Điều kiện, thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu 2026

Bạn đang có ý định khởi nghiệp trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhưng không biết làm thế nào để chuẩn bị thủ tục và hồ sơ cần thiết? Có lẽ bạn cảm thấy bối rối nhưng đừng lo lắng, Luật Tân Hoàng sẽ chia sẻ với bạn những kinh nghiệm quý báu về việc thành lập công ty xuất nhập khẩu để giúp bạn điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Điều kiện thành lập công ty xuất nhập khẩu

Thành lập công ty xuất nhập khẩu là bước khởi đầu để doanh nghiệp tham gia hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa với thị trường quốc tế. Theo quy định pháp luật Việt Nam, hoạt động xuất nhập khẩu thông thường không phải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện riêng khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Vì vậy, cá nhân và tổ chức có thể đăng ký công ty xuất nhập khẩu theo thủ tục thành lập doanh nghiệp thông thường, không bắt buộc phải xin giấy phép xuất nhập khẩu riêng chỉ để thành lập công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện chung về chủ thể thành lập, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, hồ sơ đăng ký và những yêu cầu pháp lý liên quan đến loại hình doanh nghiệp lựa chọn.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam không có vốn đầu tư nước ngoài, Luật Quản lý ngoại thương 2017 cho phép thực hiện hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu không phụ thuộc vào ngành nghề đã đăng ký kinh doanh, trừ các trường hợp pháp luật hạn chế hoặc cấm. Tuy nhiên, điều kiện thành lập công ty và điều kiện kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu là hai vấn đề khác nhau. Tùy theo tính chất sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải xin giấy phép chuyên ngành, thực hiện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi đưa hàng hóa qua biên giới.

Cụ thể, doanh nghiệp cần lưu ý những yêu cầu sau:

• Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp nên đăng ký các ngành nghề phù hợp với hoạt động mua bán, phân phối hoặc sản xuất hàng hóa dự kiến kinh doanh. Việc đăng ký ngành nghề cần tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
• Giấy phép xuất nhập khẩu chuyên ngành: Những mặt hàng thuộc diện quản lý bằng giấy phép phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép trước khi thực hiện hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Kiểm tra chất lượng và kiểm dịch: Hàng hóa thuộc diện kiểm dịch động vật, thực vật, kiểm tra an toàn thực phẩm hoặc chất lượng sản phẩm phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu theo quy định.
• Danh mục hàng hóa bị cấm hoặc tạm ngừng: Doanh nghiệp không được xuất nhập khẩu những mặt hàng thuộc danh mục cấm hoặc đang bị tạm ngừng theo quy định pháp luật.
• Điều kiện đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài: Nhà đầu tư nước ngoài cần xem xét thêm các quy định về quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu, phạm vi hoạt động và điều kiện tiếp cận thị trường.
• Thủ tục hải quan: Trước khi thực hiện giao dịch, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ, xác định mã HS, chính sách thuế và thực hiện khai báo hải quan theo quy định.

Công ty xuất nhập khẩu (XNK) là gì?

Xuất nhập khẩu là hoạt động kinh doanh liên quan đến việc hàng hóa di chuyển giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ. Đây bao gồm hai hoạt động cơ bản: xuất khẩu và nhập khẩu hàng hoá. Xuất khẩu là hành động của một quốc gia hoặc khu vực đưa hàng hoá ra khỏi lãnh thổ của họ và bán cho quốc gia hoặc khu vực khác. Ngược lại, nhập khẩu là hành động đưa hàng hóa vào lãnh thổ của một quốc gia từ quốc gia hoặc khu vực khác.

Định nghĩa khái niệm công ty xuất nhập khẩu

Căn cứ theo Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 quy định:

• “Xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”.
• “Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hoá được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”.

Hiện nay, Việt Nam chủ yếu xuất khẩu các sản phẩm nông sản như gạo, cà phê, hồ tiêu, chè, rau quả tươi, cùng với sản phẩm nông nghiệp khác. Việc này là một phần lớn do Việt Nam có nền nông nghiệp phát triển và cũng có thể tận dụng được lợi thế này để thúc đẩy phát triển kinh tế quốc gia. Ngoài nông sản, nước ta cũng nhập khẩu hàng hoá công nghệ như máy tính, ô tô, linh kiện điện tử và các sản phẩm công nghiệp khác để đáp ứng nhu cầu trong phát triển công nghiệp và dịch vụ.

Thủ tục thành lập công ty xuất nhập khẩu

Để thành lập công ty xuất nhập khẩu, người thành lập cần tuân thủ các bước sau và chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

Quy trình thành lập công ty cho doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người thành lập công ty cần chuẩn bị một số giấy tờ quan trọng như:

• Tên, địa chỉ trụ sở của công ty.
• Ngành nghề kinh doanh.
• Vốn điều lệ và tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần với công ty cổ phần.
• Thông tin của chủ sở hữu, thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập. Phần vốn góp và giá trị vốn góp của thành viên; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần của cổ đông sáng lập.
• Quyền và nghĩa vụ của thành viên công ty, cổ đông công ty.
• Cơ cấu tổ chức của công ty.
• Người đại diện theo pháp luật của công ty, quyền và nghĩa vụ liên quan.
• Thể thức thông qua quyết định của công ty. Nguyên tắc giải quyết các tranh chấp trong nội bộ công ty.
• Nguyên tắc phân chia lợi nhuận.
• Trường hợp giải thể, trình tự giải thể và xử lý lỗ trong kinh doanh.
• Thể thức, điều kiện sửa đổi và bổ sung điều lệ.

– Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập của công ty

– Giấy tờ pháp lý cá nhân của các thành viên, cổ đông là cá nhân và giấy đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập, giấy tờ pháp lý liên quan của thành viên, cổ đông là tổ chức.

– Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền và giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo ủy quyền .

– Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với trường hợp cổ đông công ty là nhà đầu tư nước ngoài.

–  Văn bản ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Hồ sơ được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh- Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đăng ký địa chỉ trụ sở chính.
• Có hai phương thức nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh: trực tuyến trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc nộp trực tiếp.

Bước 3: Bố cáo thông tin và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Sau khi hồ sơ được Phòng đăng ký kinh doanh chấp thuận, Công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bố cáo thông tin doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Vốn thành lập công ty XNK

Khi đăng ký thành lập công ty xuất nhập khẩu, việc xác định mức vốn điều lệ ban đầu là một bước quan trọng. Hiện tại, quy định về mức vốn điều lệ của công ty xuất nhập khẩu được điều chỉnh như sau:

Mức vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài của nhiều công ty

• Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan:
• Không quy định về mức vốn điều lệ tối thiểu áp dụng cho công ty xuất nhập khẩu. Điều này tạo sự linh hoạt để lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với nhu cầu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ, có thể đăng ký vốn điều lệ chỉ từ 5 triệu đồng và vẫn có thể hoàn toàn thực hiện hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, một số ngành nghề đặc thù có quy định riêng về vốn: Các ngành nghề đặc thù như bảo vệ, sản xuất phim, bảo hiểm có quy định riêng về mức vốn ký quỹ hoặc vốn pháp định. Trong trường hợp này, mức tối thiểu của vốn điều lệ phải tuân thủ theo những yêu cầu cụ thể của ngành đó.
Tác động của mức vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng đến mức lệ phí môn bài hàng năm của công ty. Do đó, việc chọn mức vốn điều lệ cần được xem xét cẩn thận. Cụ thể như sau:

• Mức 1: Đóng 3 triệu VNĐ/năm, nếu vốn điều lệ > 10 tỷ đồng.
• Mức 2: Đóng 2 triệu VNĐ/năm, nếu vốn điều lệ =< 10 tỷ đồng.

Tổng hợp mã ngành nghề kinh doanh XNK

Khi tiến hành đăng ký công ty xuất nhập khẩu, doanh nghiệp linh hoạt để đăng ký các ngành nghề kinh doanh theo nhu cầu của họ. Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp đăng ký hoạt động xuất nhập khẩu với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Dưới đây là một số ví dụ về mã ngành nghề của công ty xuất nhập khẩu có thể tham khảo:

Một số mã ngành nghề của công ty kinh doanh xuất nhập khẩu

Một số kinh nghiệm cần thiết khi thành lập công ty XNK

Kinh nghiệm thành lập công ty xuất nhập khẩu đòi hỏi sự chú tâm đến nhiều yếu tố quan trọng. Dưới đây là một số thứ quan trọng cần lưu ý:

Những kinh nghiệm cần thiết khi thành lập công ty XNK:

• Thứ nhất, đầu tiên nên tiến hành một nghiên cứu thị trường cẩn thận để hiểu rõ tiềm năng, cơ hội, và rủi ro. Điều này giúp xác định chiến lược và sản phẩm phù hợp.
• Thứ hai, cần xác định loại hình công ty (công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh) và thực hiện đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Thứ ba, mối quan hệ với những đối tác chiến lược và khách hàng quốc tế rất quan trọng. Cần đầu tư thời gian và tài nguyên vào việc xây dựng và duy trì mạng lưới này.
• Thứ tư, làm việc với các cơ quan nhà nước và các bên liên quan để đảm bảo tuân thủ quy định về xuất nhập khẩu. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết về quy tắc và quy định của cơ quan nhà nước và hải quan, đảm bảo rằng công ty tuân thủ mọi quy định.
• Thứ năm, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng giao dịch và tài chính hiệu quả. Một hệ thống quản lý chất lượng giao dịch và tài chính tốt giúp đảm bảo rằng các giao dịch xuất nhập khẩu diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả và tuân theo các quy định.

Bài viết trên Luật Tân Hoàng đã trình bày một cách cụ thể và chính xác về quy trình thành lập công ty xuất nhập khẩu. Mong rằng, nội dung này đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về loại hình công ty này và quy trình liên quan. Ngoài ra khách hàng có nhu cầu về dịch vụ thành lập công ty tại Hà Nội, hay cần tìm hiểu về quy trình, thủ tục thành lập công ty tnhh xin hãy liên hệ với Luật Tân Hoàng để được tư vấn 1 cách tốt nhất nhé