chiều vừa là ưu điểm vừa là khuyết điểm của mẫu cơ cấu này do dễ bị rối loạn trong quá trình quản lý do nhân sự khi tham gia nhiều dự án khác nhau nên thường không tập trung, dễ bị phân tán.

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

• Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là kiểu mô hình tổ chức mà mỗi bộ phận sẽ tập trung vào một sản phẩm hoặc dịch vụ khác và hoạt động riêng lẻ, độc lập trong công ty. Kiểu mô hình này đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất đòi hỏi từng đội ngũ nhân sự cho những  sản phẩm riêng biệt để hỗ trợ sản phẩm.

• Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm sẽ có nhiều bộ quản lý khác nhau cùng số lượng nhân sự tương đối đông. Với chuyên môn riêng như: phòng sale, phòng marketing,… với những sản phẩm khác nhau.
• Mô hình này giúp cho doanh nghiệp quản lý được rủi ro, doanh nghiệp hoạt động linh hoạt và rút ngắn được chu kỳ phát triển. Đối với nhân viên, kiểu cơ cấu này cho phép nhân viên chuyên môn hóa.
• Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức theo sản phẩm lại khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy mô, dễ bị sao chép sản phẩm, chức năng, mất quyền quản lý tập trung,…

Cơ cấu tổ chức phân nhóm

• Cấu trúc tổ chức theo nhóm sẽ thường hướng tới một mục tiêu chung của doanh nghiệp trong khi thực hiện các nhiệm vụ cá nhân của họ. So với các kiểu cơ cấu khác thì cơ cấu tổ chức tương đối linh hoạt khi giải quyết vấn đề, quyết định và làm việc theo nhóm.
• Thường thì trong kiểu tổ chức này, các nhân sự sẽ làm việc trong cùng một dự án. Khi đó, người quản lý sẽ đóng vai trò thiết lập các mục tiêu, đưa ra chỉ số quan trọng. Các thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm để đạt được các yêu cầu này.
• Kiểu mô hình này làm tăng đáng kể năng suất, hiệu suất công việc đáng kể và thúc đẩy khả năng tư duy rất tốt cho các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, cách tổ chức như vậy đi ngược lại so với khuynh hướng tự nhiên của một số công ty về cơ cấu phân cấp thuần túy.

Cơ cấu công ty theo thị trường

• Là một dạng khác của cơ cấu tổ chức bộ phận, cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường có các bộ phận, ngành và từng loại khách hàng phù hợp. Cơ cấu tổ chức theo nhóm hiện nay phổ biến tại các tổ chức có sản phẩm/dịch vụ dành riêng có phân đoạn thị trường cụ thể.

• Các doanh nghiệp nếu có kiến thức chuyên môn sâu về đoạn thị trường đó sẽ đạt được hiệu quả cao. Mô hình tổ chức này giúp doanh nghiệp có nhận định chính xác về sự thay đổi nhu cầu của thị trường cũng như tệp khách hàng cụ thể.
• Bên cạnh đó, kiểu cơ cấu này tạo ra quá nhiều quyền làm chủ nên dẫn đến việc các bộ phận trong doanh nghiệp phát triển không tương thích với nhau và dễ làm trùng lặp các hoạt động mà bộ phận khác đang xử lý.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức vòng tròn

• Dựa trên hệ thống phân cấp mà cơ cấu theo vòng tròn hoạt động được xây dựng. Các vòng trong thể hiện cho lãnh đạo và nhân sự cấp cao và những vòng ngoài thể hiện cho nhân sự cấp dưới. Giám đốc hay các nhà lãnh đạo là trung tâm của tổ chức, truyền bá tầm nhìn ra bên ngoài thay vì được xem là người đứng đầu của tổ chức.

• Mô hình cơ cấu này giúp tăng khả năng trao đổi, giao tiếp của các bộ phận khác nhau so với những cấu trúc khác.
• Với nhân sự mới sẽ gặp khó khăn khi phải ghi nhớ mô hình này. Đồng thời cấu trúc hình tròn khiến cho các bạn nhân viên mới khó xác định được đâu là cấp trên gây bất cập trong quá trình làm việc .

Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty

Việc vận hành, doanh nghiệp sẽ không tránh khỏi việc gặp những yếu tố tác động ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cần tìm hiểu, nghiên cứu và đánh giá chính  xác các yếu tố này như sau:​

• Yếu tố môi trường: Là những vấn đề tác động từ bên ngoài vào, ít có khả năng thay đổi. Nó có thể liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ….
• Từ chiến lược kinh doanh: Chính là yếu tố quan trọng vì đây là tiền đề khi xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản.
• Từ công nghệ và nguồn nhân lực: Được nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng đây chính là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Mỗi cơ cấu tổ chức sẽ phù hợp với từng doanh nghiệp riêng. Trên đây là những chia sẻ về cơ cấu tổ chức công ty của Luật Tân Hoàng gửi đến bạn đọc. Mong rằng bài viết đã đem đến những thông tin bổ ích cho những ai đang quan tâm. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết.